Internetowe kontakty z rejestrem przedsiębiorców można z grubsza podzielić na pozyskiwanie informacji gromadzonych w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz załatwianie formalności związanych z wpisywaniem tam pewnych danych. Chodzić więc może np. o badanie kondycji potencjalnego kontrahenta albo o złożenie wniosku o zmianę wpisu dotyczącego składu zarządu spółki czy wysokości jej kapitału zakładowego.

Dane o przedsiębiorcach dostępne są pod adresem http://pdi.cors.gov.pl/KRSSED/. Możemy tam szukać informacji o podmiotach wpisanych do rejestru przedsiębiorców.

Są dwa kryteria wyszukiwania: według numeru KRS i według nazwy. Kiedy już znajdziemy szukaną spółkę, możemy się dowiedzieć m.in., jaka jest jej forma prawna, gdzie ma swoją siedzibę i kto wchodzi w skład jej zarządu. Baza danych obejmuje wszystkich przedsiębiorców wpisanych do KRS. Aby do nich dotrzeć, wystarczy komputer z dostępem do Internetu. Użytkownik nie musi się nigdzie rejestrować, za dostęp do danych nie musi też płacić.

Udostępniane w ten sposób dane trudno jednak uznać za wyczerpujące. Na ogół nie dotrzemy w ten sposób do informacji o wspólnikach, wysokości kapitału zakładowego, układzie sił w spółce itp. Nie oznacza to jednak, że danych takich w rejestrze nie ma. Wręcz przeciwnie. Co więcej, niektóre z nich też można uzyskać przez Internet.

Pozwala na to działający od początku 2007 r. przy polskich sądach rejestrowych tzw. elektroniczny katalog dokumentów spółek.

Brzmi szumnie, ale niekiedy może zmylić. Przede wszystkim dlatego, że nie obejmuje wszystkich polskich spółek. Nie obejmuje nawet wszystkich rodzajów spółek. Trafiają tam jedynie dokumenty spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnych, komandytowo-akcyjnych i europejskich. Biorąc jednak pod uwagę, że spółek europejskich właściwie w Polsce nie ma, a komandytowo-akcyjnych jest niewiele, katalog może mieć dla przedsiębiorców znaczenie jako źródło informacji o spółkach kapitałowych. Jednak informacji o większości spółek osobowych (np. jawnych czy komandytowych) próżno by tam szukać.

W elektronicznym katalogu gromadzone są (art. 8a ustawy o KRS):

- akty założycielskie, umowy oraz statuty spółek, jeżeli są oddzielnymi aktami, uchwały o zmianie treści tych dokumentów, a także teksty jednolite owych aktów, umów i statutów,

- uchwały o zmianie wysokości kapitału zakładowego, jeżeli nie wymagały jednoczesnej zmiany umowy lub statutu,

- uchwały o powołaniu i odwołaniu członków organów spółek,

- roczne sprawozdania finansowe oraz roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych w rozumieniu przepisów o rachunkowości, odpisy uchwał o zatwierdzeniu rocznych sprawozdań finansowych i podziale zysku lub pokryciu straty, a także opinie biegłych rewidentów i sprawozdania z działalności jednostek, jeżeli obowiązek ich sporządzenia wynika z przepisów szczególnych.

Przeglądanie tych dokumentów wymaga od użytkownika uprzedniego zarejestrowania się w systemie informatycznym Ministerstwa Sprawiedliwości. Do tego z kolei potrzeba podpisu elektronicznego.

Pozyskiwanie informacji z rejestru przedsiębiorców to niejedyny sposób wykorzystania Internetu. Za pośrednictwem tego medium możemy też składać wnioski. O co można wnosić w formie elektronicznej? Ani ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym, ani kodeks postępowania cywilnego nie zawierają przepisu, który wprost dopuszczałby złożenie w formie elektronicznej dowolnego wniosku o wpis do rejestru przedsiębiorców.

Zamiast tego jest jedynie bardzo ogólny przepis ustawy o podpisie elektronicznym (DzU z 2001 r. nr 130, poz. 1450 ze zm.). Stanowi on, iż do 1 maja 2008 r. organy władzy publicznej umożliwią odbiorcom usług certyfikacyjnych wnoszenie podań i wniosków oraz inne czynności w postaci elektronicznej w przypadkach, gdy przepisy prawa wymagają składania ich w określonej formie lub według określonego wzoru (art. 58 ust. 2). Taką określoną formę i wzór mają właśnie wnioski o wpis do rejestru przedsiębiorców. Przypomnijmy, że wszystkie je należy składać na urzędowych formularzach (art. 19 ust. 2 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).

O korzystaniu z rejestru przedsiębiorców za pomocą komputera pisaliśmy również w DF z 19 grudnia 2006 r. („Informacje o spółkach będzie można ściągnąć przez Internet”).

Do skorzystania z większości możliwości internetowego rejestru przedsiębiorców niezbędny jest bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany ważnym certyfikatem kwalifikowanym. Certyfikat ten musi być wystawiony przez podmiot kwalifikowany występujący w rejestrze Narodowego Centrum Certyfikacji. Lista takich podmiotów dostępna jest w Internecie pod adresem http://www.centrast.pl/ncc/home.aspx. Mając podpis, musimy złożyć wniosek o zarejestrowanie w systemie informatycznym. Robimy to poprzez stronę internetową Ministerstwa Sprawiedliwości (http://www.ms.gov.pl/krs/krs_ed.php).

Po dopełnieniu formalności pozostaje już tylko korzystać z możliwości systemu. Informacja na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości głosi, iż wnioski należy składać w formacie pdf (z opcją umożliwiającą wykonanie wydruku), doc, odt, rtf i txt. Odpisy, wyciągi, zaświadczenia i informacje z rejestru doręczane są w formacie pdf. Użytkownicy muszą więc zainstalować w swoim komputerze jakiś program, który umożliwia odczytywanie plików zapisanych w tym formacie.

Wymóg opatrzenia wniosku kwalifikowanym podpisem elektronicznym dotyczy nie tylko wniosków o wpis, lecz także o wydanie za pośrednictwem Internetu odpisu, wypisu itp. dokumentu z rejestru przedsiębiorców. Każdy ma bowiem prawo otrzymać drogą elektroniczną poświadczone kopie dokumentów gromadzonych w katalogu. Ale uwaga: przepis zastrzega, że takie udostępnienie jest niemożliwe, jeśli dokument trafił do akt rejestrowych przed początkiem 2007 r. i między złożeniem dokumentu a złożeniem wniosku o jego udostępnienie minęło przynajmniej dziesięć lat.