Wakacje się skończyły. Nie oznacza to jednak końca letnich temperatur, które mogą być uciążliwe zwłaszcza dla pracowników wykonujących swoją pracę na wolnym powietrzu lub w łatwo nagrzewających się pomieszczeniach. Problem ten dotyczy w szczególności osób zatrudnionych w budownictwie, służbach zieleni miejskiej czy pracowników drogowych, dla których miejscem pracy są otwarte przestrzenie. Dlatego zwłaszcza w upalne dni pracodawcy zapewniają takim pracownikom dostęp do zimnych napojów.
Działania te wynikają z nałożonych na pracodawcę obowiązków w zakresie BHP. Zgodnie bowiem z art. 232 kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić nieodpłatnie pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Szczegółowe warunki realizacji tego obowiązku przewiduje rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Przewiduje ono m.in. obowiązek zapewnienia napojów pracownikom zatrudnionym przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10C lub powyżej 250C. Z kolei w przypadku pracy wewnątrz budynku pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom zimnych napojów, jeżeli na skutek warunków atmosferycznych temperatura przekracza wartość 280C (np. wewnątrz hali produkcyjnej).
Na podstawie przepisów prawa pracy pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikom napojów chłodzących w ilości zaspokajającej ich potrzeby w przypadku, gdy temperatura otoczenia przekracza wartości wskazane w ww. rozporządzeniu. Warto się jednak zastanowić jak spełnienie tego obowiązku, które wiąże się z ponoszeniem wydatków, wpływa na rozliczenia podatkowe przedsiębiorcy.
Za koszty uzyskania przychodów uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania bądź zabezpieczenia jego źródła, z wyjątkiem tych, które nie są uznawane za koszty uzyskania przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Oznacza to, że wydatki ponoszone na nabycie napojów dla pracowników, do których nabycia i przekazania pracownikom pracodawca jest zobowiązany, spełniają warunki pozwalające na ich zaliczenie w ciężar kosztów podatkowych. Oczywiście, jeśli nakłady te zostały odpowiednio udokumentowane.
Powstaje jednak wątpliwość czy wydatki na nabycie napojów dla pracowników może zaliczyć do kosztów podatkowych także ten pracodawca, którego pracownicy nie pracują w warunkach szczególnie uciążliwych. Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba wskazać na § 112 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy. Zgodnie z tym przepisem pracodawca jest obowiązany zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, natomiast pracownikom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych musi zapewnić oprócz wody inne napoje. Bieżące zapewnienie przez pracodawcę pracownikom niezatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych:
- dostępu do pitnej wody lub
- innych napojów
– jest wymaganym elementem BHP.
Tym samym wydatki na zwyczajowo przyjęte napoje dla pracowników obciążają budżet pracodawcy i jednocześnie nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, art. 23 ust. 1 ustawy o PIT). Oznacza to, że pracodawca ma możliwości zaliczenia ich w ciężar kosztów uzyskania przychodów.
Autor jest doradcą podatkowym
