Pracownikowi odbywającemu krajową podróż służbową przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w trakcie delegacji. Należy się on w wysokości 20 proc. aktualnej kwoty diety za każdą rozpoczętą dobę podróży.

Ryczałt nie przysługuje jednak w pewnych sytuacjach:

W obecnej sytuacji ten drugi przypadek powinien być traktowany nie tyle jako możliwość wyrażenia zgody, ale raczej jako obowiązek. Kwota ryczałtu – szczególnie po ostatnich podwyżkach w komunikacji miejskiej – mało kiedy wystarcza już na zakup dwóch biletów autobusowych (tramwajowych). Zasadą jest zaś to, że szef pokrywa faktycznie poniesione wydatki bezpośrednio związane z delegacją. Jeśli pracownik będzie przemieszczał się transportem miejskim, raczej powinien otrzymać zwrot kosztów realnie poniesionych, a nie ryczałt.

W interpretacji indywidualnej z 15 lipca 2010 r. (IPPB3/423-305/10-4/EB) dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wskazał, że wydatki związane z odbywaniem przez pracowników podróży służbowych mogą być m.in. potwierdzone paragonami fiskalnymi, biletami oraz oświadczeniami składanymi przez pracowników – jeżeli otrzymanie faktury (rachunku) nie było możliwe (co powinno mieć charakter incydentalny). Dokumenty te – jeżeli nie zawierają nazwy podatnika (pracodawcy) – powinny być odpowiednio uzupełnione (tak, aby zawierały wszystkie dane wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Z tymi dokumentami pracownik powinien złożyć też rozliczenie delegacji, zwane zazwyczaj „rozliczeniem delegacji służbowej".

Pracownik otrzymuje zwrot kosztów poniesionych w bezpośrednim związku z przemieszczaniem się. Aby skorzystać z komunikacji miejskiej, trzeba mieć bilet oraz go skasować. Jeśli podwładny nie zrobił tej ostatniej czynności, to znaczy, że nie wypełnił warunków umowy przewozu. Rodzi to zatem uzasadnione domniemanie, że w rzeczywistości nie przemieszczał się komunikacją lokalną w miejscowości docelowej. Bilet nabyty, ale nie skasowany, nie może być traktowany jako potwierdzenie poniesienia kosztu przejazdu, a jedynie nabycia takiego biletu. Zwrot kosztów jego zakupu – zakwalifikowany jako wydatek delegacyjny, a konkretnie zwrot kosztów przejazdów lokalnych – organ kontrolny może zakwestionować (i według mnie powinien tak zrobić).

Kiedy będzie więcej

Sytuację zmieniłoby nieco wprowadzenie nowych regulacji dotyczących rozliczania delegacji, w których planuje się podwyższenie diety krajowej do 30 zł. Dzięki temu pośrednio wzrósłby ryczałt na jazdy lokalne do 6 zł.

Choć przygotowanie tych przepisów trwa już trzy lata i resort pracy opublikował w tym czasie cztery projekty nowego rozporządzenia, nadal ich nie ma. W ostatnich dwóch z nich ministerstwo zapowiedziało nawet, że nowe regulacje wejdą w życie od 2013 r. Tak się jednak nie stało.