Zawsze, gdy któryś ze zbiorowych organów spółki musi podjąć wspólnie jakąś decyzję, konieczne jest podjęcie uchwały. Może je podejmować zgromadzenie wspólników (w spółce z o.o.) i walne zgromadzenie akcjonariuszy (w spółce akcyjnej), a także zarząd i rada nadzorcza. Nie ma uniwersalnej procedury. Każda uchwała rządzi się swoimi prawami.

Kodeks spółek handlowych nie określa szczegółowo formy głosowania. Można głosować na kartkach, przez podniesienie rąk lub elektronicznie. Byle tylko obrana metoda pozwalała ustalić, kto jakie stanowisko zajął. Tam, gdzie chodzi o uchwały wspólników, regułą jest jawność głosowania (art. 247 i art. 420 k.s.h.). Tajny charakter mają głosowania w sprawie wyboru albo odwołania członka organu spółki lub likwidatora, ich odpowiedzialności wobec spółki, a także w sprawach osobowych. Tajne głosowanie należy też zarządzić, gdy wystąpi o to chociażby jeden ze wspólników obecnych albo reprezentowanych na zgromadzeniu.

Przepisy milczą natomiast o jawności uchwał podejmowanych przez zarząd czy radę nadzorczą. Wydaje się jednak, że jako zasadę należy przyjąć jawność. Warto rozważyć sprecyzowanie tej kwestii w jakimś wewnętrznym regulaminie.

Co do zasady uchwały zapadają bezwzględną większością głosów (art. 245 i art. 414 k.s.h.). Można głosować samodzielnie lub wyznaczyć do tego pełnomocnika. Ale uwaga: w spółce z o.o. w umowie wolno postanowić, że głosowanie przez pełnomocnika jest wykluczone (art. 243 k.s.h.).

Wspólnik nie może uczestniczyć w głosowaniu nad uchwałą dotyczącą jego odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek tytułu – ani sam, ani przez pełnomocnika. Nie wolno mu też być w takiej sytuacji pełnomocnikiem innej osoby (art. 244 i art. 413 k.s.h.). Pełnomocnikiem nie może też być ani członek zarządu, ani pracownik spółki kapitałowej (art. 243 i art. 413 k.s.h.).

Zarówno zgromadzenie wspólników, jak i walne zgromadzenie akcjonariuszy są ważne bez względu na to, jak duża część kapitału jest reprezentowana (art. 241 i art. 408 k.s.h.). Zarówno jednak umowa spółki, jak i statut mogą tę zasadę zmienić. Pułap minimalnej obecności wspólnicy mogą ustalić dowolnie. Wolno zatem zastrzec, że „do ważności zgromadzenia wspólników wymagana jest obecność przynajmniej połowy kapitału zakładowego”. Albo że „walne zgromadzenie ważne jest wtedy tylko, gdy reprezentowanych jest przynajmniej 75 proc. kapitału zakładowego”. Można nawet napisać, że „na zgromadzeniu musi być reprezentowany cały kapitał zakładowy”.

Na formę i elementy uchwały wpływa m.in. to, o jaką spółkę chodzi. Inaczej wyglądają uchwały wspólników w spółce jawnej, a inaczej te podejmowane przez walne zgromadzenie akcjonariuszy spółki akcyjnej. Niektóre spółki ustawodawca potraktował po macoszemu, bardzo niewiele uwagi poświęcając wymogom konkretnych uchwał, inne doczekały się obszerniejszej regulacji.

Nie ma w kodeksie przepisów, które wprost określałyby wygląd czy treść uchwały. Niekiedy znaleźć tam można wskazówki co do konkretnych uchwał (np. przy przekształceniu spółki). Na ogół ustawodawca pozostawia wspólnikom szerokie pole do popisu. Z uchwały musi więc przede wszystkim wynikać, co wspólnicy chcą osiągnąć.

Chociażby, że chcą podzielić zysk i w jaki sposób.

Na przykład:

„Postanawia się przeznaczyć do podziału cały zysk spółki za 2007 rok”.

Albo że wspólnicy udzielają zarządowi skwitowania z działalności za miniony rok obrotowy.

Na przykład:

„Udziela się zarządowi absolutorium za 2007 rok”.

Albo że wspólnicy zgadzają się na nabycie przez spółkę nieruchomości (art. 228 k.s.h.).

Na przykład:

„Zgromadzenie wspólników wyraża zgodę na nabycie przez spółkę nieruchomości o pow. 0,843 ha położonej w Targoszynie przy ul. Otwockiej 343, Kw nr 847592”.

Powyższe przykłady nie oznaczają bynajmniej, że wszystkie uchwały mają być tak lakoniczne. Nieco bardziej rozbudowane mogą być te dotyczące zmiany umowy spółki. Zwłaszcza jeśli będziemy cytować obszerne postanowienia tej umowy.

Na przykład:

„Uchwalamy nowe brzmienie § 14 umowy spółki. Brzmienie dotychczasowe, tj. (...) – zastępuje się brzmieniem następującym: (...)”.

Wspólnicy w spółkach osobowych nie tworzą żadnego organu, który byłby władny podejmować uchwały na zasadach znanych ze spółek kapitałowych. Niejednokrotnie jednak muszą wyrazić swoje stanowisko w jakiejś sprawie. Czynią to w formie uchwały wspólników. Przepisy są wyjątkowo ubogie, jeśli idzie o jej treść i formę. W tej sytuacji trzeba uznać, że uchwała w spółce osobowej nie wymaga nawet formy pisemnej. Oczywiście z dowodowego punktu widzenia wskazane jest dokumentowanie uchwał. I to nawet mimo że, w przeciwieństwie do spółek kapitałowych, w spółkach osobowych nie ma ustawowego obowiązku sporządzania protokołów. Przepisy nie przewidują też wymogu prowadzenia księgi uchwał. Nie ma jednak po temu żadnych przeciwwskazań. Zalecane jest też archiwizowanie tych dokumentów. Najlepiej będzie, jeśli wspólnicy wpiszą do uchwały treść postanowienia, które chcą podjąć, opatrzą ją datą oraz podpiszą. Dopuszczalne jest nawet podjęcie uchwały w trybie obiegowym, przez podpisywanie treści uchwały przez poszczególnych wspólników. Kodeks nie rozstrzyga tej kwestii wprost, ale na ogół się przyjmuje, że uchwały w spółkach osobowych wymagają jednomyślności. Ale uwaga: jeśli w umowie spółki znajdzie się odpowiednie postanowienie, to zmiana jej przepisów nie będzie wymagała zgody wszystkich wspólników (art. 9 k.s.h.).

Wspólnicy w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością też muszą podejmować uchwały w różnych sprawach. Na ogół czynią to na zgromadzeniu wspólników. Warto jednak pamiętać, że uchwały wspólników to nie to samo co uchwały zgromadzenia wspólników. Te drugie są odmianą tych pierwszych.

Wiadomo, że uchwałę wspólników trzeba wpisać do księgi protokołów (art. 248 k.s.h.). Spierać się można o to, czy istnieje obowiązek protokołowania obrad zgromadzenia wspólników. W kodeksie jest tylko norma precyzująca, co powinno się w protokole znaleźć. Należy stwierdzić w nim prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników. Dowody zwołania zgromadzenia wspólników zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów (art. 248 § 2 k.s.h.). W literaturze przedmiotu często pisze się o obowiązku sporządzenia protokołu. Problem polega na tym, że jeśli ustawodawca chce protokołowania obrad, mówi o tym wprost (por. np. art. 376 k.s.h.). Brak protokołu nie jest więc przesłanką nieważności zgromadzenia wspólników. Zachęcamy jednak do jego sporządzania. Raz – bo pozwoli uniknąć sporów o interpretację przepisów, dwa – bo wartość dowodowa protokołu jest w ewentualnym sporze sądowym wprost nieoceniona. Jest to wskazane tym bardziej, że każdy ze wspólników ma prawo domagać się umieszczenia w protokole swojego sprzeciwu co do podjęcia konkretnej uchwały (art. 250 pkt 2 k.s.h.).

Przepis wymaga, żeby uchwały zostały podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Zalecać chyba należy korzystanie z tej drugiej możliwości. Chociażby dlatego, że nie do końca wiadomo, o jakich obecnych chodzi w przepisie. Obecnych wspólników? Czy w ogóle wszystkich? Dodajmy tylko, że żaden inny przepis kodeksu spółek handlowych – jeśli pominąć te o zwołaniu zgromadzenia wspólników przez sąd – nie wspomina o przewodniczeniu zgromadzeniu. Wybór przewodniczącego i prowadzenie przez niego obrad ma więc w praktyce charakter czysto zwyczajowy.

Jeśli chodzi o protokołowanie uchwał, to o wiele jaśniejsze są przepisy o spółce akcyjnej. Uchwała podejmowana przez walne zgromadzenie akcjonariuszy musi się znaleźć w protokole sporządzonym przez notariusza (art. 421 k.s.h.). Przedsiębiorcy w zasadzie nie muszą więc wiedzieć, jak taka uchwała ma wyglądać. Powinien o to zadbać notariusz. Jeśli akcjonariusz chce jego pracę skontrolować, powinien się zapoznać z wymogami, jakie przed protokołem stawia kodeks spółek handlowych. W protokole tym należy mianowicie stwierdzić prawidłowość zwołania walnego zgromadzenia i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników walnego zgromadzenia. Dowody zwołania walnego zgromadzenia zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów. Wypis z protokołu wraz z dowodami zwołania walnego zgromadzenia oraz z pełnomocnictwami udzielonymi przez akcjonariuszy zarząd dołącza do księgi protokołów (art. 421 § 2 k.s.h.).

W kodeksie nie ma żadnych przepisów, które szczegółowo określałyby przebieg posiedzeń zarządu i sposób podejmowania uchwał. Wiadomo, że uchwały powinny zapadać bezwzględną większością głosów (art. 371 § 2 k.s.h.). Oznacza to, że członek zarządu nie tylko może głosować „za” albo „przeciw”, lecz także wstrzymać się od głosu. Sprawy te regulowane są często – zwłaszcza w spółkach akcyjnych – w regulaminach. W spółce akcyjnej wiadomo też, że uchwały zarządu są protokołowane. Protokoły powinny zawierać porządek obrad, nazwiska i imiona obecnych członków zarządu, liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały oraz zdania odrębne. Protokoły podpisują obecni członkowie zarządu (art. 376 k.s.h.). Zasady te są stosowane odpowiednio do protokołów rady nadzorczej (art. 391 § 2 k.s.h.). Uchwały rady nadzorczej zapadają bezwzględną większością głosów, chyba że statut stanowi inaczej. Statut może przewidywać, że w razie równości głosów rozstrzyga głos przewodniczącego rady nadzorczej (art. 391 § 1 k.s.h.).