Realizacja projektu współfinansowanego ze środków unijnych wiąże się z wieloma obowiązkami. Przede wszystkim trzeba go realizować zgodnie z umową o dofinansowanie. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest składanie cyklicznych rozliczeń i sprawozdań. Na tym jednak nie koniec.

W trakcie realizacji projektu i w ciągu kilku lat po jego zakończeniu musi on liczyć się z możliwością przeprowadzenia kontroli w firmie pod kątem prawidłowego wykorzystania dotacji i zachowania rezultatów projektu. Ponadto na beneficjentach, czyli podmiotach korzystających z funduszy unijnych ciąży obowiązek informowania opinii publicznej o ich pozyskaniu. Jednoznacznie określają to zarówno przepisy unijne, jak i polskie. Wskazując na uzyskane dofinansowanie, należy wyraźnie podać informację, z jakiego funduszu uzyskaliśmy wsparcie (np. z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Europejskiego Funduszu Społecznego) i z jakiego programu (np. Regionalnego Programu Województwa Dolnośląskiego na lata 2007 – 2013).

[srodtytul]Pełne nazwy[/srodtytul]

Co istotne, [b]nie można w tym wypadku stosować skrótów (typu EFRR, EFS i RPO WD). Nie są one powszechnie znane i rozpoznawalne, a istotą działań promocyjnych jest jasne przekazanie sygnału o wykorzystaniu środków unijnych i ich konkretnego źródła[/b].

Warto pamiętać, że ten obowiązek pojawia się już w momencie realizacji projektu, a nie tylko po jego zakończeniu. W związku z tym np. korespondencja i zawierane umowy pomiędzy wnioskodawcą a podmiotami wykonującymi zlecone zadania muszą być odpowiednio oznakowane.

To samo dotyczy korespondencji między wnioskodawcą a instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie programu (czyli np. z instytucją, w której składaliśmy wniosek i z którą podpisaliśmy umowę o dofinansowanie). W wyraźny sposób takie oznaczenia muszą zostać umieszczone na wszystkich urządzeniach kupionych w trakcie realizacji projektu.

[srodtytul]Nie ma dowolności[/srodtytul]

Wymagania dotyczące działań promocyjnych powinny być w szczególności stosowane do:

- korespondencji prowadzonej w ramach projektu z jego wykonawcami oraz instytucjami zaangażowanymi we wdrażanie programu,

- umów z wykonawcami oraz dokumentacji przetargowej,

- umów z pracownikami zatrudnionymi w ramach projektu lub opisu stanowisk (odpowiednie emblematy powinny zatem znaleźć się na umowie o pracę, ale również np. na drzwiach pokoju, w którym pracuje osoba zatrudniona dzięki dotacji),

- wszelkich ogłoszeń związanych z przygotowaniem i realizacją projektu (np. ogłoszenia na wybór wykonawcy lub dotyczącego naboru personelu),

- materiałów konferencyjnych, multimedialnych, broszur i ulotek,

- pomieszczeń, w których odbywają się spotkania, seminaria, konferencje, wystawy, targi itp.,

- materiałów prasowych (o ile oczywiście będą zamawiane przez firmę),

- stron internetowych zawierających informacje o projektach realizowanych z funduszy strukturalnych,

- oznaczenia różnego rodzaju urządzeń i sprzętów, np. wózków widłowych lub komputerów kupionych za dotację (poprzez umieszczenie np. naklejek informacyjnych).

[b]Umieszczając odpowiednie emblematy (logo), należy pamiętać o obowiązujących w tym zakresie wytycznych.[/b] Przygotowując np. pismo, firma nie ma dowolności.

Jeżeli tylko istnieją do tego techniczne możliwości, logo odpowiedniego programu operacyjnego, Unii Europejskiej i województwa (w przypadku programów regionalnych) powinny być wydrukowane w kolorze. Ponadto zachowane muszą być proporcje znaków, kolejność ich umieszczenia, a nawet zastosowanej czcionki (Arial CE).

[b]Wzory znaków graficznych (wraz z dopuszczalnymi ich wariantami) przedstawione są w tzw. Księdze Identyfikacji Wizualnej stanowiącej dodatek do Narodowej Strategii Spójności 2007 – 2013. Można ją pobrać ze strony: [link=http://www.funduszestrukturalne.gov.pl]www.funduszestrukturalne.gov.pl[/link].[/b]

Ponadto informacje na ten temat można znaleźć w dokumentach dostępnych w instytucjach organizujących konkursy (typu vademecum dla beneficjentów, wytyczne w zakresie informacji i promocji, wytyczne dla wnioskodawców – w różnych województwach mogą one mieć różne tytuły). Warto pamiętać, że obowiązek promocji zawsze jest zawarty w umowach o dofinansowanie podpisywanych przez firmę z odpowiednią instytucją (patrz ramka).

[srodtytul]Przy dużych projektach[/srodtytul]

Szczególne obowiązki w zakresie promocji spoczywają na prowadzących duże inwestycje (o wartości ponad 500 tys. euro). Wtedy w ciągu sześciu miesięcy od dnia zakończenia projektu należy postawić na stałe tablicę pamiątkową. Musi być ona utrzymana przez okres co najmniej pięciu lat, przy czym nie ma oczywiście obowiązku usuwania jej po tym terminie. W przypadku inwestycji w nieruchomości o charakterze komercyjnym okres ten wynosi rok od zakończenia realizacji projektu. Również w tym przypadku nie ma oczywiście obowiązku usuwania tablicy po tym okresie.

Zanim postawimy tablicę pamiątkową, w przypadku finansowania prac infrastrukturalnych lub budowlanych, należy umieścić tablicę informacyjną. Powinno się na niej znaleźć między innymi logo Unii Europejskiej oraz odniesienie do właściwego funduszu. Dodatkowymi wymaganymi informacjami może być wskazanie, z jakiego programu korzystamy (ponownie z podaniem całej nazwy bez używania skrótów) oraz wartości całego projektu i wartości uzyskanego dofinansowania. Jej wielkość powinna zostać dostosowana do skali przedsięwzięcia, przy czym minimalne wymiary powinny wynosić 70 na 90 cm.

[ramka][b]Co w umowie o dofinansowanie[/b]

Przykładowy zapis z wzoru umowy o dofinansowanie stosowanego przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości (dotyczy tzw. działania 4.4 PO IG):

1. Beneficjent jest zobowiązany do informowania opinii publicznej o fakcie otrzymania dofinansowania na realizację projektu ze środków PO IG zarówno w trakcie realizacji projektu jak i po jego zakończeniu.

2. W zakresie, o którym mowa w ust. 1, Beneficjent jest zobowiązany do stosowania art. 8 i 9 rozporządzenia nr 1828/2006.

3. Beneficjent zobowiązany jest do realizacji działań informacyjnych i promocyjnych poprzez umieszczenie, co najmniej:

1) emblematu Unii Europejskiej spełniającego normy graficzne określone w załączniku 1. do rozporządzenia 1828/2006 oraz odniesienie do Unii Europejskiej;

2) odniesienia do Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego;

3) hasła określonego przez Instytucję Zarządzającą podkreślającego wartość dodaną pomocy Wspólnoty, „Fundusze Europejskie – dla rozwoju innowacyjnej gospodarki” lub „Dotacje na innowacje”, najlepiej z wyrażeniem „Inwestujemy w waszą przyszłość”.

4. Postanowienia zawarte w ust. 3 pkt 2 i 3 nie mają zastosowania do małych materiałów promocyjnych, o których mowa w Rozporządzeniu 1828/2006. [/ramka]