Zatrudniony starał się o pożyczkę w banku. W tym celu główna księgowa wystawiła mu zaświadczenie o zarobkach. Na drugi dzień pracownik banku zadzwonił do działu płac, by zweryfikować dane zawarte w dokumencie. Niestety, bezskutecznie, bo księgowa – zasłaniając się ochroną danych osobowych – nie chciała z nim rozmawiać. Bank zwrócił się do przyszłego pożyczkobiorcy, by ten wyraził zgodę na potwierdzenie jego danych osobowych. Mimo takiego pełnomocnictwa księgowa znowu odmówiła współpracy. Czy słusznie?
Pracodawca musi chronić dane osobowe zatrudnionego, bo jest ich administratorem. Gromadzi je, przechowuje w aktach osobowych i, co najważniejsze, ma do nich bezpośredni dostęp. Udzielanie przedstawicielowi banku informacji na ich temat jest zatem możliwe tylko za zgodą zainteresowanego.
Jeżeli opisana księgowa bała się odpowiedzialności za naruszenie danych osobowych, to mogła poprosić zatrudnionego, by taką zgodę sformułował na piśmie. Potwierdzanie danych przez telefon rzeczywiście nie daje gwarancji, że ich odbiorcą jest właściwa osoba. To tymczasem może doprowadzić nawet do odpowiedzialności karnej za udostępnienie danych osobom nieupoważnionym. Wynika tak z art. 36 ust. 1 w związku z art. 51 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). Mówi ona również, że przetwarzanie (tj. zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie) danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych, albo jest to niezbędne do:
- zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu,
- realizacji umowy, której zainteresowany jest stroną,
- podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
- wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
- wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo ich odbiorców,a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
