Pozostawienie naruszeń pracowniczych bez żadnej reakcji ze strony pracodawcy nie jest dobrą praktyką. Może spowodować, że staną się one normą i zwyczajem zakładowym powielanym przez dużą część pracowników. Z kolei skrajne rozwiązania, takie jak dyscyplinarne zwolnienie, wprawdzie wywołują efekt prewencyjny, ale mogą mieć miejsce tylko w ściśle określonych sytuacjach. Pozostaje możliwość nałożenia kary na pracownika w ramach kodeksowej odpowiedzialności porządkowej lub rozwiązanie łagodniejsze, jakim jest rozmowa.
W praktyce rozmowa dyscyplinująca może być działaniem celowym. Pracodawca może bowiem mieć tylko i wyłącznie chęć porozmawiania z pracownikiem. Może ona też stanowić przedwczesne zakończenie procedury nakładania kary porządkowej na etapie wysłuchania osoby, która dopuściła się przewinienia porządkowego.
Choć takiej rozmowy nie regulują przepisy prawa pracy, nie oznacza to, że nie ma tu żadnych podstaw prawnych. Możliwość przeprowadzenia takiej rozmowy wynika bowiem z ogólnej i szeroko rozumianej funkcji kierowniczej pracodawcy, który ma prawo, a nawet obowiązek, reagować w sytuacjach, gdy postępowanie pracownika narusza przyjętą organizację i porządek w procesie pracy.
Z braku wyraźnej regulacji, jak taka rozmowa powinna przebiegać, nie wynika, że pracodawca może postępować w sposób dowolny. Musi bowiem przestrzegać reguł przyjętych w zakładzie pracy, jak również obowiązujących powszechnie zasad współżycia społecznego, a przede wszystkim ochrony dóbr osobistych pracownika, szczególnie jego godności. Może mieć zatem problem, jak takie nieformalne dyscyplinowanie powinno przebiegać, aby z jednej strony odniosło skutek, a z drugiej – nie naruszało powyższych zasad.
Dobrą praktyką jest przygotowanie pracownika do rozmowy przez uprzedzenie go, co będzie jej tematem. Pozwoli to uniknąć zbędnego zaskoczenia, oswoić mu się z perspektywą rozmowy i należycie do niej przygotować. To zaś może mieć kluczowe znaczenie dla jej przebiegu. Sama rozmowa powinna przebiegać w ograniczonym do minimum gronie osób. Powinien w niej uczestniczyć pracodawca (lub osoba przez niego wyznaczona) czy bezpośredni przełożony i ewentualnie reprezentant pracowników – np. osoba z reprezentującej pracownika organizacji związkowej.
We wstępnej fazie rozmowy warto przywołać pozytywne aspekty współpracy z podwładnym, co z pewnością przyczyni się do lepszej komunikacji. Pracodawca powinien wskazać konkretne przypadki, które stanowią powód spotkania. Nie powinny to być ogólne informacje, bo to może doprowadzić do „rozmycia problemu" i nieosiągnięcia celu spotkania. Ponieważ ma to być rozmowa, to należy umożliwić podwładnemu wypowiedzenie się i wskazanie motywów, jakimi się kierował w swoim postępowaniu. Pracodawca (przedstawiciel) ma prawo zadawać pytania zmierzające do wyjaśnienia wszelkich wątpliwości, ale powinien unikać przerywania pracownikowi, chyba że jego wyjaśnienia zaczynają odbiegać od meritum sprawy. Podczas rozmowy powinien unikać agresji, która nie zastąpi argumentów merytorycznych, a jedynie wykaże brak profesjonalizmu.
Na koniec spotkania warto wyrazić przekonanie, że problemy związane z prawidłowym wykonywaniem obowiązków (zarówno te omówione, jak i inne) nie będą miały miejsca. Pracownik powinien natomiast zobowiązać się do zmiany postępowania. Dobrą praktyką jest pouczenie podwładnego o możliwości zastosowania w przyszłości w konkretnych przypadkach przepisów o pracowniczej odpowiedzialności porządkowej. Taka informacja nie powinna mieć formy groźby, lecz raczej stanowić dowód, że zakończone spotkanie bez formalnych konsekwencji porządkowych jest dla pracownika szansą i ukłonem ze strony pracodawcy.
Autor jest prawnikiem, ekspertem prawa pracy
