Pozostawienie naruszeń pracowniczych bez żadnej reakcji ze strony pracodawcy nie jest dobrą praktyką. Może spowodować, że staną się one normą i zwyczajem zakładowym powielanym przez dużą część pracowników. Z kolei skrajne rozwiązania, takie jak dyscyplinarne zwolnienie, wprawdzie wywołują efekt prewencyjny, ale mogą mieć miejsce tylko w ściśle określonych sytuacjach. Pozostaje możliwość nałożenia kary na pracownika w ramach kodeksowej odpowiedzialności porządkowej lub rozwiązanie łagodniejsze, jakim jest rozmowa.
W praktyce rozmowa dyscyplinująca może być działaniem celowym. Pracodawca może bowiem mieć tylko i wyłącznie chęć porozmawiania z pracownikiem. Może ona też stanowić przedwczesne zakończenie procedury nakładania kary porządkowej na etapie wysłuchania osoby, która dopuściła się przewinienia porządkowego.
Choć takiej rozmowy nie regulują przepisy prawa pracy, nie oznacza to, że nie ma tu żadnych podstaw prawnych. Możliwość przeprowadzenia takiej rozmowy wynika bowiem z ogólnej i szeroko rozumianej funkcji kierowniczej pracodawcy, który ma prawo, a nawet obowiązek, reagować w sytuacjach, gdy postępowanie pracownika narusza przyjętą organizację i porządek w procesie pracy.
Z braku wyraźnej regulacji, jak taka rozmowa powinna przebiegać, nie wynika, że pracodawca może postępować w sposób dowolny. Musi bowiem przestrzegać reguł przyjętych w zakładzie pracy, jak również obowiązujących powszechnie zasad współżycia społecznego, a przede wszystkim ochrony dóbr osobistych pracownika, szczególnie jego godności. Może mieć zatem problem, jak takie nieformalne dyscyplinowanie powinno przebiegać, aby z jednej strony odniosło skutek, a z drugiej – nie naruszało powyższych zasad.
Dobrą praktyką jest przygotowanie pracownika do rozmowy przez uprzedzenie go, co będzie jej tematem. Pozwoli to uniknąć zbędnego zaskoczenia, oswoić mu się z perspektywą rozmowy i należycie do niej przygotować. To zaś może mieć kluczowe znaczenie dla jej przebiegu. Sama rozmowa powinna przebiegać w ograniczonym do minimum gronie osób. Powinien w niej uczestniczyć pracodawca (lub osoba przez niego wyznaczona) czy bezpośredni przełożony i ewentualnie reprezentant pracowników – np. osoba z reprezentującej pracownika organizacji związkowej.
