Kontrola inspektora pracy w firmie

Typową kontrolę PIP można podzielić na cztery podstawowe etapy:

- zawiadomienie pracodawcy,

- przedstawienie przez inspektora legitymacji i upoważnienia do kontroli,

- pierwsze spotkanie z pracodawcą i związkami zawodowymi oraz

- właściwą kontrolę.

W większości przypadków te etapy uzupełnia weryfikacja wykonania wcześniejszych zaleceń organów kontroli i nadzoru nad warunkami pracy. Niekiedy inspektor może pominąć zawiadomienie pracodawcy i przedstawienie upoważnienia do kontroli, które okaże już po rozpoczęciu sprawdzania. Podobnie wolno zrobić przy spotkaniu z pracodawcą, które nastąpi też po podjęciu przez inspektora pewnych czynności badawczych.

Pismo musi być

Zawiadomienie przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli to pierwszy krok inspektorów pracy przy większości kontroli. Wyjątki od tej zasady przewiduje art. 79 ust. 2 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. DzU z 2013 r., poz. 672 ze zm., dalej ustawa o swobodzie działalności). Wyłącza on wymóg zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, kiedy:

- ma być ona przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych powszechnych przepisów prawa wspólnotowego lub ratyfikowanej umowy międzynarodowej,

- jej przeprowadzenie jest niezbędne, aby przeciwdziałać popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przestępstwa lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczeniu dowodów jego popełnienia,

- jest przeprowadzana na podstawie ustawy o systemie monitorowania i kontrolowania jakości paliw lub ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów,

- jest to uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego,

- przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania lub siedziby oraz gdy dostarczanie pism na wskazany adres było bezskuteczne lub utrudnione.

W każdym z tych przypadków inspektor musi uzasadnić, dlaczego nie zawiadomił o zamiarze wszczęcia kontroli zarówno w książce kontroli, jak i w protokole sporządzanym po jej przeprowadzeniu (art. 79 ust. 7 ustawy o swobodzie działalności).

W pozostałych przypadkach kontrolę można wszcząć nie wcześniej niż po siedmiu dniach od doręczenia szefowi zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli oraz nie później niż przed upływem 30 dni od tej daty. Jedynie na wniosek przedsiębiorcy inspektor ma prawo rozpocząć badanie przed upływem siedmiu dni od doręczenia mu zawiadomienia o zamiarze jej przeprowadzenia. Z kolei naruszenie 30-dniowego terminu od daty doręczenia zawiadomienia na wszczęcie czynności kontrolnych powoduje, że wymaga to ponownego zawiadomienia pracodawcy. Z niego szef dowie się m.in. o zakresie kontroli (art. 79 ust. 6 pkt 4 ustawy o swobodzie działalności).

Jej przepisów nie stosuje się do pracodawców sfery budżetowej, gdyż nie są przedsiębiorcami i nie prowadzą działalności gospodarczej. W efekcie start kontroli w urzędzie, szkole publicznej czy państwowej instytucji kultury wymaga jedynie okazania legitymacji służbowej przez inspektora, potwierdzającej jego tożsamość i uprawnienia. Praktyka wskazuje jednak na to, że choć nie ma takiego obowiązku, inspektorzy często uprzedzają pracodawcę o wizycie. Gwarantuje to, że zastaną na miejscu osobę umocowaną np. do udostępnienia niezbędnej dokumentacji.

Sprawę komplikuje dodatkowo rozpoczynanie przez inspektorów kontroli bez zawiadomienia z powołaniem na konwencję nr 81 Międzynarodowej Organizacji Pracy dotyczącą inspekcji pracy w przemyśle i handlu z 11 lipca 1947 r. (DzU z 1997 r. nr 72, poz. 450). To przypadek podejmowania czynności kontrolnych na mocy bezpośrednio stosowanych przepisów ratyfikowanej umowy międzynarodowej, która w art. 12 ust. 1 lit. a uprawnia inspektora do swobodnego wstępu o każdej porze dnia i nocy, bez uprzedzenia do każdego zakładu pracy. Ograniczeniem praktycznego stosowania tej konwencji jest to, że Polska nie przyjęła protokołu dodatkowego z 1995 r. rozszerzającego stosowanie jej przepisów na przedsiębiorstwa usługowe. W efekcie na tej podstawie inspektor pracy z niezapowiedzianą wizytą zjawi się jedynie w firmie handlowej lub zakładzie przemysłowym. Nie dotyczy to jednak firm usługowych, gdyż nie ratyfikowano protokołu dodatkowego.

Legitymacja i upoważnienie

Inspektor musi uwiarygodnić się przed pracodawcą, czemu służy okazanie legitymacji służbowej. W zależności od tego, czy wizyta odbywa się u przedsiębiorcy, czy np. w jednostce budżetowej, badający uzupełnia to o przekazanie upoważnienia. Podobnie jak zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, upoważnienie jest wymagane jedynie, gdy ma ona dotyczyć przedsiębiorcy (art. 24 ust. 2 i 3 ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy, tekst jedn. DzU z 2012 r., poz. 404 ze zm., dalej ustawa o PIP). W efekcie, wizytując jednostkę budżetową, inspektor musi mieć wyłącznie legitymację.

Z informacji wynikających z upoważnienia kluczowe znaczenie dla pracodawcy ma zakres przedmiotowy kontroli. Inspekcja pracy przyjmuje tu bardzo ogólny sposób jej określania. Wskazuje np. prawną ochronę pracy oraz przepisów dotyczących legalności zatrudnienia lub techniczne bezpieczeństwo i higienę pracy, a przy kompleksowych kontrolach – oba te zagadnienia. Na podstawie upoważnienia można więc rozstrzygnąć, czy badane będą sprawy BHP czy kadrowo-płacowe. W wyjątkowych przypadkach, gdy okoliczności uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli u przedsiębiorcy, inspektor może rozpocząć ją, posługując się tylko legitymacją, doręczając upoważnienie do kontroli najpóźniej w ciągu siedmiu dni od jej podjęcia (art. 24 ust. 5 ustawy o PIP).

Przykład 1

Na budowie centrum handlowego inspektor pracy zjawił się z upoważnieniem do kontroli głównego wykonawcy. Na miejscu okazało się, że prace w dużej mierze realizują podwykonawcy, którzy niewłaściwie chronią pracujących na wysokości. Tu inspektor może skontrolować pracowników podwykonawców, posługując się samą legitymacją, doręczając każdej z badanych firm wymagane upoważnienie w ciągu siedmiu dni od startu kontroli.

Spotkanie z pracodawcą i załogą

Początkiem większości kontroli jest zgłoszenie przez inspektora obecności w zakładzie jego prezesowi lub dyrektorowi. Wymagają tego zasady kultury, gdyż pracodawca jest gospodarzem terenu, na którym inspektor będzie przez pewien czas wykonywał swoje zadania. Jedyne odstępstwa od tej reguły dotyczą przypadków, kiedy uprzedzenie kontrolowanego o wkroczeniu inspektora mogłoby negatywnie wpłynąć na wynik badania (art. 26 ust. 3 ustawy o PIP).

Przykład 2

W asyście pracowników sekcji prawnej okręgowego inspektoratu pracy inspektor bada legalność zatrudnienia w stoczni. Ponieważ zakład jest rozległy, kontrola rozpoczęła się od obstawienia wszystkich dróg prowadzących do firmy i wylegitymowania osób znajdujących się na jej terenie. Dopiero po tym inspektor zgłosił pracodawcy swoją obecność w zakładzie. Gdyby postąpił odwrotnie i zaanonsował się, a następnie zaczął legitymować przebywających na terenie, istniałoby duże ryzyko, że nielegalnie zatrudnieni zostaliby natychmiast usunięci z zakładu bocznym wyjściem. Kontrola nie przyniosłaby więc spodziewanego efektu.

Podczas spotkania z pracodawcą inspektor przedstawia upoważnienie i precyzuje, jakie zagadnienia będzie badał. Następnie dokonuje wpisu do książki kontroli. Z niej dowie się, czy firmę wcześniej odwiedzały już inne ograny kontroli i nadzoru nad warunkami pracy. Na tym etapie inspektor zweryfikuje wykonanie wcześniej wydanych decyzji i zaleceń pokontrolnych (art. 23 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIP). Gdyby się okazało, że pracodawca ich nie zrealizował, inspektor musi poinformować o tym właściwy organ. O tym, czy zakład był wcześniej badany przez PIP, inspektor dowie się jeszcze przed swoją wizytą z prowadzonych przez urząd rejestrów. Gromadzone tam dane wskazują środki prawne wydane podczas poprzednich kontroli i termin ich wykonania, więc jeśli sprawa nie przedawniła się, inspektor zainteresuje się ich realizacją.

Ponadto powinien ustalić, czy w zakładzie działają związki zawodowe, rada pracowników, społeczna inspekcja pracy lub organy samorządu załogi, z którymi musi współdziałać w trakcie tych czynności (art. 29 ustawy o PIP). Jeśli tak, powiadamia je o swojej obecności już na starcie badania. W przekazaniu tej informacji załodze przeważnie pośredniczy pracodawca, a wymienione przedstawicielstwa mogą żądać od inspektora:

- informacji o tematyce i zakresie prowadzonej kontroli,

- porad i informacji z zakresu prawa pracy,

- przeanalizowania w trakcie kontroli zgłoszonych przez nie uwag i zastrzeżeń.

W praktyce takie współdziałanie polega na zorganizowaniu spotkania z inspektorem na życzenie związków, rady pracowników lub samorządu czy społecznego inspektora pracy. Podczas niego kontrolujący przedstawia zainteresowanym, co będzie badał, zaś przedstawiciele załogi mogą zwrócić uwagę na zaobserwowane nieprawidłowości również spoza zagadnień, którymi inspektor wstępnie planował się zająć. Mogą więc oni rozszerzyć pierwotnie założony zakres kontroli oraz usprawnić działania badającego, zyskującego precyzyjne informacje od osób zorientowanych w problemach załogi i możliwościach wykazania błędów pracodawcy.

Najdłuższy odcinek

Dopiero po tych wstępnych działaniach następuje zasadnicza aktywność inspektora. Na tym etapie trudno jednak mówić o określonym schemacie postępowania kontrolera, gdyż o przebiegu badania decyduje to, co będzie kontrolowane. Inspektor może wizytować stanowiska pracy i pomieszczenia zakładu, sprawdzać dokumentację, przesłuchać pracowników oraz podejmować inne czynności mające ustalić stan faktyczny w odwiedzanej firmie. Może się to odnosić do przestrzegania prawa pracy, przepisów i zasad BHP albo regulacji dotyczących legalności zatrudnienia, a ustalenie i udokumentowanie faktów ma na celu porównanie ich ze stanem prawnym (art. 21 ustawy o PIP). W ten sposób inspektor wychwyci nieprawidłowości oraz zastosuje odpowiednie do nich środki prawne.

Poczynione w trakcie kontroli ustalenia sprawdzający inspektor dokumentuje zwykle w protokole, którego podpisanie przez pracodawcę kończy postępowanie. Nie oznacza to jednak finału perturbacji związanych z badaniem. Jeśli w trakcie zostaną ujawnione jakiekolwiek naruszenia przepisów, naturalną konsekwencją jest wydanie przez inspektora środków prawnych (tj. nakazów lub wystąpień) kierowanych do pracodawcy. Działanie to ma na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości lub uniknięcie podobnych błędów w przyszłości.

Autorzy są prawnikami, byłymi pracownikami PIP, obecnie wspólnikami w firmie Pogotowie Kadrowe sp.j.

Niebawem bez uprzedzenia?

Projekt nowelizacji ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, który w listopadzie ub.r. wpłynął do Sejmu, przewiduje zarówno zniesienie obowiązku uprzedzania pracodawców z siedmiodniowym wyprzedzeniem o planowanej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, jak i zwolnienie inspektorów pracy z wymogu okazania upoważnienia do przeprowadzania działań na terenie zakładu.