Pracodawcy występują o refundacje składek za kwiecień do 31 maja, który w tym roku przypada w sobotę. Do kiedy najpóźniej muszą przekazać dokumenty: do soboty 31 maja czy do poniedziałku 2 czerwca?
Pracodawcy, którzy wypłacili wynagrodzenia pracownikom niepełnosprawnym za marzec 10 kwietnia albo za kwiecień do końca tego miesiąca, składają druki o wypłatę refundacji składek Wn-U oraz INF-U-P do 31 maja. W tym roku termin ten przypada w sobotę, a zgodnie z art. 57 § 4 kodeksu postępowania administracyjnego jeżeli koniec terminu przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, za ostatni dzień terminu uważamy najbliższy następny dzień powszedni. Według wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 30 marca 2006 r. (II GSK 401/05) przepis ten nie obejmuje wolnych sobót, dlatego że sobota nie jest obecnie ustawowo wolna od pracy. Aby zatem uzyskać refundację składek na ubezpieczenia społeczne, należy złożyć wymagane deklaracje najpóźniej w sobotę31 maja 2008 r.
Firma płaci w dwóch ratach: pracownikom umysłowym do końca miesiąca, a fizycznym do 10 następnego miesiąca. Do kiedy powinna przekazywać dokumenty o dofinansowanie wynagrodzeń niepełnosprawnych?
Niezależnie od tego, kiedy nastąpiła wypłata, wniosek o wypłatę dofinansowań Wn-D i załączane do niego indywidualne informacje INF-D-P dostarczamy do 20 następnego miesiąca. Ważne jest zatem, że chodzi o pensje za dany miesiąc, np. za kwiecień. Jeśli więc opisany zakład uiścił wynagrodzenia za kwiecień pracownikom fizycznym do końca tego miesiąca, a umysłowym do 10 maja, to druki o wypłatę dofinansowań (wniosek Wn-D i informacje INF-D-P) przekazuje do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych do 20 maja. Będzie miał jednak problem z uzyskaniem refundacji składek za dany okres sprawozdawczy (okres zatrudnienia pracowników). Musi w tym celu złożyć dokumenty o wypłatę refundacji (pierwszą część wniosku Wn-U i informacje INF-U-P) za pracowników umysłowych do 31 maja, a za fizycznych do 30 czerwca; te ostatnie składa w trybie korekty wniosku Wn-U.
Spółka straciła sporo pieniędzy przez nieuwagę biura rachunkowego, które nie przekazało na czas formularzy o wypłatę dofinansowań i refundacji za niepełnosprawnych pracowników. Czy zdoła uzyskać przywrócenie terminu?
Nie
Terminy składania informacji i wniosków podlegają przywróceniu na prośbę pracodawcy, który uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy. Zgodnie natomiast z art. 58 kodeksu postępowania administracyjnego prośbę o przywrócenie terminu wnosimy w ciągu siedmiu dni od ustania przeszkody. Jednocześnie z wniesieniem prośby należy dopełnić czynności, dla której określony był termin, a także uprawdopodobnić, iż chybienie terminowi nastąpiło bez winy zainteresowanego. Nie jest przy tym możliwe przywrócenie terminu złożenia prośby o przywrócenie terminu. Powodami przywrócenia terminu zajmowały się wielokrotnie sądy >patrz ramka. W świetle orzecznictwa obawiam się, że zaniedbania biura rachunkowego nie stanowią przesłanki uprawdopodobniającej brak winy pracodawcy. Tym bardziej że ten ostatni nie kontrolował biura w żaden sposób. Skoro tak, to nie uzyska przywrócenia terminu złożenia formularzy.
PFRON prezentuje ponoć interpretację, że nie można złożyć wniosku o wypłatę dofinansowania przed wypłatą wynagrodzenia temu pracownikowi. Dlaczego wolno to zrobić od 1 do 20 dnia następnego miesiąca po okresie sprawozdawczym? Skąd to się wzięło?
Dofinansowania wynagrodzeń osób niepełnosprawnych stanowią jedną z form pomocy publicznej dla pracodawców. Aby uzyskać takie wsparcie, trzeba najpierw wypłacić wynagrodzenie. Według objaśnień do formularza INF-D-P pracodawca może wpisać kwoty wynagrodzenia osiąganego (poz. 42) i wypłaconego (poz. 44), jeśli wypłacił pensję zatrudnionemu najpóźniej w dniu złożenia tego druku. Ponadto ograniczenie wynika z konstrukcji systemu SODiR: zainteresowanemu wolno wystąpić o dofinansowanie najwcześniej tuż po zakończeniu okresu sprawozdawczego (danego miesiąca) i najpóźniej do 20 następnego miesiąca.
Czy podmioty mające obowiązek opłacać składki ZUS np. za kwiecień do 5 maja (sfera budżetowa), mogą już tego dnia złożyć druki o wypłatę refundacji tych składek?
Warunkiem uzyskania refundacji składek na ubezpieczenia społeczne pracowników niepełnosprawnych jest opłacenie wszystkich tych składek za zatrudnionego w całości. Pierwszą część wniosku (Wn-U) i informacje (INF-U-P) przekazujemy do ostatniego dnia miesiąca, kiedy upłynął termin opłacenia składek. Dla większości pracodawców upływa on 15 dnia następnego miesiąca, a dla jednostek budżetowych i gospodarstw pomocniczych oraz zakładów budżetowych 5 dnia następnego miesiąca. Za termin zapłaty podatku uważamy w obrocie bezgotówkowym dzień obciążenia rachunku bankowego płatnika lub rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej na podstawie polecenia przelewu. Wynika tak z art. 60 § 1 ordynacji podatkowej z 29 sierpnia 1997 r. Pracodawca, który opłacił składki na ubezpieczenia społeczne terminowo i w całości 5 maja, ma prawo wystąpić tego dnia o refundację składek.
Jaką pomoc i czy w ogóle możemy uzyskać za niepełnosprawnego, którego zatrudniliśmy w trakcie miesiąca? W jaki sposób mamy ją rozliczyć w dokumentach?
Mamy prawo ubiegać się o refundację składek na ubezpieczenia społeczne i dofinansowania wynagrodzeń za pracownika niepełnosprawnego, którego zatrudniliśmy w trakcie miesiąca. W druku INF-D-P o wypłatę dofinansowń wykazujemy wtedy przeciętny miesięczny wymiar czasu pracownika, liczony jako iloczyn wymiaru czasu pracy i ilorazu liczby dni pozostawania w zatrudnieniu tego pracownika przez liczbę dni kalendarzowych danego miesiąca. W ten sposób zmniejszamy kwotę dofinansowania „wyjściowego” (poz. 43). Podobnie redukujemy wysokość ryczałtu.
W formularzu INF-U-P o wypłatę refundacji wykazujemy liczbę dni pozostawania niepełnosprawnego w zatrudnieniu w rozliczanym okresie sprawozdawczym, a w podstawie wymiaru (poz. 50) ujmujemy oskładkowane wynagrodzenia przysługujące mu za ten okres.
A co z osobą, która wprawdzie pracuje u nas od stycznia 2008 r., ale stopień niepełnosprawności uzyskała dopiero od 1 kwietnia?
Do 31 marca pracownik ten był pełnosprawny. Dlatego nie mogliśmy go wliczać do wskaźnika osób niepełnosprawnych ani też starać się o jakąś pomoc publiczną za niego (dofinansowania wynagrodzeń lub refundacje składek). Skoro jednak dostarczył orzeczenie o niepełnosprawności ostatniego dnia marca, to począwszy od 1 kwietnia 2008 r. możemy go uwzględniać we wskaźniku osób niepełnosprawnych, jak i uzyskiwać za niego pomoc publiczną. Pamiętajmy jednak, że dofinansowanie dostaniemy za niego pod warunkiem, że nie ma ustalonego prawa do emerytury (decyzji organu ubezpieczeniowego przyznającego prawo do świadczenia).
Co robimy z kwotami do zrekompensowania z lat ubiegłych, które ustalamy odrębnie dla każdego pracownika. Dodajemy je tylko do ryczałtu? Czy wolno nam je doliczyć pierwszy raz dopiero w maju?
Tak
Począwszy od 1 stycznia 2008 r. koszty do zrekompensowania z lat ubiegłych możemy dodawać do kwot, jakie ewentualnie podajemy w poz. 38 informacji INF-D-P oraz poz. 46 druku INF-U-P „najniższy pułap intensywności pomocy”. Doliczamy je do podwyższonych kosztów zatrudniania niepełnosprawnego ustalonych metodą ryczałtową lub precyzyjną. Tak ustaloną kwotę ryczałtu bądź kosztów rzeczywistych porównujemy z kosztami płacy, a do wymienionych pozycji wpisujemy wartość niższą.
Dla przykładu: ryczałt razem ze składkami ZUS za daną osobę wynosi od stycznia do maja 5000 zł, a miesięcznie 1000 zł. Z rozliczenia rocznego za tę osobę zostało 2000 zł kosztów do zrekompensowania, o których pracodawca przypomniał sobie dopiero w maju. Nic nie szkodzi. Począwszy od maja ma on prawo doliczać koszty do zrekompensowania do kwoty ryczałtu, co razem daje 7000 zł łącznego ryczałtu. Zakładając koszty płacy za pięć miesięcy (od stycznia do maja) na poziomie 6800 zł, w podanych pozycjach dokumentów za maj wpisujemy właśnie je jako kwotę mniejszą.
Czy w wynagrodzeniu osiąganym, jakie odnotowujemy w poz. 42 deklaracji INF-D-P o wypłatę dofinansowań pensji niepełnosprawnych, wykazujemy wynagrodzenie za czas choroby płatne przez pracodawcę za pierwsze 33 dni choroby podwładnego w roku?
Tak
W wynagrodzeniu osiąganym uwzględniamy wynagrodzenie za czas choroby płatne przez zakład. Wynagrodzenie to obejmuje nie tylko pensje i inne świadczenia, ale też składki na ubezpieczenia społeczne należne od pracownika oraz zaliczkę na podatek dochodowy. Składniki wynagrodzenia osiąganego ustalają indywidualnie strony stosunku pracy lub pracy nakładczej w zakładzie pracy chronionej. Wchodzą do niego przykładowo wynagrodzenia:
- za pracę, w tym w godzinach nadliczbowych i porze nocnej
- za przestój niezawiniony przez zatrudnionego
- za czas korzystania z urlopu wypoczynkowego
- za czas przebywania na zwolnieniu lekarskim
- premia regulaminowa, uznaniowa i o konstrukcji mieszanej.
Na pewno nie wliczamy do niego:
- zasiłków, w tym chorobowego wypłacanego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych
- ekwiwalentów, np. za urlop wypoczynkowy lub pranie odzieży
- dodatków mieszkaniowych oraz innych dodatków
- odpraw
- zapomóg.
Firma zaangażowała własnego pracownika dodatkowo na umowę-zlecenie. Czy przysługuje od takiej umowy refundacja składek?
Tak
Ustalając kwotę wpisywaną w poz. 50 druku INF-U-P „podstawa wymiaru”, wolno w tej sytuacji do wynagrodzenia za pracę doliczyć pensję za realizację umowy cywilnej i od łącznej kwoty ustalić składki podlegające refundacji. Refundacja składek na ubezpieczenie społeczne osób niepełnoprawnych przysługuje bowiem na naliczone składki od wynagrodzenia osiąganego przez pracownika, jak i od innych składników wchodzących do podstawy wymiaru składek zgodnie z
. Wynika tak z art. 25a ustawy, który nie przewiduje w tym zakresie żadnych wyłączeń.
Niepełnosprawny pracuje u nas i w drugiej spółce, w każdym miejscu na pół etatu. Któremu pracodawcy przysługują dofinansowania jego wynagrodzeń i refundacje uiszczonych za niego składek na ubezpieczenia społeczne?
W świetle art. 26b ust. 2 ustawy w takiej sytuacji przysługują dofinansowania obydwu zakładom proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, w jakim tę osobę angażują. Pod warunkiem jednak, że w obydwu miejscach pracy zatrudniony nie przekracza pełnego wymiaru czasu pracy. Skoro pytający pracodawca wie o zatrudnieniu pracownika dodatkowo na pół etatu gdzie indziej, należy się mu połowa. Jeżeli firmy rozliczają podwyższone koszty zatrudnienia tej osoby metodą ryczałtową, każda otrzyma 1/2 ryczałtu. Inaczej jest z refundacją składek na ubezpieczenia społeczne. Według art. 25b ust. 2 ustawy ta w opisanych okolicznościach przysługuje obydwu zatrudniającym w pełnej wysokości, z zastrzeżeniem, oczywiście, że łącznie zainteresowany nie pracuje ponad miesięczny wymiar czasu pracy.
Przedsiębiorca zapomniał złożyć dokument INF-D-P za jednego pracownika niepełnosprawnego. Czy mimo wszystko ma prawo dodać w poz. 38 tego druku ryczałt za ten miesiąc?
Jeżeli pracodawca nie złożył za jednego niepełnosprawnego załącznika INF-D-P, najlepiej byłoby, gdyby zrobił korektę wniosku za ten okres sprawozdawczy. Do wniosku korygującego powinien dodać załącznik za zapomnianego pracownika, a w poz. 16 wniosku Wn-D zmienić tylko ogólną kwotę dofinansowania. Ta ma odzwierciedlać wartości dofinansowań wynikające z wszystkich wcześniej wysłanych druków INF-D-P oraz tego, który właśnie dodaliśmy. Jeżeli nie chcemy jednak składać korekty, jest jeszcze inne wyjście. Przy okazji wysyłania za zatrudnionego informacji INF-D-P za kolejny miesiąc wolno do kwot narastająco ustalanego ryczałtu dodać ryczałt za miesiąc, kiedy o nim zapomnieliśmy. Tak samo musimy postąpić, ustalając narastająco koszty płacy; dodajemy do nich koszty płacy za zapomniany miesiąc. Tak wyliczone kwoty porównujemy ze sobą, a w poz. 38 deklaracji INF-D-P „najniższy pułap intensywności pomocy” wpisujemy kwotę mniejszą. W pozostałych pozycjach tego druku nie podajemy jednak kwot dofinansowania za miesiąc, kiedy pominęliśmy pracownika.
Zatrudniony o lekkim stopniu niepełnosprawności w zakładzie pracy chronionej na pełny etat uzyskał 16 maja stopień umiarkowany. Jak mamy za niego wypełnić druki INF-D-P i INF-U-P?
Wypełniając druk INF-D-P za taką osobę, w poz. 24 – 35 zaznaczamy, jaki stopień niepełnosprawności miała w trakcie okresu sprawozdawczego. Wyliczamy tam też przeciętny miesięczny wymiar czasu pracy. Ustalając ten ostatni w razie zmiany stopnia niepełnosprawności, odrębnie ujmujemy dni, kiedy miała lekki stopień niepełnosprawności oraz odrębnie, kiedy już umiarkowany. W opisanej sytuacji w poz. 32 dokumentu INF-D-P musimy wpisać 0,484 wynikające z wyliczenia przeciętnego miesięcznego wymiaru czasu pracy [15 dni x (1 etat : 31 dni)], a w poz. 31 wpisać 0,516 [16 dni x (1etat : 31 dni)]. Ustalając kwotę ryczałtu, pamiętajmy o przeliczeniu jej przez te dwie pozycje przeciętnego miesięcznego wymiaru czasu pracy.
A co z dokumentami o wypłatę refundacji składek na ubezpieczenia społeczne?
Sporządzając za opisanego zatrudnionego druk INF-U-P, w poz. 24 – 43 zaznaczamy stopnie niepełnosprawności, jakie miał on w badanym okresie sprawozdawczym. Nie przeliczamy tego jednak na przeciętny wymiar czasu pracy, lecz podajemy dni posiadania konkretnego stopnia niepełnosprawności. W tej sytuacji w poz. 36 druku INF-U-P wpisujemy 15 dni, a w poz. 35 – 16 dni. W poz. 44 druku INF-U-P (okres zatrudnienia) podajemy dni kalendarzowe, w których pracownik pozostawał w okresie sprawozdawczym w zatrudnieniu, tj. za maj 31 dni.
Jak robimy korektę dofinansowania za jedną osobę? Jak oznaczyć dokument korygowany?
Korygujemy wniosek Wn-D. Podajemy w nim (niezależnie od tego, czy jest pierwszy, czy korygujący) całe dofinansowanie, o które wnioskujemy (poz. 16 „należna kwota dofinansowania”), wynikające ze wszystkich załączników INF-D-P. Suma ta jest wyliczana z poz. 50 „do wypłaty” z wszystkich złożonych dokumentów INF-D-P. Jeżeli po wysłaniu pierwszego wniosku wiemy, że w jednym załączniku INF-D-P jest błąd i chcemy go skorygować, musimy najpierw wygenerować korektę pierwszego wniosku. Dołączamy do niej następnie załącznik INF-D-P do korekty, wpisując 1 w poz. 23 (numer kolejny informacji). Wtedy na wniosku Wn-D w pozycji „ilość załączników” również wpisujemy 1, a w poz. 16 wyliczamy kwotę dofinansowania ze wszystkich załączników INF-D-P, wysłanych już w pierwszej paczce i korygującego.
Oto ciekawe werdykty na temat przywracania terminów:
- NSA z 7 grudnia 2006 r. (II OSK 66/06): Ustanie przyczyny uchybienia terminowi to ustanie przeszkody niemożliwej do przezwyciężenia przez zainteresowanego, który dołożył należytej staranności.
- WSA w Warszawie z 29 marca 2006 r. (IV SA/Wa 1559/05): Kryterium braku winy jako przesłanka zasadności wniosku o przywrócenie terminu wiąże się więc z obowiązkiem strony do szczególnej staranności przy dokonywaniu czynności procesowej. Przywrócenie terminu dokonania określonej czynności procesowej nie jest zatem dopuszczalne, gdy strona dopuściła się choćby lekkiego niedbalstwa. W konsekwencji to na stronie ciąży obowiązek uwiarygodnienia, poprzez przedstawienie stosownej argumentacji, że dochowała ona należytej staranności, jednakże dopełnienie czynności w terminie stało się niemożliwe z powodu trudnej do przezwyciężenia przeszkody, niezależnej od osoby zainteresowanego i istniejącej przez cały czas, aż do wniesienia wniosku.
- NSA z 20 września 2001 r. (IV SA 1340/99): Uznanie braku winy jednostki organizacyjnej przy wniesieniu środka odwoławczego w ustawowym terminie wymaga wykazania braku winy osoby legitymowanej do podejmowania czynności prawnej w jej imieniu. W żadnym razie o braku winy w dopełnieniu wymogów procesowych nie mogą stanowić nieprawidłowości organizacyjne tej jednostki oraz zaniedbania jej pracowników.
- NSA z 26 stycznia 2001 r. (III SA 8291/98): Skarżąca spółka nie uprawdopodobniła, że uchybienie terminowi na wniesienie wpisu od skargi nastąpiło bez jej winy. Wezwanie sądu w sprawie uiszczenia wpisu doręczono bowiem dyrektorowi finansowemu skarżącej, a okoliczność, że umyślnie ukrył on je i przetrzymał, nie może przesądzić o braku winy spółki. Sprawą wewnętrzną skarżącej jest bowiem taki dobór pracowników, aby zapewnić właściwe funkcjonowanie spółki.
Dofinansowania wynagrodzeń niepełnosprawnych oraz refundację składek określają:
- ustawy:
– z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 14, poz. 92), art. 25a – d i art. 26a – c1
– z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU nr 137, poz. 887 ze zm.)
- rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 13 grudnia 2007 r. w sprawie:
– dofinansowania wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (DzU nr 240, poz. 1755)
– refundacji składek na ubezpieczenia społeczne osób niepełnosprawnych (DzU nr 240, poz. 1754)
