Przedsiębiorca, który szykuje się do pozyskania unijnego dofinansowania, wielokrotnie spotka się z pojęciem „koszty/ wydatki kwalifikowane". Właściwie na każdy projekt składają się bowiem te wydatki, które za takie wolno uznać, i te, które w żadnym razie nie mogą być współfinansowane z funduszy unijnych (środków pomocy publicznej lub pomocy de minimis).
Podział ten jest bardzo ważny. Przede wszystkim, jeżeli przedsiębiorca otrzymuje informację, że może liczyć na dofinansowanie w wysokości np. 50 proc., to zawsze odnosi się to właśnie do kosztów kwalifikowanych. Jednak w praktyce w zdecydowanej większości przypadków nie będzie to oznaczało, że firma otrzyma dokładnie połowę środków potrzebnych na realizację zaplanowanego projektu. Tak byłoby tylko wówczas, gdyby rzeczywiście 100 proc. zaplanowanych kosztów mieściło się w tej kategorii.