Kopalnią informacji o kontrahentach jest Krajowy Rejestr Sądowy, który gromadzi dane o statusie, kondycji finansowej i udziałowcach spółek prawa handlowego, przedsiębiorstw państwowych, przedsiębiorstw zagranicznych, spółdzielni, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, jednostek badawczo-rozwojowych, głównych oddziałów zagranicznych zakładów ubezpieczeniowych, a nawet stowarzyszeń, fundacji i publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

Jednak KRS to źródło tylko podstawowych informacji. Natomiast zbieraniem kompleksowych danych o firmach i przygotowaniem raportów zajmują się już specjalne firmy. Pozyskują informacje nie tylko z KRS, lecz również:

- z ewidencji działalności gospodarczej,

- z Monitora Sądowego i Gospodarczego,

- z Monitora Polskiego B,

- z sądów,

- z lokalnych urzędów administracji państwowej,

- z urzędów statystycznych,

- z izb przemysłowo-handlowych,

- od innych przedsiębiorstw,

- z prasy, radia i telewizji i innych publikacji,

- od samych badanych firm (ich kierownictwa).

Tego typu działalnością zajmują się m.in. dostawcy informacji gospodarczych, którzy oferują dostęp do firm zarejestrowanych w KRS, bazę sprawozdań finansowych, sprawozdań zarządów firm, sprawdzania nt. powiązań kapitałowo-osobowych firm i osób, monitoring prasy czy dane o opóźnionych płatnościach – dzięki współpracy np. z biurami informacji gospodarczej.

Najmłodszy na rynku dostawca informacji gospodarczych firma Info Veriti posiada bazę z informacjami o ponad 300 tys. podmiotach, co daje możliwość generowania raportów. – Nasza oferta jest skierowana głównie do małych i średnich firm, którym zależy na dostępie do precyzyjnych i wciąż aktualizowanych informacji w jak najszybszym czasie, bez potrzeby czekania kilku dni na sporządzenie raportu, jak dzieje się to w wywiadowniach – mówi Adam Kniewski, prezes Info Veriti Polska. Koszt ściągnięcia z Internetu jednego raportu to 9,9 zł, podczas gdy wywiadowni trzeba zapłacić kilkanaście razy więcej. Ale to dlatego, że płaci się za więcej informacji.

Standardowa usługa każdej wywiadowni to raport handlowy będący opisem organizacyjno-prawnej i finansowej sytuacji badanej firmy. Dzięki przedstawicielom handlowym wywiadownie sprawdzają na bieżąco konkretne firmy, oceniając ich wiarygodność, a tego nie ma w bazach danych gospodarczych. Zamawiający raport klient otrzyma nie tylko obraz przedsiębiorstwa, lecz także branży. Otrzyma także aktualne informacje o opóźnionych płatnościach.

– Nie polegamy tylko na biurach informacji gospodarczej, sprawdzamy u źródła, korzystając ze specjalnego programu, który pozwala uzyskać pełne informacje. Sprawdzamy także powiązania kapitałowe danego dłużnika, bo dopiero to daje jego pełny obraz – mówi Roman Pawłowski z wywiadowni Dun & Bradstreet Poland.

Poza jednorazowym sprawdzeniem kontrahenta wywiadownie oferują także stały monitoring firmy. Niektóre, oprócz przygotowania raportów o firmach, proponują swoim klientom dodatkowe usługi, takie jak np. windykacja, czyli pomoc w dochodzeniu należności.

W prawie wszystkich większych wywiadowniach obowiązują dwa rodzaje cenników. Pierwszy dotyczy sprawdzenia tylko jednej firmy, drugi to abonament miesięczny bądź roczny, który obejmuje sprawdzenie kilkunastu lub więcej podmiotów. Cena za sprawdzenie jednej firmy to kilkaset złotych, a abonament to od tysiąca do nawet kilku tysięcy złotych. Stałym klientom wywiadownie oferują znacznie niższe opłaty.

Taka firma może sprawdzić, czy nowy klient, któremu zamierzamy sprzedać towar lub usługę z odroczonym terminem płatności, jest wiarygodny finansowo. Również gdy otrzymamy z rynku sygnały, że nasz dotychczasowy partner biznesowy zaczyna mieć problemy finansowe, a udzieliliśmy mu znacznego kredytu kupieckiego, możemy sprawdzić, jakie informacje na jego temat znajdują się w BIG.

Jednak zgromadzone tam dane nie zawsze są wiarygodne lub wyczerpujące. Po pierwsze przedsiębiorca może szybko trafić do rejestru nierzetelnych dłużników już za 500 zł długu. Długo będzie musiał udowadniać, że wpis zawdzięcza firmie podającej się za wierzyciela. Ponadto w myśl ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych (DzU z 2003 r. nr 50, poz. 424 ze zm.) BIG nie może prowadzić innej działalności niż przyjmowanie i ujawnianie informacji gospodarczych, czyli jest jedynie administratorem danych o dłużnikach i nie może prowadzić poszukiwań na własną rękę. Jego bazę tworzą wierzyciele, którzy przekazują dane o nierzetelnych partnerach handlowych.

– Oznacza to, że zwracając się z zapytaniem o moralność płatniczą konsumenta lub przedsiębiorcy, uzyskamy tylko informacje, które figurują w rejestrze biura. Mówiąc krótko: raport BIG to same fakty, ich analiza i interpretacja należy do zamawiającego – tłumaczy Stanisław Wojtaszek, prezes wywiadowni gospodarczej Creditreform Polska.

Z biznesowego punktu widzenia za informację gospodarczą uznaje się wszelkie dane, które identyfikują uczestnika życia gospodarczego, opisują jego stan bądź zachowanie w branży. Możliwość zdobycia oraz umiejętność korzystania z informacji gospodarczej przynosi sporo wymiernych korzyści. Wielkie korporacje dzięki takim danym przede wszystkim obniżają koszty pozyskiwania usług i produktów oraz zwiększają swoją świadomość kredytową. Natomiast korzyści dla małych i średnich przedsiębiorstw to głównie usprawnienie zarządzania ryzykiem gospodarczym, a także optymalizacja strategii rynkowych czy usprawnienie działań windykacyjnych. Coraz szerzej informacja gospodarcza jest również wykorzystywana do celów marketingowych jako element charakterystyki zachowań konsumentów. Pozwala to na skuteczne zarządzanie relacjami z klientem.

Poszukujący danych powinien określić, jaki typ informacji gospodarczych szczególnie go interesuje. Może być to historia kredytowa firmy, czyli wszelkie pożyczki i ich spłaty oraz zaległości w zobowiązaniach. Może być to także informacja ubezpieczeniowa, czyli polisy firmy, wypadki, kradzieże, regresy. Ciekawe z punktu wiarygodności będą dane administracyjno-sądowe: wyroki, orzeczenia sądowe, układy, upadłości, postępowania egzekucyjne, wpisy do rejestrów i hipotek.

Przed podjęciem współpracy z kontrahentem warto się upewnić, czy jest on wiarygodnym partnerem w interesach. Informacje z KRS ułatwiają skuteczną kontrolę ryzyka gospodarczego, a gotowe raporty pozwalają na sprawdzenie kondycji finansowej firmy i poznanie dyscypliny płatniczej. Mogą także być elementem wspomagającym negocjacje handlowe. Z usług BIG i wywiadowni warto skorzystać także w celu weryfikacji danych organizacyjno-prawnych oraz przy podejmowaniu decyzji o wysokości kredytu kupieckiego.Jeśli natomiast współpraca z kontrahentem już trwa, informacje gospodarcze mogą pomóc przy rozważaniu decyzji o zwiększeniu jej zakresu. Pozwalają także na nadzór nad kontraktami obarczonymi dużym ryzykiem oraz pomagają w wyborze sposobu windykacji należności. Będą pomocne również przy zmianie limitu kredytu kupieckiego czy warunków kontraktu.

Stanisław Wojtaszek, prezes wywiadowni gospodarczej Creditreform Polska

Czym działalność wywiadowni gospodarczych różni się od tej prowadzonej przez biura informacji gospodarczej? Dane przekazywane przez wywiadownię to informacje zarówno pozytywne, jak i negatywne.

W wypadku BIG mamy do czynienia jedynie z informacjami negatywnymi.Wywiadownie gospodarcze w kompleksowy sposób pozyskują dane z wszelkich możliwych oficjalnych źródeł. Potocznie nazywa się to białym wywiadem. Informacje pochodzą m.in. z rejestrów dłużników, sądów, urzędów, ksiąg wieczystych, mediów, a także od samych firm. Raporty wywiadowni są sporządzane za zamówienie klienta.

Oznacza to, że nawet jeśli dany podmiot nie figuruje aktualnie w bazie danych wywiadowni, ta i tak zbierze o nim informacje.

Jednak najważniejszą różnicą jest wspomniana wcześniej analiza. Renomowane wywiadownie dołączają do raportu dane branżowe oraz ocenę zdolności kredytowej przedsiębiorstwa. Jeśli istnieje taka możliwość, to pomogą również określić maksymalną sugerowaną kwotę kredytu kupieckiego.

- Dane rejestrowe i adresowe dotyczące firmy (także jej wcześniejsze nazwy i adresy, telefony, faksy, strona www, e-mail, forma prawna, numery: KRS, NIP, REGON; data założenia i rozpoczęcia działalności)

- Numery statystyczne

- Skład kierownictwa (zarząd, nazwiska osób zajmujących kluczowe stanowiska, sposób reprezentacji spółki)

- Zatrudnienie (aktualna wielkość zatrudnienia oraz dane z poprzednich lat)

- Struktura własności (właściciele/udziałowcy oraz wartości ich udziałów; powiązania z innymi podmiotami)

- Powiązania kapitałowe (powiązania kapitałowe firmy z innymi podmiotami gospodarczymi)

- Obrót (obecnie plus trzy poprzednie lata)

- Park samochodowy (liczba i rodzaje samochodów)

- Wskaźniki (m.in. CR – płynności bieżącej, ROS – rentowności sprzedaży, ROA – rentowności aktywów, ROE – rentowności kapitałów własnych)

- Dane i wyniki finansowe (sprawozdania finansowe, rachunek zysków i strat, cash flow, wskaźniki finansowe)

- Wierzytelności

- Opóźnione płatności (dane dotyczące przeterminowanych płatności)

- Ocena zdolności kredytowej oraz historia kredytowo-windykacyjna (doświadczenia windykacyjne)

- Informacje o dostawcach/odbiorcach (krajowi i zagraniczni, import, eksport)

- Informacje o inwestycjach (przedmiot inwestycji, data rozpoczęcia i ew. zakończenia, wartość inwestycji)

- Numery kont bankowych

- Banki obsługujące (nazwa, adres, opinia banku obsługującego)

- Informacje prasowe, certyfikaty, miejsca w rankingach

- Historia (zmiany oraz dane historyczne)

- Podsumowanie (zestawienie najbardziej istotnych informacji z raportu oraz data i nazwisko osoby, z którą został przeprowadzony wywiad)