W tym celu muszą prowadzić odpowiednią ewidencję. Wynika to nie tylko z praktycznych potrzeb, ale i z ustawowych obowiązków. W wielu firmach przedsiębiorcy muszą sobie poradzić z prowadzeniem kilku takich ewidencji. Trudno się bez nich obejść zwłaszcza wtedy, gdy trzeba odpowiedzieć na pytania inspektorów ochrony środowiska.
Bardzo wiele firm musi prowadzić ewidencję związaną z wprowadzaniem na rynek opakowań i produktów w opakowaniach. Nie wystarczy się bowiem rozliczyć raz w roku z marszałkiem województwa z opłaty produktowej albo zlecić ten obowiązek organizacji odzysku. Wymóg prowadzenia takiej dokumentacji wynika z ustawy o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej i opłacie depozytowej (tekst jedn. DzU z 2007 r., nr 90, poz. 607).
Ewidencję muszą też prowadzić firmy, które rozliczają się z opłaty produktowej za pośrednictwem organizacji odzysku i w imieniu których organizacja rozlicza się z urzędem marszałkowskim. Na tej podstawie ustalają bowiem, z jakiej ilości odpadów opakowaniowych rozlicza się z nimi organizacja odzysku.
Taka ewidencja nie musi mieć szczególnej formy. Można ją prowadzić w zwykłym zeszycie, najwygodniej chyba w formie tabeli. Można też kupić gotowy program komputerowy. Zestawienie powinno być prowadzone w taki sposób, by przedsiębiorca mógł na jego podstawie rozliczyć się z recyklingu i ewentualnie ustalić, ile trzeba będzie zapłacić opłaty produktowej.
Ewidencja musi być też na tyle czytelna, żeby Inspekcja Ochrony Środowiska, która może pojawić się u przedsiębiorcy, były w stanie ocenić, czy firma właściwie wywiązuje się z obowiązku recyklingu i z odzysku.
O tym, co musi znaleźć się w ewidencji, przesądza art. 11 ust 1 ustawy o opłacie produktowej. Oprócz danych przedsiębiorcy musi ona zawierać informacje o: masie opakowań lub produktów wprowadzonych na rynek krajowy z podziałem na ich poszczególne rodzaje. Rodzaje opakowań określa załącznik nr 1 do ustawy o opłacie produktowej. Chodzi o:
- opakowania z tworzyw sztucznych,
- opakowania z aluminium,
- opakowania ze stali, w tym z blachy stalowej,
- opakowania z papieru i tektury,
- opakowania ze szkła gospodarczego, poza ampułkami,
- opakowania z drewna.
Przedsiębiorcy wprowadzający na rynek niektóre inne produkty też muszą prowadzić ewidencję wymaganą ustawą o opłacie produktowej. Wpisują do niej baterie i akumulatory zgodnie z podziałem określonym w załączniku nr 2 do ustawy o opłacie produktowej oraz oleje i opony zgodnie z załącznikiem nr 3.
Zarówno ewidencję, jak i potwierdzające ją dokumenty trzeba przechowywać przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą.
Przepisy nie określają natomiast częstotliwości zapisów, powinna więc ona zależeć od wielkości firmy i charakteru jej działalności. Specjaliści radzą, by w małych firmach zapisy prowadzić nie rzadziej niż raz w miesiącu, a w dużych na bieżąco.
Tu też nie ma dokładnych przepisów. Najlepiej, żeby masa opakowań była określona na fakturze (także potwierdzającej wewnątrzwspólnotowe nabycie towaru). Jednak zazwyczaj na takich dokumentach nie podaje się masy opakowań. W takim wypadku może to być dowolny dokument wystawiony przez kontrahenta. W ostateczności przedsiębiorca sam musi zważyć opakowanie i przemnożyć masę przez liczbę wprowadzonych na rynek.
Dane dotyczące odzysku i recyklingu ustala się nie na podstawie w dowolny sposób prowadzonej ewidencji, a dokumentów potwierdzających odrębnie odzysk i odrębnie recykling, które prowadzący odzysk lub recykling jest obowiązany wydać na wniosek przedsiębiorcy przekazującego odpady. Dokumenty mają wzory określone rozporządzeniem ministra środowiska w sprawie dokumentów potwierdzających odrębnie odzysk i odrębnie recykling (DzU z 28 grudnia 2006 r., nr 247, poz. 1816).
Ustawa o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym nie wszystkim nakazuje wprost prowadzenie ewidencji, ale trudno sobie wyobrazić, by przedsiębiorcy bez tego podołali obowiązkom sprawozdawczym
Ewidencję muszą prowadzić wprowadzający sprzęt. Gromadzą w niej informacje dotyczące ilości i masy wprowadzonego sprzętu. Natomiast osiągnięte poziomy odzysku ustala się na podstawie tej ewidencji oraz zaświadczeń o zużytym sprzęcie przekazanym do zakładu przetwarzania, z którym wprowadzający zawarł umowę.
Ważne jest, choć nieobowiązkowe, to ewidencjonowanie również dla zbierających zużyty sprzęt. Chodzi głównie o sklepy i hurtownie, które mają obowiązek przyjmować zużyty sprzęt przy zakupie nowego. Jest też spora grupa innych podmiotów zajmujących się zbieraniem starych komputerów, kuchenek czy lodówek – choćby firmy odbierające odpady komunalne czy zakłady przemysłowe.
Każdy taki podmiot sporządza i przedkłada głównemu inspektorowi ochrony środowiska sprawozdania o masie zebranego i przekazanego do zakładu przetwarzania zużytego sprzętu (art. 40 ust. 1 ustawy o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym; DzU z 20 września 2005 r., nr 180, poz. 1495). Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie wzoru sprawozdania o masie zebranego i przekazanego do prowadzącego zakład przetwarzania zużytego sprzętu (DzU z 2006 r., nr 11, poz. 60), trzeba przekazać dane o:
- numerze, nazwie grupy i rodzaju sprzętu, z którego powstał zebrany zużyty sprzęt;
- masie zebranego zużytego sprzętu (z dokładnością do jednego kilograma) odpowiednio: zebranego z gospodarstw domowych oraz zebranego z innych źródeł niż gospodarstwa domowe;
- masie zużytego sprzętu przekazanego do prowadzącego zakład przetwarzania.
Chociaż więc nie ma formalnych wymogów dotyczących prowadzenia dokumentacji, to wymienione dane trzeba zapisywać, aby móc wypełnić sprawozdanie. Trzeba też mieć potwierdzające je dokumenty.
Przypominamy! Zbierający są także posiadaczami odpadów. Muszą więc prowadzić ewidencję zgodnie z ustawą o odpadach, którą stosuje się w sprawach dotyczących postępowania ze zużytym sprzętem w zakresie nieuregulowanym w ustawie o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym (art. 1 ust. 2). Tu ewidencyjne wymogi są znacznie dokładniej określone (czytaj wymogi dla ewidencji z ustawy o odpadach).
Podmioty wytwarzające i odbierające odpady są zobowiązane do prowadzenia bieżącej ewidencji w zakresie gospodarki odpadami. Są też wyjątki,dzięki którym niekiedy nie trzeba tego robić bądź obowiązek ten jest ograniczony
Posiadacz odpadów ma prowadzić ewidencję określającą masę i rodzaj odpadów zgodnie z katalogiem odpadów i listą odpadów niebezpiecznych (rozporządzenie ministra środowiska z 27 września 2001 r. w sprawie katalogu odpadów (DzU z 8 października 2001 r., nr 112, poz. 1206). Jeżeli prowadzi działalność w zakresie odzysku lub unieszkodliwiania odpadów, to ewidencja powinna też obejmować sposoby gospodarowania odpadami, a także dane o ich pochodzeniu i miejscu przeznaczenia.
określa formularze służące do prowadzenia ewidencji odpadów. Są to:
- karta ewidencji odpadów (załącznik nr 1),
- karta ewidencji komunalnych osadów ściekowych (załącznik nr 2),
- karta ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego (załącznik nr 3),
- karta przekazania odpadu (załącznik nr 4).
Uwaga!
Jeżeli kilkakrotnie w ciągu jednego miesiąca firma przekazuje odpady określonego rodzaju temu samemu odbiorcy, może sporządzić zbiorczą kartę przekazania odpadu za każdy miesiąc. Jeżeli robi to sporadycznie, to kartę przekazuje za każdym razem.
Karty przekazania odpadów służą do przygotowania zbiorczego zestawienia danych na kartach ewidencji odpadu. Wypełnia się je dla każdego z odpadów oddzielnie. Trzeba przy tym pamiętać, że są odrębne formularze dla komunalnych osadów ściekowych i zużytego sprzętu elektronicznego.
Obowiązek prowadzenia ewidencji odpadów nie dotyczy wytwórców odpadów komunalnych oraz osób fizycznych i jednostek organizacyjnych, niebędących przedsiębiorcami, które wykorzystują odpady na własne potrzeby.
Jeżeli zaś przedsiębiorca prowadzi działalność wyłącznie w zakresie transportu odpadów, to jego ewidencja ogranicza się do kart przekazania odpadów.
Uproszczoną ewidencję odpadów mogą prowadzić też małe i średnie przedsiębiorstwa, które spełniają następujące warunki:
- wytwarzają odpady niebezpieczne do 100 kg rocznie,
- wytwarzają odpady inne niż niebezpieczne, niebędące odpadami komunalnymi, do 5 ton rocznie.
Taka ewidencja także ogranicza się do zbierania kart przekazania odpadów.
Posiadacze odpadów i zajmujący się ich transportem przechowują dokumenty ewidencyjne przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym je sporządzono.
Jest jednak wyjątek – zarządzający składowiskiem odpadów przechowuje dokumenty do czasu zakończenia rekultywacji i przekazania następnemu zarządcy nieruchomości.
Przypominamy! Ewidencję odpadów można też prowadzić w systemie informatycznym, umożliwiającym poświadczenie dokumentów ewidencji odpadów za pomocą podpisu elektronicznego.
