Wydając świadectwo pracy i inne dokumenty związane z etatem, pracodawca musi je prawidłowo przygotować. Informują one pracownika i jego przyszłego szefa o sposobie rozwiązania stosunku pracy czy liczby dni wykorzystanych jako urlop na żądanie. Z kolei z danych np. o okresach składkowych i nieskładkowych wynikają należne pracownikowi świadczenia z ubezpieczeń społecznych. Dlatego błędy lub nieprawidłowości narażają pracodawcę na odpowiedzialność zarówno wobec ZUS, jak i pracownika.

Czego zażąda ZUS

Zwrot nienależnie pobranych świadczeń spowodowanych podaniem nieprawdziwych danych przez pracodawcę jako płatnika reguluje ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 121 ze zm., dalej ustawa o sus). Jej art. 84 ust. 6 stanowi wprost, że gdy pracownik otrzymał z ubezpieczeń społecznych nieprzysługujące mu lub zawyżone świadczenie, a było to spowodowane przekazaniem przez płatnika składek nieprawdziwych danych wpływających na prawo do tych świadczeń lub ich wysokość, ZUS może dochodzić ich zwrotu właśnie od pracodawcy. Zatrudniający będzie musiał oddać całość lub należną nadwyżkę. Zwrot będzie też obciążony ustawowymi odsetkami, co istotnie zwiększy pieniężne zobowiązanie pracodawcy.

Nieprawdziwe dane, tj. niezgodne ze stanem faktycznym, mogą być zawarte zarówno w świadectwie pracy, jak i zaświadczeniach o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Czy pracodawca odpowiada na zasadzie winy? Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 28 stycznia 2015 r. (I UK 206/14), przesłanką odpowiedzialności płatnika na podstawie art. 84 ust. 6 ustawy o sus jest jego wina w niewykonaniu lub nienależytym wykonaniu przekazania organowi rentowemu wymaganych informacji, polegająca na niedochowaniu należytej staranności. Rażące niedbalstwo pracownika, wyrażające się np. w nieprawidłowym podaniu informacji, skutkujące następczym błędem w świadectwie pracy, nie wyłącza winy pracodawcy.

Zatem rażące niedbalstwo pracownika stanowi jednoczesne rażące niedbalstwo płatnika (pracodawcy). Choć to stanowisko w doktrynie przeważa, nie jest jedyne. Odmiennie się podnosi, że odpowiedzialność płatnika przekazującego obiektywnie nieprawdziwe dane nie zależy od winy, gdyż przepis ten nie uzależnia jej powstania od tej przesłanki.

Roszczenia pracownika

Odpowiedzialność pracodawcy wobec etatowca może opierać się na podstawach pracowniczych albo cywilnoprawnych. Pierwszą z nich ustanawia art. 99 § 1 i 2 oraz art. 281 pkt 6 kodeksu pracy. Zatrudniony ma roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy. Odszkodowanie z tego tytułu przysługuje w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy z tego powodu, ale nie dłuższy niż sześć tygodni. Na mocy art. 281 ust. 6 k.p., czyli przepisu stanowiącego o wykroczeniach przeciwko prawom pracownika, pracodawca odpowiada, gdy nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Takie zaniechanie może narazić go na grzywnę od 1 tys. do 30 tys. zł.

Niewykluczona jest także jego odpowiedzialność na podstawie art. 471 kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 k.p. Będzie tak wtedy, gdy pracownik poniesie inną szkodę niż utrata zarobków czy świadczeń (zwłaszcza jeżeli chodzi o utratę prawa do zasiłku dla bezrobotnych z powodu niewłaściwego świadectwa).

Podstawę odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną pracownikowi wskutek wydania wadliwego świadectwa, odmowy poświadczenia zatrudnienia w warunkach szkodliwych lub w szczególnym charakterze, wynikającej z niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązku prowadzenia dokumentacji pracowniczej stanowi art. 471 k.c. w zw. z art. 300 k.p. Uprzednie żądanie sprostowania świadectwa nie jest warunkiem dochodzenia odszkodowania z art. 99 § 2 k.p.

Do wystąpienia odpowiedzialności odszkodowawczej pracodawcy niezbędne jest równoczesne ziszczenie się trzech przesłanek:

1) pracodawca nie wykonał albo wykonał nienależycie spoczywający na nim obowiązek wydania świadectwa pracy (nieprawidłowe działanie pracodawcy),

2) pracownik poniósł uszczerbek majątkowy z powodu niemożności podjęcia nowego zatrudnienia lub korzystania z innych świadczeń określonych w ustawie (szkoda),

3) szkoda powstała w bezpośrednim związku z nieprawidłowym działaniem pracodawcy (między jego działaniem a szkodą istnieje związek przyczynowy).

—Sylwia Puzynowska, radca prawny

Bez skutków

Na ograniczenie obciążenia pracodawcy wpływa kilka czynników:

- termin

Co do zasady ZUS nie może wymagać zwrotu pobranych świadczeń za okres dłuższy niż ostatnie trzy lata. Jeżeli jednak pobierający świadczenie zawiadomił organ rentowy o zajściu okoliczności uzasadniających wstrzymanie wypłat lub ustanie prawa, które uzasadniało wypłatę określonego świadczenia, ten może domagać się zwrotu za rok (art. 84 ust. 3 ustawy o sus). W takim przypadku nienależnie pobrane świadczenia zwraca się bez odsetek za zwłokę.

- błąd ZUS

ZUS ma obowiązek merytorycznego sprawdzenia treści dokumentów przedkładanych przez pracodawców, gdyż są to dokumenty prywatne i nie korzystają z domniemania zgodności z prawdą (wyrok SN z 11 października 2014 r., II UK 570/13). Jeżeli zatem do wypłaty świadczenia doszło też z powodu zaniedbania samego ZUS, który należycie nie przeprowadził weryfikacji, choć mógł i powinien to zrobić, nie będzie mógł dochodzić zwrotu nienależnie pobranych świadczeń. Nie oznacza to jednak, że ZUS musi każdorazowo sprawdzać przekazane mu dokumenty. Może to zrobić jedynie wtedy, gdy na pierwszy rzut oka budzą one wątpliwości lub zawierają sprzeczne zapisy.

- odstąpienie od zwrotu

Art. 84 ust. 8 ustawy o sus dopuszcza wyjątkowe okoliczności, kiedy ZUS może odstąpić od żądania zwrotu należności za nienależnie pobrane świadczenia w całości lub w części, odroczyć termin ich płatności albo rozłożyć je na raty. Są to dwa przypadki, gdy:

1) zachodzą szczególnie uzasadnione okoliczności,

2) kwota nienależnie pobranych świadczeń nie przewyższa kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji.

Przepis ten spełnia istotną funkcję ochronną, zwłaszcza pkt 1, umożliwiając powołanie się na okoliczności, których nie przewidział ustawodawca. Wydając zaskarżoną uprzednio decyzję, ZUS powinien więc wziąć pod uwagę tę regulację.