Obligatoryjną treść tej księgi zawiera art. 188 § 1 kodeksu spółek handlowych. W świetle powołanego przepisu jej konieczne elementy to: nazwisko i imię albo firma (nazwa) oraz siedziba każdego wspólnika, adres, liczba i wartość nominalna jego udziałów, a nadto ustanowienie zastawu lub użytkowania (ale nie osoby zastawnika lub użytkownika) i wykonywanie prawa głosu przez zastawnika bądź użytkownika, a także wszelkie zmiany dotyczące składu osobowego wspólników i przysługujących im udziałów. Przy czym zgodnie z art. 187 § 1 k.s.h. wszelkie modyfikacje w obsadzie personalnej udziałowców stają się skuteczne wobec podmiotu z momentem zawiadomienia go o przejściu udziału lub jego części, a nie z chwilą ujawnienia zmian w omawianej księdze. Oznacza to, że wpis do księgi ma wyłącznie deklaratoryjny charakter. Tak też uznał Sąd Najwyższy w wyroku z 26 lipca 2007 r., V CSK 130/07, argumentując, że „w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością wpis w księdze udziałów nie rozstrzyga, kto jest wspólnikiem. Tego rodzaju wpis ma znaczenie deklaratywne i pełni funkcję porządkową".

Jaka odpowiedzialność

W sytuacji, w której zarząd uchybi obowiązkowi prowadzenia księgi udziałów, jego członkowie (likwidator) narażają się na odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki (chyba że wykażą brak swojej winy w tym zaniechaniu) >patrz przykład 1. Przy czym gdyby nieprowadzenie owej księgi wyrządziło udziałowcom szkodę, osoby te mogą ponosić odpowiedzialność za jej naprawienie na zasadach ogólnych >patrz przykład 2. Niezależnie od tego za dopuszczenie do sytuacji, że nie jest prowadzona księga udziałów, wchodzącym w skład zarządu grozi grzywna do 20 tys. zł, którą nakłada sąd rejestrowy.

Uwaga! Czynności związane z prowadzeniem księgi udziałów powinny być dokonywane ze starannością wynikającą z zawodowego charakteru zarządu (likwidatorów).

Przykład 1

Zarząd P sp. z o.o. mimo wezwania sądu rejestrowego nie złożył w zakreślonym terminie aktualnej księgi udziałów. W związku z tym na podmiot została nałożona grzywna w wysokości 800 zł. W majątku spółki zaistniała zatem szkoda, do której solidarnego naprawienia (zapłaty 800 zł) zobowiązani są członkowie zarządu (chyba że wykażą brak swojej winy w tym zaniechaniu).

Przykład 2

Pani Aleksandra, wspólnik N sp. z o.o., na skutek przeoczenia spowodowanego reorganizacją spółki nie została wpisana do księgi udziałów. Pozostali dwaj wspólnicy na tej podstawie odmówili wypłaty należnej jej części zysku wynikającego z rocznego sprawozdania finansowego. Jeżeli zatem pani Aleksandra wykaże, że brak stosownego wpisu w księdze udziałów był zawiniony przez zarząd, a ponadto wykaże związek przyczynowy pomiędzy tym zaniechaniem a nieotrzymaniem dywidendy, sąd zasądzi na jej rzecz od członków zarządu N sp. z o.o. odszkodowanie w wysokości niewypłaconej części zysku (wraz z odsetkami ustawowymi, jeżeli ich zażąda).

Kto ma prawo przeglądać

Każdy wspólnik może przeglądać księgę udziałów. Prawo to należy do kategorii osobistych i przysługuje mu bezwzględnie. Nie może być więc ani ograniczone, ani wyłączone umową spółki >patrz przykład 3. Zarząd nie ma jednak obowiązku (lecz wyłącznie uprawnienie) wydawać z tej księgi odpisów, zaświadczeń oraz wyciągów >patrz przykład 4. Nie ma natomiast przeszkód, aby w kontrakcie podmiotu rozszerzyć katalog osób uprawnionych do jej przeglądania >patrz przykład 5. Przy czym zakazane jest wystawianie dokumentów na okaziciela, jak również imiennych lub na zlecenie, a zatem o charakterze papierów wartościowych, na udziały w spółce.

Uwaga! Jeżeli sp. z o.o. została zawiadomiona o przejściu udziału(ów) lub jego części, a zarząd (likwidator) nie dokonał odpowiedniej zmiany, nabywca udziału(ów) lub jego części ma prawo przeglądania księgi udziałów.

Przykład 3

Pani Olimpia, wspólnik X sp. z o.o., w e-mailu skierowanym do prezesa zarządu (pana Tomasza) zażądała przedstawienia jej do wglądu księgi udziałów. Pan Tomasz odmówił jednak, twierdząc, że z umowy spółki nie wynika, aby takie uprawnienie przysługiwało wspólnikom. Stanowisko to nie jest więc zasadne. O tym prawie (o charakterze bezwzględnym) stanowi bowiem art. 188 § 2 k.s.h. Nie ma zatem znaczenia, czy stosowny zapis znajduje się w kontrakcie podmiotu czy też nie.

Przykład 4

Pani Julita, wspólnik Y sp. z o.o., poprosiła pana Konrada (członka zarządu) o wydanie poświadczonego przez zarząd za zgodność z oryginałem odpisu księgi udziałów. Pan Konrad wyraził na to zgodę. Główny księgowy, który był świadkiem tej sytuacji, stwierdził, że zarząd zobligowany jest jedynie do udostępnienia do wglądu księgi udziałów, a z art. 188 § 2 k.s.h. nie wynika, aby wspólnik mógł żądać wydania jakichkolwiek odpisów z tej księgi. Pogląd głównego księgowego nie jest jednak prawidłowy. Wprawdzie z cytowanego przepisu faktycznie nie wynika, że zarząd ma obowiązek wydawania wspólnikom odpisów z księgi udziałów, jednak ustawowego zakazu nie ma, w związku z tym pan Konrad mógł postąpić w opisany sposób.

Przykład 5

W umowie M sp. z o.o. wprowadzono klauzulę przewidującą, że księgę udziałów może przeglądać przewodniczący rady nadzorczej albo pisemnie przez niego upoważniony członek tego organu. Zastrzeżenie to jest dopuszczalne. Kiedy zatem przewodniczący tego gremium, względnie właściwie umocowana przez niego osoba wchodząca w jego skład będą chcieli skorzystać z owego uprawnienia, zarząd M sp. z o.o. będzie musiał przedstawić im do wglądu księgę udziałów.

Zmiany w składzie wspólników

Każda zmiana w obsadzie personalnej udziałowców sp. z o.o. wymaga jej ujawnienia w KRS. Do odpowiedniego wniosku załącza się więc podpisaną przez wszystkich członków zarządu aktualną listę wspólników z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich, a jeżeli ustanowiono zastaw lub prawo użytkowania udziału, również wzmiankę o tym fakcie >>patrz wzór księgi udziałów.

Uwaga! Na złożenie nowej księgi udziałów zarząd (likwidator) ma siedem dni od zawiadomienia o przejściu udziału(ów) lub jego części (a nie wpisania do księgi udziałów). Jeżeli uaktualniona księga udziałów nie zostanie złożona w tym terminie, a sąd rejestrowy poweźmie informację o zmianie w składzie wspólników bądź o innych danych, które muszą znaleźć odzwierciedlenie w jej treści, wezwie zarząd (likwidatora) do jej złożenia w ciągu kolejnych siedmiu dni pod rygorem grzywny do 10 tys. zł (chyba że dwukrotne wymierzenie grzywny okazało się nieskuteczne; ogólna suma grzywien w tej samej sprawie nie może przewyższać 1 mln zł), którą fakultatywnie się ponawia. W razie wykonania czynności grzywny niezapłacone do tej pory ulegają umorzeniu.

Od 1 kwietnia 2016 r., jeżeli zmiana wspólników nastąpi na podstawie umowy, która została zawarta przy wykorzystaniu wzorca umowy albo wzorca uchwały udostępnionego w systemie teleinformatycznym, listę wspólników trzeba będzie (przynajmniej powinno się) sporządzać przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym i opatrzyć bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Autorka jest adwokatem

Podstawa prawna: art. 174 § 6, art. 187 § 1, art. 188, 293, 300 oraz art. 594 § 1 pkt 2 i § 4 ustawy z 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (t.j. DzU z 2015 r., poz. 1830) art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 1923), art. 1052 ustawy z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. DzU z 2015 r., poz. 1854)

Z orzecznictwa

- Naczelny Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 23 września 2009 r., II FSK 630/08 wyraził pogląd, że „stosownie do treści art. 188 § 3 k.s.h. po każdym wpisaniu zmiany zarząd składa sądowi rejestrowemu podpisaną przez wszystkich członków zarządu nową listę wspólników z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich oraz wzmianką o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału. Jednak przepis ten nie nakłada na zarząd obowiązku udokumentowania zmiany, np. przez złożenie umowy zbycia. Niezłożenie zatem takich dokumentów nie stanowi o niezgodnych z prawem brakach w postępowaniu, których stwierdzenie zobowiązywałoby sąd rejestrowy do ich usunięcia. Stąd też sąd rejestrowy, dokonując wpisu do rejestru przedsiębiorców, nie ma obowiązku badania ważności umów zbycia udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością".

- Natomiast w uchwale z 22 września 1993 r., III CZP 118/93 Sąd Najwyższy stwierdził odmiennie, że „sąd odmówi przyjęcia do rejestru spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nowej listy wspólników, jeżeli zgłoszona w tym przedmiocie zmiana opiera się na nieważnej umowie zbycia udziałów".