Kryteria merytoryczne są ściśle powiązane z konkretnymi działaniami. Dlatego trudno wskazać jakieś ogólne elementy i zasady, które będą decydować o szansach powodzenia projektu.
Natomiast w przypadku oceny formalnej, chociaż tutaj też będą zachodziły różnice pomiędzy programami i działaniami, można wskazać pewne ogólne wytyczne. Ważne, żeby przedsiębiorcy mieli świadomość, że już na etapie identyfikacji projektu, jego planowania, a później przygotowywania wniosku trzeba mieć je stale przed oczami.
Aby wniosek przeszedł ocenę formalną i uzyskał akceptację, muszą przede wszystkim zostać spełnione następujące warunki:
- wniosek został złożony we właściwej instytucji,
- dotyczy właściwego programu i działania,
- jest zgłoszony w odpowiedzi na ogłoszenie o konkursie (dotyczy projektów konkursowych),
- zostaje zgłoszony w określonym terminie (dotyczy konkursów zamkniętych),
- zostaje sporządzony na obowiązującym formularzu,
- jest kompletny na etapie aplikowania (wypełnione są wszystkie wymagane pola, wniosek zawiera wszystkie strony i załączniki),
- wniosek jest opatrzony pieczęcią wnioskodawcy i podpisany przez osoby upoważnione,
- zostaje złożony w oryginale i wersji elektronicznej (jeżeli jest wymagana),
- suma kontrolna na wszystkich stronach wniosku jest identyczna (w wersji elektronicznej i jej wydruku),
- wersje papierowe i elektroniczne wniosków są tożsame,
- wniosek jest wypełniony w języku polskim,
- wnioskodawca może się ubiegać o środki w ramach działania (jest wskazany w grupie beneficjentów),
- wnioskodawca może wykazać prawidłowość wywiązywania się z realizowanych uprzednio zadań finansowanych ze środków publicznych w ciągu ostatnich trzech lat,
- realizacja planowanego przedsięwzięcia mieści się w ramach czasowych odpowiedniego programu,
- zasady dokonywania wydatków w projekcie są zgodne z wyznaczonymi dla działania (kwalifikowalność wydatków),
- występuje zgodność udziału procentowego dofinansowania z UE i budżetu państwa,
- występuje zgodność minimalnej wartości projektu wskazanej w dokumentacji konkursowej,
- występuje zgodność maksymalnej wartości projektu wskazanej w dokumentacji konkursowej,
- występuje zgodność z celami programu i opisem działania w szczegółowym opisie priorytetów,
- realizacja projektu przyczynia się do osiągnięcia wskaźników założonych w danym programie,
- występuje zgodność z politykami horyzontalnymi i z zasadami wspólnotowymi (w szczególności z polityką równych szans i zasadą zrównoważonego rozwoju),
- wnioskodawca posiada zasoby organizacyjne i ludzkie wystarczające do przeprowadzenia projektu,
- wykazana jest racjonalność planowanych kosztów w stosunku do zakresu zadań określonych w projekcie,
- instrumenty i środki służące realizacji projektu są dobrze dobrane (adekwatność doboru instrumentów),
- rezultaty projektu są zidentyfikowane w przejrzysty sposób,
- harmonogram działań odpowiada założeniom projektu.