Likwidacja spółki. Co z dokumentacją księgową i kadrową

Likwidacja to zakończenie bytu prawnego przedsiębiorstwa. Ma na celu spieniężenie majątku oraz zakończenie bieżących spraw spółki. Kwestie procesów likwidacji wszystkich spółek osobowych oraz kapitałowych regulują odpowiednie przepisy.

Wiele osób jest przekonanych, że obowiązki związane z zakończeniem prowadzenia wszelkiej działalności usługowo-handlowej w naszym kraju kończą się wraz z likwidacją firmy. Nic bardziej mylnego. Na przedsiębiorstwo, które kończy swoją działalność, prawo nakłada wiele obowiązków, m.in. obowiązek przechowywania i archiwizacji dokumentacji kadrowo-księgowej przedsiębiorstwa, gdyż przepisy prawa nie pozwalają na wyrzucenie czy zniszczenie dokumentacji likwidowanej spółki. Ponadto, przepisy ustawy o rachunkowości (dalej: uor) wymuszają obowiązek ochrony dokumentów przed uszkodzeniem bądź zniszczeniem, niedozwolonymi zmianami oraz nieupoważnionym rozpowszechnianiem (art. 71 ust. 1 uor). Konieczność archiwizacji dokumentacji także po zakończeniu procedury likwidacyjnej spółki służy przede wszystkim zachowaniu informacji dotyczących byłych pracowników i ma umożliwić odtworzenie przebiegu całej kariery pracowników, a tym samym zagwarantować im dostęp do przysługujących świadczeń. Dodatkowym celem obowiązku archiwizowania dokumentacji spółki jest także zapewnienie różnym instytucjom, np. podatkowym, dostępu do dokumentacji źródłowej.