Składając wniosek o dofinansowanie, trzeba mieć na uwadze, że należy go przygotować w elektronicznym generatorze wniosków. Jest on dostępny na stronach ministerstwa poświęconych funduszom unijnym (www.funduszestrukturalne.gov.pl) oraz na stronach urzędów marszałkowskich i wojewódzkich urzędów pracy. Aby korzystać z tego narzędzia, trzeba mieć dostęp do Internetu, przeglądarkę internetową (w wersji Internet Explorer 5.01 lub nowszej albo FireFox 2.0 lub nowszej) oraz program Acrobat Reader 7.0.
Wniosek podzielony jest na siedem części (zakładek):
- informacja o projekcie,
- beneficjent,
- charakterystyka projektu,
- oświadczenie,
- budżet,
- szczegółowy budżet,
- harmonogram.
W pierwszej zakładce należy wskazać m.in.: numer działania, miejsce realizacji projektu, numer konkursu, tytuł projektu oraz okres jego realizacji. Warto zaznaczyć, że wypełnienie tego ostatniego pola jest wymagane już na samym starcie prac z generatorem. Bez określenia tych danych nie będzie można przejść do dalszych części.
W zakładce „beneficjent” należy między innymi podać nazwę wnioskodawcy i jego status (osoba prawna czy fizyczna, fundacja, stowarzyszenie itp.), NIP, REGON, adres siedziby oraz wskazać osobę uprawnioną do podejmowania wiążących decyzji w imieniu projektodawcy. W części przeznaczonej na charakterystykę projektu trzeba opisać planowaną działalność, określając jej cel, grupę docelową i rezultaty projektu, jakie powinny zostać osiągnięte dzięki jego realizacji. Ważne jest również opisanie, w jaki sposób rezultaty te będą monitorowane i badane, oraz to, jak przyczynią się do realizacji głównego celu projektu.
Zakładki „budżet” i „szczegółowy budżet” pozwalają na automatyczne wyliczenie danych finansowych podanych przez wnioskodawcę. Wypełniając pola, należy określić koszty dla każdego zadania realizowanego w ramach całego projektu, zaznaczyć wydatki związane z tzw. cross-financingiem oraz zadeklarować kwalifikowalność bądź nie VAT. W harmonogramie należy zaznaczyć, w ilu etapach projekt będzie realizowany, i konkretnie wskazać miesiące realizacji dla poszczególnych zadań.
Poruszanie się po aplikacji jest proste. Cały czas można korzystać z opcji pomocy, która podpowiada, co należy wpisać w poszczególnych polach i rubrykach. Wypełnianie wniosku powinno następować zgodnie z kolejnością wskazaną w nawigacji. Nie jest to jednak konieczne, ponieważ program daje możliwość powrotu w dowolnej chwili do pominiętych części.
Częściowo wypełniony wniosek można również w każdej chwili zapisać i powrócić do jego wypełniania w innym momencie. W tym celu można również skorzystać z wersji generatora offline.
Po wypełnieniu wniosku należy dokonać tzw. walidacji, czyli sprawdzenia, czy wszystkie dane zostały poprawnie wpisane, a zwłaszcza czy wszystkie wymagane pola zostały wypełnione. Następnie trzeba dane zapisać w formacie XML, utworzyć plik PDF i wydrukować wniosek. Równolegle należy złożyć wersję elektroniczną (zapisaną np. na płycie CD) i papierową.
