Dłuższy urlop przez wydarzenia w mieście

Lipiec obfitował w Polsce w nadzwyczajne uroczystości, które niewątpliwie zaburzały pracę w miastach gospodarzach. Zakończone niedawno Światowe Dni Młodzieży w Krakowie czy wcześniejszy szczyt NATO w Warszawie wpływały na sytuację wielu firm i zakładów położonych w okolicach. Jak na takiej sytuacji skorzystali pracownicy? Jakie prawne możliwości mają pracodawcy? Jak przygotować się na podobne zdarzenia w przyszłości?

Przyczyny przestoju

Polski kodeks pracy reguluje instytucję przestoju, czyli przerwy w pracy spowodowanej okolicznościami niezależnymi od pracownika.

Pojęcie to normuje art. 81 k.p., zgodnie z którym pracownikowi, który mimo swojej gotowości nie zostaje dopuszczony do pracy, należy się wynagrodzenie za czas przestoju. Warunkiem jest tu jednak niezależność przyczyn przestoju od samego pracownika. Mogą to być przeszkody o charakterze technicznym lub organizacyjnym, które blokują wykonywanie normalnej pracy w czasie ich istnienia. Wydaje się zatem, że wyłączenie z użyteczności części miasta, w której znajduje się zakład – np. na skutek organizacji wielkiego wydarzenia jak szczyt NATO czy Światowe Dni Młodzieży – a tym samym rzeczywiste uniemożliwienie pracy w danej okolicy, stanowi jedną z okoliczności uzasadniającą ogłoszenie przestoju.

Za taki czas pracownikom, którzy byli w gotowości do świadczenia pracy i nie zostali przeniesieni do jej wykonywania w innym miejscu, należy się odpowiednie wynagrodzenie zwane „przestojowym". W stosunku pracy to pracodawca jest bowiem obciążony większym ryzykiem, niezależnie od tego, czy będzie to awaria, przerwa w dostępie do wody lub prądu, strajk, przemarsz wojska czy wydarzenie uniemożliwiające dostęp bądź wykonywanie pracy w okolicach zakładu.

Z reguły pracownikowi należeć się będzie normalna stawka wynikająca z jego osobistego zaszeregowania. Przy czym – zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego – wynagrodzenie to obejmuje również dodatek funkcyjny (por. uchwała Sądu Najwyższego wydana w składzie 7 sędziów z 30 grudnia 1986 r., III PZP 42/86). Jeśli żaden akt płacowy nie wskazuje stawki osobistego zaszeregowania, wynagrodzenie przestojowe pracownika wynosić będzie 60 proc. całości (wszystkich składników) pensji, nie mniej jednak niż wynosi minimalne wynagrodzenie za pracę.

Jednak nie zawsze wielkie wydarzenie w mieście kompletnie uniemożliwia pracę w zakładzie. Czasami praca czy nawet sam dojazd do niej, zarówno pracowników, jak i klientów, są po prostu utrudnione. Co do zasady nie ma wtedy podstaw prawnych do ogłaszania przestoju w zakładzie pracy. Pracodawcy muszą więc sięgnąć do innych mechanizmów zarządzania aktywnością załogi.

Przymusowy urlop...

Każdemu pracownikowi przysługuje urlop płatny w wymiarze określonym prawem, czyli 20 albo 26 dni w zależności od stażu pracy, do którego zalicza się również okres edukacji. Prawo do urlopu wypoczynkowego jest prawem podmiotowym pracownika i to on jest jego dysponentem. Oznacza to, że co do zasady pracodawca udziela urlopu wypoczynkowego jedynie na wniosek pracownika albo zgodnie z planem urlopów przyjętym w firmie. Nie może zmuszać pracownika do wzięcia urlopu, wyznaczając mu jego termin.

W tym zakresie prawo i sądownictwo dopuszczają dwa wyjątki. Pierwszy dotyczy możliwości przymusowego wysłania pracownika na urlop w okresie wypowiedzenia, a drugi – obowiązku wykorzystania urlopu zaległego. W kontekście przygotowania się pracodawcy do przyszłych dużych wydarzeń, które mogą wpłynąć na działanie zakładu pracy, opcja związana z wykorzystaniem urlopu zaległego podczas wypowiedzenia ma raczej marginalne znaczenie. Z kolei możliwość zmuszenia pracownika do wykorzystania zaległego wypoczynku w terminie wskazanym przez pracodawcę, choć jest dyskusyjna (negatywne stanowisko w tym zakresie przyjął Generalny Inspektor Pracy, GNP-110-4560-46/07/PE), wydaje się, że przeważające znaczenie w dyskusji za jego dopuszczalnością powinien mieć jednak wyrok Sądu Najwyższego z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05), który do dziś pozostaje aktualny. W tym wyroku SN stwierdził, że pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet gdy ten nie wyraża na to zgody. Wynika to z tego, że pracodawca ma obowiązek udzielania zaległego urlopu wypoczynkowego pracownikowi do końca trzeciego kwartału (30 września) i jeśli wykaże, że zwracał się do podwładnego o zaplanowanie wykorzystania takiego urlopu, a ten ignorował takie prośby, to wskazanie mu dnia, w którym taki urlop powinien wykorzystać, jest dopuszczalne.

Jeśli pracodawca nie udziela pracownikowi urlopu wyczynowego, grożą mu sankcje pieniężne. Biorąc jednak pod uwagę, że w wielu zakładach pracownicy mają wiele dni zaległego i niewykorzystanego urlopu, udzielenie pracownikowi w tych okolicznościach urlopu z puli zaległego jest nie tylko dopuszczalne, ale i praktyczne. Nie naraża bowiem szefa na dodatkowe koszty. Oczywiście nie rozwiązuje to problemów pracodawców z dużą liczbą dni zaległości urlopowych.

... czy dzień wolny w prezencie

Z drugiej strony nie ma żadnych prawnych przeszkód, aby w sytuacjach, w których występuje wiele trudności organizacyjnych czy z dojazdem do pracy, a nie są spełnione warunki ogłoszenia przestoju, pracodawca zaoferował zatrudnionym dodatkowe dni wolne.

Część pracodawców udziela podwładnym dodatkowych dni urlopu płatnego jako formę nagrody z okazji świąt zawodowych (np. barbórka) albo ze względów organizacyjnych i finansowych. W tym ostatnim przypadku chodzi o to, że koszty pracy i jej efektywność w dniu małej frekwencji pracowników czy klientów nie równoważą się z możliwymi zyskami do osiągnięcia (najczęściej dzieje się tak w handlu i usługach). Pracodawca nie może przy tym wskazać pracownikom, jak mają wykorzystać taki dzień wolny ani udzielić go warunkowo – np. „dostaniecie dodatkowy dzień wolny, jeśli będziecie brać udział np. obchodach Światowego Dnia Młodzieży". Taki dzień należy traktować jak standardowy płatny urlop wypoczynkowy.

Udzielając pracownikowi dodatkowego dnia urlopu, szef musi jednak pamiętać, że przyznaje mu coś dodatkowego i nie może to oznaczać dania urlopu wypoczynkowego na poczet tego należnego za rok przyszły. Urlopu za dany rok kalendarzowy nie można zatem udzielić w roku poprzednim (por. wyrok Sądu Najwyższego z 7 czerwca 2011 r., II PK 314/10). W niektórych przypadkach udzielenie dodatkowego dnia wolnego od pracy może być bardziej korzystne dla pracowników niż wypłata wynagrodzenia przestojowego, dlatego – choć teoretycznie podwładny mógłby odmówić przyjęcia dodatkowego dnia wolnego i żądać dopuszczenia do pracy – takie sytuacje wydają się mało prawdopodobne.

Zebrane z nadgodzin

Pracodawca nie może wybierać pracownikowi dat urlopu, ale nie dotyczy to dni wolnych udzielanych z tytułu przepracowanych nadgodzin. Kodeks pracy w sposób precyzyjny reguluje formy rekompensaty pracy poza ustalonymi godzinami. Pracownik może w zamian za nią otrzymać odpowiedni dodatek pieniężny lub czas wolny, przyznawany na jego wniosek lub odgórnie od pracodawcy. Jeśli to pracodawca zdecyduje się wybrać daty, w których pracownik będzie miał wolne, zgodnie z dyspozycją art. 1512 § 2 k.p. musi je wyznaczyć w tym samym okresie rozliczeniowym oraz w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych nadgodzin. Zatem pracodawca ma nie tylko możliwość wyboru rekompensaty nadgodzin w postaci czasu wolnego zamiast dodatku do wynagrodzenia, ale może także zadecydować o jego terminie. Pracodawca, wiedząc o wydarzeniach wpływających na pracę w jego zakładzie, może wyznaczyć załodze w tych dniach wolne w zamian za przepracowane nadgodziny. Przywilej ten będzie go jednak kosztował zwiększeniem wymiaru czasu wolnego o 50 proc.

W zamian za święto

Inną możliwością wyznaczenia pracownikowi konkretnego dnia wolnego jest udzielenie go w zamian za dzień ustawowo wolny od pracy (święto). Artykuł 130 § 2 k.p. stanowi, że każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela, obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin. Oznacza to, że jeśli w danym roku dzień ustawowo wolny od pracy wypadnie w dniu, który jest dla pracownika – zgodnie z jego harmonogramem – dniem wolnym od pracy (z wyłączeniem niedzieli), pracodawca ma obowiązek udzielić etatowcowi wolnego w innym czasie.

Zgodnie z najpopularniejszym w Polsce rozkładem czasu pracy – od poniedziałku do piątku, zwykle załodze należy się wolne za święta wypadające w soboty. Często pracodawcy decydują się, żeby tak ustalone dni wolne wyznaczać w okresie świąt, np. w wigilię, Wielki Piątek, Nowy Rok, czy tworząc tzw. mostki między świętami, dając wolne np. 2 maja. Te dni można wyznaczać też na przyszłość. Nie ma zatem przeciwwskazań, aby pracodawca skorzystał z takiej sposobności również w czasie planowanego w mieście wydarzenia, które utrudni pracę jego zakładu i darował personelowi w tym czasie wolne, którego i tak musiałby udzielić w innej dacie. Pracodawca ma dowolność wyznaczania dnia wolnego w tej sytuacji.

Wymuszona ucieczka

Pracodawcy prowadzący interesy w różnych częściach Polski (Europy, świata) mają jeszcze jeden sposób gospodarowania czasem swoich pracowników, gdy nie ma możliwości świadczenia pracy w ich macierzystym zakładzie. Wolno wysłać swoich podwładnych w podróż służbową do innej miejscowości. Oczywiście oprócz tego, że delegacja stanowi normalny dzień pracy, to dodatkowo osobie będącej w podróży dłużej niż 8 godzin przysługuje odpowiednia dieta, której wysokość zależy od jej czasu i miejsca (inne są stawki diet za wyjazdy zagraniczne). Ponadto pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych, niezbędnych udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Szczegółowo warunki wysyłania podwładnych w podróże służbowe reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. Co istotne, wysłanie pracownika w podróż służbową jest dyskrecjonalną decyzją pracodawcy, a ewentualna odmowa etatowca może się skończyć rozwiązaniem umowy o pracę (w skrajnych wypadkach nawet w trybie dyscyplinarnym).

Chwilowa zmiana obowiązków

Co do zasady, zmieniając pracownikowi istotne z punktu widzenia prawa pracy warunki jego umowy, takie jak miejsce pracy czy zakres obowiązków, pracodawca powinien posłużyć się konstrukcją wypowiedzenia zmieniającego. To specjalny rodzaj wypowiedzenia, którego celem nie jest rozwiązanie stosunku pracy, lecz zmiana jego warunków, której podwładny może nie przyjąć. Artykuł 42 § 4 k.p. przewiduje jednak wyjątek od tej reguły, pozwalający skierować pracownika do pracy innej niż ustalona w umowie bez przeprowadzania procedury wypowiedzenia zmieniającego na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym. Taka modyfikacja nie może jednak obniżać wynagrodzenia pracownika i musi odpowiadać jego kwalifikacjom.

Jeżeli w związku z wielkimi wydarzeniami w mieście wykonywanie pracy przez podwładnego byłoby znacznie utrudnione lub niemożliwe, pracodawca, powołując się na ten przepis, chwilowo skieruje tę osobę do innej pracy, której świadczenie nie będzie kolidować z wydarzeniem.

—Karolina Stawicka

—Marcin Szlasa-Rokicki

Zdalnie nie zawsze legalnie

Mimo powszechności internetu, telefonów, wideokonferencji i innych odkryć pozwalających na pracę i kontakt zdalny, polskie prawo niestety nie daje pracodawcom wielu możliwości w tym zakresie. Chociaż kodeks pracy reguluje pojęcie telepracy, za którą uznaje pracę wykonywaną regularnie poza zakładem pracy, której wyniki przesyłane są pracodawcy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej (por. art. 675 k.p.), to nie przewiduje możliwości powierzenia jej pracownikowi na chwilę. Szczególnie że wprowadzenie telepracy wymaga spełnienia wielu warunków formalnych, w tym zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową, a w przypadku jej braku – przyjęcia odpowiedniego regulaminu i zawarcia odpowiednich umów z pracownikami. Wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy z faktu, że wydając etatowcowi polecenie służbowe – idź, pracuj zdalnie z domu – działa bez odpowiedniej podstawy prawnej. Zarówno w omawianej przez nas sytuacji występowania utrudnień komunikacyjnych (choćby ze względu na wydarzenie blokujące miasto), jak i w wielu innych przypadkach życiowych – np. chwilowego złego samopoczucia pracownika lub potrzeby zostania w domu, polecenie chwilowej pracy zdalnej jest idealnym rozwiązaniem korzystnym zarówno dla etatowca, jak i jego szefa. I choć praca zdalna jest powszechnie stosowana w praktyce, to jednak polskie regulacje prawne dotyczące telepracy nie są wystarczająco elastyczne, aby można je było zastosować również do tego zjawiska.

Zdaniem autora

Marcin Szlasa-Rokicki, prawnik w zespole prawa pracy kancelarii Bird & Bird