Wyjazdowe szkolenie a należne pracownikowi świadczenia

Konieczność stałego podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników nie jest obecnie niczym dziwnym. Potrzeba ciągłego uzupełniania wiedzy i umiejętności występuje zarówno wśród specjalistów, jak też u wszystkich pracowników, gdyż niejednokrotnie wymusza ją postęp technologiczny i związana z nim konieczność dostosowania się podwładnego do nowych warunków wykonywania pracy.

Część z tych szkoleń i kursów jest organizowana w siedzibie zakładu. Jednak równie dobrze mogą się one wiązać z koniecznością wyjazdu poza stałe miejsce pracy. Skierowanie pracownika na szkolenie wyjazdowe może poważnie skomplikować rozliczenie jego czasu pracy, rodząc ponadto konieczność wypłaty należności związanych z podróżą służbową. Jeśli taki wyjazd jest dłuższy, podwładny może domagać się także zwrotu kosztów powrotu do domu na weekend.

Kurs a czas pracy

Udział w szkoleniu nie jest tożsamy ze świadczeniem pracy. Mimo to uznaje się, że jeśli cel kursu jest ściśle związany z pracą wykonywaną na rzecz zakładu, to należy go zaliczać do czasu pracy. Taki wniosek można wysnuć z wyroku Sądu Najwyższego z 25 stycznia 2005 r. (I PK 144/04).

W związku z powyższym delegowanie pracownika do udziału w szkoleniu organizowanym przez zewnętrzny podmiot może wpłynąć na rozliczenie jego czasu pracy. Zwłaszcza gdy godziny nauki nie będą się pokrywać z godzinami pracy wynikającymi z obowiązującego podwładnego rozkładu. Jeśli w takiej sytuacji szef nie zdecyduje się na zmianę grafiku pracownika w okresie odbywania szkolenia, może to skutkować powstaniem nadgodzin oraz koniecznością rekompensaty przestojów – zob. >przykład 1.

Łącznie z przejazdem

Konieczność zaliczania do czasu pracy godzin podróży służbowej (tj. przejazdu) przypadających na normalne godziny pracy pracownika wynikające z rozkładu wielokrotnie potwierdzał Sąd Najwyższy. Przykładem jest wyrok z 23 czerwca 2006 r. (II PK 265/04), w którym SN uznał, że choć czas przejazdu i powrotu do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej oraz czas pobytu w tej miejscowości nie są pozostawaniem w gotowości do świadczenia pracy, to w zakresie przypadającym na normalne godziny pracy wynikające z rozkładu czasu pracy podwładnego podlegają wliczeniu do jego normy. Przeciwna interpretacja prowadziłaby do niedopuszczalnych konsekwencji z możliwością zobowiązania pracownika do odpracowania czasu trwania podróży służbowej włącznie.

W przypadku dłuższych podróży służbowych zmiana rozkładu czasu pracy może więc generować poważne koszty. Oprócz konieczności wypłacenia wynagrodzenia za godziny trwania podróży służbowej przypadające na normalne godziny pracy podwładnego wystąpi bowiem potrzeba odrębnej rekompensaty powstałych nadgodzin. W większości przypadków są to przekroczenia dobowe. Jednak przy zmianie rozkładu istnieje ryzyko wystąpienia nadgodzin średniotygodniowych – zob. >przykład 2.

Potwierdził resort

Pogląd o kwalifikowaniu nadgodzin przypadających między dobami pracowniczymi jako naruszających przeciętną normę tygodniową poparło MPiPS w stanowisku z 13 września 2013 r. w sprawie godzin nadliczbowych przypadających pomiędzy dwiema dobami pracowniczymi. Na jego łamach podniesiono, że wcześniejsze wezwanie pracownika do pracy nie wpływa na obowiązujący go rozkład, z którego wynika godzina rozpoczęcia pracy będąca jednocześnie początkiem doby pracowniczej. Skoro zaś danej pracy nie sposób przypisać do żadnej z dób, powoduje ona przekroczenie normy średniotygodniowej, rodząc po stronie podwładnego prawo do 100-proc. dodatku do normalnego wynagrodzenia za pracę.

Krajowa dieta...

Pracownik wykonujący na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza siedzibą firmy lub poza swoim stałym miejscem pracy nabywa prawo do należności na pokrycie kosztów związanych z wyjazdem. W przypadku podróży krajowych ich naliczenie nie przysparza większych problemów, jeśli pracodawca stosuje właściwe zasady ustalenia czasu trwania podróży. Trwa ona nieprzerwanie od momentu wyjazdu z siedziby pracodawcy, stałego miejsca pracy lub miejscowości wskazanej przez pracodawcę (np. tej, w której zamieszkuje podwładny) do momentu powrotu do tego miejsca. Tym sposobem czas trwania wyjazdu służbowego jest niezależny od układu dób i tygodni pracowniczych, a 24-godzinne okresy, uprawniające do pełnej diety, liczy się nieprzerwanie od momentu rozpoczęcia podróży – zob. >przykład 3.

Uwaga! Dieta krajowa ulega pomniejszeniu o koszt zapewnionego pracownikowi bezpłatnego wyżywienia, również w zakresie usługi hotelarskiej. W tej kwestii przepis § 7 pkt 4 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167) przewiduje, że śniadanie i kolacja stanowią po 25 proc. diety, a pozostałe 50 proc. to obiad. Tym samym pracodawca może pomniejszyć to świadczenie z tytułu każdego zapewnionego bezpłatnego posiłku.

...i zwrot kosztów

Poza dietą pracownik ma roszczenie o zwrot kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem w granicach limitu ustalonego na poziomie 20-krotności diety (600 zł), a w uzasadnionych przypadkach za zgodą pracodawcy również ponad ten limit. Wyjątkiem od tej zasady są nocne przejazdy oraz sytuacje, gdy podwładny korzysta z noclegu zapewnionego przez szefa lub ma możliwość codziennego powrotu do miejsca zamieszkania.

Jeśli pracownik nie dysponuje rachunkiem za hotel, zamiast zwrotu kosztów ma prawo do ryczałtu stanowiącego 150-proc. diety (45 zł). Warunkiem wypłaty tego świadczenia jest jednak skorzystanie w czasie podróży służbowej z noclegu obejmującego co najmniej 6 godzin z przedziału między 21 a 7.

Pracownik przebywający w podróży służbowej ma ponadto roszczenie o zwrot:

- kosztów przejazdów (w cenie stwierdzonej biletem lotniczym, kolejowym, autobusowym),

- kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, oraz

- innych niezbędnych i udokumentowanych wydatków określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb – zob. >przykład 4.

Dłuższa delegacja

Podróże krajowe trwające dziesięć lub więcej dni rodzą po stronie delegowanego prawo do zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy wskazanym przez pracodawcę środkiem transportu do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem (§ 10 omawianego rozporządzenia). Ta regulacja stwarza podwładnym możliwość powrotu na weekend do miejsca zamieszkania bez ponoszenia dodatkowych kosztów związanych z przejazdami. Obciążają one pracodawcę, który musi zapewnić podwładnemu możliwość powrotu, decydując jednocześnie o wyborze środka transportu – zob. >przykład 5.

Zaliczka tylko na wniosek

Polecenie wyjazdu w podróż krajową nie rodzi po stronie podwładnego automatycznego roszczenia o wypłatę zaliczki, jak ma to miejsce przy wyjazdach zagranicznych. Obowiązek wypłaty zaliczki na poczet niezbędnych kosztów w podróży krajowej ogranicza się więc do przypadków, gdy z takim wnioskiem wystąpi zainteresowany. Wysokość świadczenia powinna pozostawać w relacji do wstępnej kalkulacji kosztów podróży służbowej.

Bez naruszania rozkładu

Inżynier zatrudniony w firmie produkującej stolarkę okienną został oddelegowany na organizowane w innej miejscowości szkolenie z obsługi obrabiarek nowego typu, które zakład chce niebawem wprowadzić. Pracownik jest zatrudniony w podstawowym czasie pracy i wykonuje zadania w godz. 8–16. Natomiast program szkolenia przewidywał zajęcia od 9 do 18 z godzinną przerwą obiadową od 13 do 14. W tym przypadku brak ingerencji w obowiązujący pracownika rozkład spowoduje, że:

- każdy dzień szkolenia zacznie się od pierwszej godziny pozostawania w gotowości do świadczenia pracy,

- godziny pracy od 9 do 16 trzeba zaliczyć do normalnego czasu pracy bez względu na występującą w czasie ich trwania przerwę obiadową,

- szkolenie od 16 do 18 skutkuje przekroczeniem o dwie godziny dobowej normy czasu pracy, więc pracownik ma za nie prawo do normalnego wynagrodzenia uzupełnionego o 50-proc. dodatek.

Z ingerencją w rozkład

Wizażystka pracująca w salonie urody w Krakowie została oddelegowana na tygodniowe szkolenie do Warszawy. Zgodnie z rozkładem pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 11–19, ale zajęcia w ramach szkolenia odbywały się od 9 do 17. W tych okolicznościach praca od wtorku do piątku w godz. 9–11 będzie przypadać w zakresie poprzedniej dniówki, powodując za każdym razem dwie nadgodziny wynikające ze złamania doby pracowniczej.