Art. 221 kodeksu pracy określa dane, jakie można zbierać o zatrudnianych osobach. Są to: imię, nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, miejsce zamieszkania, adres do korespondencji, informacje o wykształceniu oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia. Innych informacji nie wolno zasadniczo żądać, choćby zainteresowany chciał je przekazać. Ustawodawca obawiał się bowiem, że zgoda taka byłaby w praktyce iluzoryczna, bo wymuszana.
Wyjątkowo szef może się ponadto domagać m.in. imion i nazwisk dzieci i dat urodzenia, jeśli jest to potrzebne do skorzystania ze szczególnych uprawnień, np. z dni wolnych na opiekę nad synem lub córką. Przypominamy, na co pracodawca może sobie pozwolić, na co ma uważać i czego się wystrzegać, uzyskując personalia osób u niego zatrudnionych, byłych pracowników czy dopiero starających się o angaż. Obowiązki firmy dotyczące danych osobowych personelu są następujące:
Chodzi o dane pracowników i wykonawców cywilnych, kandydatów do pracy i byłych pracowników dla wszystkich osób mających z nimi styczność.
W praktyce upoważnienie powinni zatem posiadać kadrowcy, księgowi, menedżerowie zarządzający spółką, kierownicy, informatycy itd. Upoważnienie najlepiej sporządzić na piśmie (patrz wzór poniżej).
Pracodawca musi założyć ewidencję osób, które przetwarzają służbowo dane osobowe załogi. Ewidencja musi zawierać: imiona i nazwiska osób upoważnionych, daty nadania i ustania upoważnienia oraz jego zakres, także identyfikację osób, które mają dostęp do danych w systemach informatycznych.
Inspektorzy generalnego inspektora ochrony danych osobowych mogą wejść do biura i pomieszczeń, gdzie są zbiory danych, w godzinach 6 - 22. Po kontroli generalny inspektor ochrony danych osobowych wydaje np. nakaz usunięcia uchybień, poprawienia danych, wprowadzenia dodatkowych zabezpieczeń. Wolno mu również skierować zawiadomienie o popełnieniu przestępstwa.
Gdy podwładny jest u ciebie zadłużony, masz prawo przekazać jego dane firmie windykacyjnej. Musisz je też udostępnić komornikowi, ścigającemu go np. za niespłacone alimenty.
Przetwarzanie czyichś danych jest dopuszczalne, gdy chodzi o dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Wynika tak z art. 23 ust.4 w związku z ust. 1 pkt 5 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). Na tej podstawie zakładowi wolno dostarczyć firmie windykacyjnej informacje o pracowniku zadłużonym wobec niej. Ale uwaga! Pracodawca musi wtedy zawrzeć specjalną umowę z przedsiębiorstwem ściągającym długi. Należy w niej określić: ¦ zakres danych, ¦ cel ich przetwarzania.
Śmiało wolno w ten sposób udostępnić je także pełnomocnikowi ustanowionemu wmyśl art. 95 kodeksu cywilnego do wyegzekwowania zaległości.
Gdy podwładny nie reguluje np. alimentów na dzieci, wtedy upomni się o niego komornik. W świetle art. 759 i 761 kodeksu postępowania cywilnego może on bowiem występować np. do instytucji i osób, które nie uczestniczą w postępowaniu egzekucyjnym, o udostępnienie informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji. Co istotne, pracodawca wcale nie musi informować pracownika, że dał komornikowi jego dane.
Firma musi też niekiedy udostępnić akta osobowe pracownika. Ma taki obowiązek, gdy np. poprosi o nie sąd w związku z toczonym przez siebie postępowaniem. Sąd może bowiem zarządzić przedstawienie dokumentów i innych dowodów znajdujących się u pozwanego, w urzędach czy u osób trzecich. Nie wszyscy mają jednak tak szerokie uprawnienia. Przykładowo: społecznemu inspektorowi pracy wolno żądać tylko wglądu do dokumentów i ich kserokopii. Przesądza o tym art. 8 ust. 2 ustawy o społecznej inspekcji pracy (DzU z 1983 r. nr 35, poz. 163 ze zm.).
Zatrudniający może bez przeszkód zamieścić na swojej stronie internetowej imiona i nazwiska zatrudnionych, ich stanowiska służbowe, dokładne miejsce pracy (np. numer pokoju, telefonu, adres służbowej skrzynki e-mailowej). Dane pracowników widnieją przecież na drzwiach ich pokojów, pieczątkach czy sporządzanych przez nich pismach. Nie potrzeba na to ich zgody, bo są to dane ściśle związane z ich życiem zawodowym i obowiązkami. Jedyny warunek: zamieszczane w ten sposób personalia podwładnych nie mogą dotyczyć ich prywatnej sfery życia. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 19 listopada 2003 r. (IPK 590/02). Sędziowie podkreślili, że funkcjonowanie firmy wiąże się nierozłącznie z kontaktami zewnętrznymi, np. z kontrahentami i klientami.
Dlatego nie wolno pozbawić pracodawców możliwości ujawniania niezbędnych danych pracowników. Inne podejście, absurdalnie, prowadziłoby do paraliżu lub poważnego zakłócenia funkcjonowania biznesu. Pracodawca nie ma przy tym obowiązku rejestracji w biurze generalnego inspektora ochrony danych osobowych zbioru danych tzw. osób kontaktowych, bo są to kwestie dotyczące drobnych bieżących spraw życia codziennego. Celem opracowania zbioru danych osób kontaktowych jest usprawnienie działalności firmy. Ma on charakter pomocniczy (patrz przykład 1).
Zakład może również nakazać załodze, np. w regulaminie pracy, noszenie identyfikatorów. Jest to uzasadnione koniecznością utrzymania porządku i poprawienia sprawności w załatwianiu spraw na terenie firmy -uważa generalny inspektor ochrony danych osobowych. Zatrudnieni muszą je zatem respektować, a ujawnienie na identyfikatorze np. imienia, nazwiska i stanowiska służbowego jest zgodne z przepisami. Pracodawcy wolno też wymagać, by podwładni przedstawiali się z imienia i nazwiska podczas służbowych rozmów telefonicznych. Według generalnego inspektora ochrony danych osobowych takie polecenie jest dopuszczalne, jeśli uzasadniają je względy zwyczajowe, gospodarcze lub dobre obyczaje. Chodzi np. o pracowników infolinii, działów handlowych czy mających kontakt z klientami i kontrahentami.
Pracodawca ma też prawo żądać od podwładnych, aby na wydrukach billingów telefonicznych wskazali numery osób, z którymi kontaktowali się w sprawach prywatnych w godzinach pracy. Wynika to z art. 22 § 1 oraz art. 100 § 1 kodeksu pracy. Przepisy te nakładają na zatrudnionego obowiązek wykonywania określonej pracy oraz przestrzegania czasu i regulaminu pracy. Oznacza to, że zatrudnionemu nie wolno wykorzystywać czasu pracy, jak również biurowego sprzętu do celów osobistych. Powinien on zatem używać telefonu służbowego na potrzeby firmy. Wynika tak m.in. z orzeczenia Sądu Najwyższego z 15 maja 1997 r. (I PKN 93/97), według którego korzystanie z telefonu służbowego do celów prywatnych można zakwalifikować jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.
Załoga chętnie korzysta z pomocy, jaką oferują pracodawcy ze środków funduszu socjalnego na podstawie ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. DzU z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.). Przyznanie takich ulg, dopłat i świadczeń zależy od sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej uprawnionego. Przedsiębiorstwa najczęściej kierują się
przy tym kryterium wysokości dochodu przypadającego na członka rodziny pracownika. Żądają często ich udokumentowania, np. formularzem PIT. Przepisy nie określają sposobu, w jaki mogą te dowody pozyskiwać. Dlatego pracodawca powinien w konsultowanym ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami załogi regulaminie socjalnym określić m.in. tryb rozpatrywania wniosków o wsparcie, jak również dokumenty i informacje niezbędne do ich oceny. Jeśli regulamin przewiduje przedstawienie zeznania rocznego PIT, to pracodawca może domagać się kopii tego formularza od zainteresowanego. Chodzi o sprawdzenie, jakie dochody osiąga pracownik poza zakładem pracy. Takie stanowisko zajął również Sąd Najwyższy w wyroku z 8 maja 2002 r. (IPKN 267/01).
Zatrudniający ma też prawo żądać wysokości wynagrodzenia małżonka oraz innych członków rodziny zatrudnionego. Uzasadnienie jest takie samo jak przy zbieraniu informacji finansowych o pracowniku - przyznawanie ulg, dopłat i świadczeń z funduszu socjalnego zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionego. Poziom zarobków, jakie osiąga on w danym podmiocie, nie odzwierciedla bowiem położenia materialnego jego najbliższych.
Wolno również podać do publicznej wiadomości listę osób uprawnionych do bezpłatnego otrzymania akcji prywatyzowanych przedsiębiorstw państwowych. Pozwalają na to przepisy o komercjalizacji i prywatyzacji. Prywatyzowana firma musi bowiem sporządzić wykaz pracowników uprawnionych do objęcia takich akcji. Trzeba go ponadto wywiesić w siedzibie spółki, we wszystkich jej oddziałach i zakładach.
Pracowników tymczasowych, zwanych popularnie czasownikami, zatrudniają agencje pracy tymczasowej, pożyczając ich do pracy innym firmom użytkownikom. Agencja nie ma jednak obowiązku rejestracji zbioru danych tych osób w biurze generalnego inspektora. Przepisy wyraźnie przewidują, że nie trzeba rejestrować zbiorów danych osób zatrudnionych przez siebie albo świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych. Pracownicy tymczasowi są formalnie zatrudnieni w agencji, czy to więc oznacza, że firma wynajmująca ich nie może przetwarzać danych osób, które dla niej wykonują pracę? Oczywiście jest inaczej. Użytkownik jest bowiem administratorem danych w zakresie koniecznym do wykonania swoich obowiązków. Musi jednak np. powiadomić pracowników tymczasowych o prawie dostępu do ich danych, możliwości ich poprawiania itp.
Mimo że masz dużo swobody w przetwarzaniu danych osobowych personelu, nie wolno ci przesadzać. Bacz, byś nie naruszał praw i wolności pracowników.
Prawnicy podkreślają, że art. 23 ust. 1 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych nie daje uprawnienia firmie do zainstalowania ukrytej kamery, która ma obserwować, czy pracownicy sklepu nie kradną pieniędzy z kasy. Gdyby firma poinformowała pracowników, że instaluje kamerę, to złodzieja by nie złapała.
Jeśli o instalacji kamery nie poinformuje, to naruszy prawo do prywatności pracowników. Andrzej Krasuski i Dorota Skolimowska, radcowie prawni, podkreślają w swojej książce ("Dane osobowe w przedsiębiorstwie"), że o ile odpowiednia dyrektywa unijna pozwala w takich sytuacjach przetwarzać dane, jeśli jest to konieczne dla celów wynikających z uzasadnionych interesów firmy, o tyle polskie przepisy nie umożliwiają oceny, czyj interes przeważa. Instalacja ukrytej kamery nie byłaby więc zgodna z prawem.
Dane o pracownikach (np. w umowie o pracę, wycinku listy płac), podobnie jak i o kandydatach do pracy, muszą być odpowiednio przechowywane. Nie wolno np. trzymać ich w powszechnie dostępnej dokumentacji, bo mogłyby się z nimi zapoznać osoby niepowołane.
Firma, która zaprzestaje działalności, nie może pozostawić informacji o zatrudnionych bez właściwej ochrony. Musi je przekazać do odpowiedniego archiwum. Pozostawienie akt osobowych w dawnej siedzibie narusza obowiązek należytego zabezpieczenia przed dostępem osób trzecich i zabraniem ich przez nieuprawnionych itp. A taki czyn jest przestępstwem określonym w art. 51 i 52 ustawy o ochronie danych osobowych.
Kłopoty mogą powstać, gdy dane o pracownikach chce przejąć inny podmiot, powiązany kapitałowo z pracodawcą (np. mający większość udziałów). Przejęcie bez żadnej podstawy prawnej, np. umowy powierzenia przetwarzania danych, jest sprzeczne z prawem - bycie właścicielem spółki córki taką podstawą prawną nie jest.
Firmy stosują różne sposoby motywowania pracowników, ale nie zawsze postępują zgodnie z przepisami. Wątpliwości budzi m.in. powszechne wywieszanie w siedzibie spółki listy zawierającej imiona i nazwiska np. handlowców oraz procentowy wskaźnik wykonanego przez każdego zakładanego planu. Co złego może być w tym, że koledzy dowiedzą się, że ktoś wykonał 200 proc. normy?
Problem w tym, że niektórzy mogą osiągnąć gorsze wyniki z powodu przebywania na zwolnieniu lekarskim czy urlopie wypoczynkowym.
Publikacja takich wyników może doprowadzić do naruszenia ich praw i wolności, np. dóbr osobistych. Dlatego - wywieszając taki ranking, należy uwzględnić wszystkie okoliczności mające wpływ na wysokość wyników. Do każdego przypadku trzeba więc podejść indywidualnie.
Pracodawca nie może za to, bez wyraźnej zgody podwładnego, opublikować np. na tablicy informacji o jego dochodach, jakie zadeklarował, ubiegając o świadczenia z funduszu socjalnego.
Co więcej, takie ujawnienie bez akceptacji zainteresowanego można uznać za naruszenie jego dóbr osobistych. A to grozi odpowiedzialnością cywilną i koniecznością wypłacenia zadośćuczynienia pieniężnego (art. 23 - 24 kodeksu cywilnego).
Podczas rekrutacji przyszły pracodawca nie może żądać od kandydata wszystkich danych, jakie by go interesowały. Nie wolno mu również swobodnie dysponować informacjami o byłych pracownikach.
Firmę ogranicza bowiem, podobnie jak przy zbieraniu danych pracowniczych, art. 221 kodeksu pracy. Kandydat do pracy powinien również podpisać klauzulę zgody na przetwarzanie jego danych osobowych. Klauzula taka powinna w swojej treści zawierać zarówno określenie celu, dla którego dane są zbierane, jak i wskazanie podmiotu, który ma nimi dysponować. Zbioru aplikacji kandydatów do pracy nie trzeba też, oczywiście, rejestrować w biurze generalnego inspektora ochrony danych osobowych. Z obowiązku zgłoszenia zbioru zwolnieni są bowiem ci administratorzy, którzy m.in. przetwarzają dane w związku z zatrudnieniem. Podobnie jest z firmami, które mają w swoich zbiorach dane o byłych pracownikach i przetwarzają je w związku z ich zatrudnieniem - dotyczy to zresztą nie tylko umów o pracę, ale również cywilnych, jak o dzieło, zleceń itp. Dane o osobach starających się o zajęcie trzeba też odpowiednio zabezpieczyć. Nie wolno ich np. pozostawiać w biurze, z którego spółka się wyprowadza. Umożliwiłoby to bowiem innym osobom zapoznanie się z ofertami pracy i zidentyfikowanie osób, które starały się o zatrudnienie. Informacje o kandydatach do pracy (zwłaszcza na najważniejszych dla firmy stanowiskach, np. dyrektora handlowego) mogą natomiast otrzymywać członkowie rady nadzorczej spółki. Pozwala na to art. 382 kodeksu spółek handlowych, bo daje możliwość wglądu do wszystkich dokumentów spółki. Dlatego członkowie rady nadzorczej mają prawo wglądu do nadesłanych przez zainteresowanych ofert na wolne stanowisko.
Firmy rekrutacyjne bardzo często działają na zlecenie pracodawcy, który na wstępnym etapie werbunku woli pozostać anonimowy (ewentualnie podaje tylko branżę, o jaką chodzi). Czy wobec tego rekrutujący mogą przetwarzać dane osobowe tych, którzy zgłaszają się do nich po przeczytaniu ogłoszenia o pracy? Generalny inspektor ochrony danych osobowych ma zastrzeżenia do takich praktyk. Ubiegający się o pracę nie wie bowiem, kto odpowiada za jego dane oraz komu zostaną one udostępnione.
Problem polega na tym, że administratorem danych, który ma określone obowiązki wobec osób udostępniających swoje dane, jest firma rekrutacyjna. Nie znaczy to, że w prasie nie można zamieszczać ogłoszeń bez podawania nazwy firmy - pracodawcy. Jednak firma rekrutacyjna powinna poinformować tych kandydatów do pracy, którzy zdecydują się złożyć swoje aplikacje, o nazwie potencjalnego pracodawcy, któremu ich dane osobowe zostaną udostępnione.
Coraz więcej firm zajmuje się też pośrednictwem pracy. Gromadzą więc u siebie informacje o bezrobotnych, którzy szukają pracy, albo o innych osobach, które np. chcą znaleźć lepsze zatrudnienie. Firmy pośrednictwa pracy nie są zwolnione z obowiązku rejestracji zbiorów takich osób w biurze generalnego inspektora ochrony danych osobowych. Choć dane te są związane z zatrudnieniem, to jednak zwolnienie z rejestracji przysługuje jedynie administratorowi danych, którym dla kandydatów do pracy są potencjalni pracodawcy, a nie firma pośrednicząca. Taka sytuacja nie występuje natomiast w przypadku firmy pośrednictwa pracy - stąd konieczność zgłoszenia zbioru osób poszukujących zatrudnienia przez firmę, która zajmuje się pośrednictwem pracy.
Zatrudniający ma również prawo i obowiązek przetwarzać dane byłych pracowników po wygaśnięciu umowy o pracę. Taki obowiązek wynika np. z przepisów o archiwach. Nie znaczy to, że można dowolnie nimi rozporządzać. Trudno znaleźć podstawę prawną, aby dane takie po ustaniu zatrudnienia nadal zamieszczać, np. w Internecie.
Były pracownik może również zażądać informacji o wcześniej uzyskanych zarobkach. Jeśli jednak firma miałaby mu pokazać starą listę płac, to powinna dane innych zatrudnionych wykazać anonimowo albo je utajnić. Aby uniknąć tych kłopotów, można przedstawić byłemu pracownikowi tylko jego imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia.
Dane o przynależności związkowej należą - zgodnie z art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych - do szczególnie chronionych. Czy szef ma zatem uzyskiwać zgodę pracowników na przetwarzanie informacji o tym, czy są działaczami, a jeśli tak, to jakiego związku? Generalny inspektor ochrony danych osobowych zaznaczył w decyzji, że firma musi na pisemny wniosek zakładowej organizacji związkowej i za pisemną zgodą zatrudnionego pobierać z jego wynagrodzenia składkę członkowską w deklarowanej wysokości. Stanowi o tym art. 33ustawy o związkach zawodowych. Nie jest więc konieczne zdobywanie kolejnego pisemnego zezwolenia zainteresowanego.
Zakładowi nie wolno jednak przekazać związkowi pełnej listy członków z kwotami odprowadzanych za nich opłat. Składka stanowi bowiem procent wynagrodzenia, i możliwe byłoby odtworzenie z tej listy wysokości poborów poszczególnych pracowników. Na udostępnienie takiej informacji musi więc wyrazić zgodę sam zainteresowany.
Założyciel portalu internetowego zrobił bazę danych zawierającą informacje o osobach reprezentujących firmę, która zarejestrowała się w portalu. Generalny inspektor ochrony danych osobowych uznał, że taki zbiór nie podlega rejestracji. Nie dość, że dotyczy drobnych, bieżących spraw, to takie same informacje można znaleźć bez trudu w innych źródłach. Łatwość ich pozyskania powoduje, że są traktowane jako powszechnie dostępne.
Fundacja miała 100 proc. akcji w niepublicznej placówce medycznej. Powołując się na prawa właścicielskie, przejęła od tego zakładu opieki zdrowotnej akta kadrowe. Generalny inspektor ochrony danych osobowych orzekł, że nie miała do tego prawa. Mogłaby to zrobić dopiero po zawarciu umowy powierzenia przetwarzania danych.
Spółka umieściła formularz z danymi byłego pracownika w swojej gazetce wewnętrznej jako przykład, jak prawidłowo wypełnić jeden z formularzy do ZUS. Generalny inspektor ochrony danych osobowych uznał, że złamała prawo. Nie miała bowiem podstawy prawnej do takiego wykorzystania danych o byłym pracowniku.
Pracodawca ma obowiązek skierować podwładnego na pierwsze, a następnie okresowe badania lekarskie. Wynika tak z art. 229 kodeksu pracy. Badanie profilaktyczne kończy się orzeczeniem lekarskim - albo stwierdza ono, że brakuje przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, albo wręcz przeciwnie - że są przeciwwskazania. Lekarz wydaje orzeczenie w formie zaświadczenia. Firma nie może więc żądać otrzymania całości lub części wyników tego badania. Musi się zadowolić zaświadczeniem wystawionym przez lekarza. Wyniki badań diagnostycznych i konsultacyjnych muszą pozostać w dokumentacji medycznej.
