Rozliczanie składek ZUS za pracownika na urlopie wychowawczym

Gdy pracownik przebywa na urlopie wychowawczym, to zakład ma mnóstwo papierkowej roboty. Wydawać by się mogło, że skoro nie trzeba płacić składek, to sprawa jest stosunkowo prosta. Okazuje się jednak, że płatnicy mają dużo wątpliwości związanych właśnie ze składaniem dokumentów za takie osoby. Nie wiedzą też, czy każdy przebywający na takim urlopie podlega ubezpieczeniom.

Nowe kody, stare druki

Osoba na urlopie wychowawczym to odrębny od pracowniczego tytuł do ubezpieczeń społecznych. Każdy, kto udzielił swojemu podwładnemu takiej rodzicielskiej pauzy, musi go rozliczać w ZUS właśnie z tego nowego tytułu. Nie oznacza to jednak wcześniejszego wyrejestrowania etatowca z pracowniczego tytułu.

Płatnik nie składa zgłoszenia ZUS ZUA, gdy podwładny idzie na wychowawczy, ani też raportu ZUS ZWUA, gdy wolne się kończy. Zgłasza go do ubezpieczeń, wykazując ubezpieczonego w imiennym raporcie miesięcznym ZUS RCA z kodem tytułu ubezpieczeń 12 11 xx.

Za osobę, której pracodawca udzielił urlopu, składa też raport ZUS RSA z kodem tytułu ubezpieczeń 01 10 xx. Wykazuje tam okres urlopu i kod świadczenia/przerwy 121 (urlop wychowawczy). Ten raport składa także wtedy, gdy pracownik z urlopu wychowawczego nie spełnia warunków do podlegania ubezpieczeniom i nie jest za niego składany raport ?z kodem 12 11 xx.

Konieczne oświadczenie

Oczywiście zanim szef przystąpi do rozliczania składek, musi ustalić, czy pracownik spełnia warunki do podlegania z urlopu wychowawczego ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Musi odebrać od podwładnego oświadczenie, że nie ma on innych tytułów rodzących obowiązek ubezpieczeń w ZUS ani nie jest emerytem czy rencistą.

Każdy inny tytuł powoduje, że składek z urlopu się nie nalicza. Ponieważ to zawsze pracodawca odpowiada za poprawne rozliczenia z organem rentowym, powinien maksymalnie zabezpieczyć się przed ewentualnym błędami w dokumentacji, powodującymi konieczność korekty. W tym celu warto zamieścić w oświadczeniu pouczenie, że gdy zmieni się sytuacja ubezpieczeniowa takiej osoby (np. otworzy własny biznes czy podejmie pracę na zlecenie), to ?w ciągu siedmiu dni poinformuje ona o tym firmę.

Co prawda ten obowiązek wynika wprost z ustawy, ale warto o nim poinformować podwładnego, aby uniknąć ?w przyszłości ewentualnych korekt. Poza tym, z punktu widzenia pracodawcy, to bardzo istotna informacja – pracownik idzie na urlop, aby opiekować się małym dzieckiem, a nie pracować w tym czasie gdzie indziej. Warto trzymać rękę na pulsie ?i w razie potrzeby skorzystać z możliwości odwołania z wychowawczego (art. 1862 k.p.), jeśli wiadomo, że pracownik cały pochłonięty jest nowym źródłem zarobkowania, a wychowawczy tak naprawdę jest po to, aby sprawdzić się na innym polu aktywności, a nie zajmować dzieckiem...

Wysokość składek

Z wychowawczego podlega się ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym ?i zdrowotnemu – gdy jest to jedyny tytuł do ubezpieczenia zdrowotnego. Jednak płatnicy nie opłacają składek – finansuje je budżet państwa. Obowiązek zakładu kończy się na wykazaniu należnych danin w raportach rozliczeniowych.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopie wychowawczym stanowi kwota przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających to wolne. Jednak tak kwota nie może być wyższa niż równowartość ?60 proc. prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz nie może być niższa niż 75 proc. kwoty minimalnego wynagrodzenia.

W 2014 r. podstawy te stanowią odpowiednio kwoty: 2247,60 zł i 1260 zł. Zgodnie z projektem ustawy budżetowej na 2015 r. prognozowane przeciętne wynagrodzenie w przyszłym roku wyniesie 3959 zł. Jeśli kwota ta się nie zmieni w toku prac legislacyjnych (a tego należy się spodziewać), to od stycznia do grudnia maksymalna podstawa wymiaru składek za osobę na wychowawczym stanowić będzie 2375,40 zł. Natomiast najniższa – 75 proc. przyszłorocznego minimum płacowego wynoszącego 1750 zł – to 1312,50 zł.

U zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy uwzględnia się kwotę zmniejszoną proporcjonalnie do części etatu. Podstawę wymiaru składek za przebywanie na urlopie wychowawczym stanowi wówczas odpowiednio pomniejszona kwota aktualnej minimalnej płacy.

Podstawę wymiaru składki zdrowotnej dla osób na wychowawczym – bez względu na wymiar etatu – stanowi kwota świadczenia pielęgnacyjnego. Obecnie jest to 520 zł. Od niej płatnik nalicza 9-proc. składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Kolejność działań

Aby prawidłowo wyznaczyć podstawę wymiaru składek, pracodawca w pierwszej kolejności musi ustalić średnie miesięczne wynagrodzenie pracownika wypłacone za 12 miesięcy poprzedzających start urlopu. Następnie porównuje je ?z obowiązującą w danym roku równowartością 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia. Jeżeli wynagrodzenie pracownika nie przekroczy tego poziomu, tak ustalona kwota będzie stanowiła podstawę wymiaru składek emerytalnej i rentowej. Gdy wypracowana stawka okaże się wyższa lub równa 60 proc. przeciętnego wynagrodzenia, szef musi naliczać składki od 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia na dany rok.

Przeciętna płaca

Chcąc otrzymać kwotę przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, należy podzielić zarobki osiągnięte przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, za które je osiągnął. Kwotę za ?12 miesięcy oblicza się, biorąc pod uwagę roczne zarobki poprzedzające wychowawczą pauzę, ale z pominięciem miesiąca, w trakcie którego pracownik zaczął się opiekować dzieckiem. Gdy ubezpieczony wystartował z wychowawczym przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, uwzględnia się wynagrodzenie uzyskane u tego samego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe zaangażowania.

Choroba lub inna absencja

Jeżeli w ciągu roku przed wychowawczym zdarzyły się miesiące, w których pracownik nie otrzymał pełnego wynagrodzenia, ponieważ np. chorował albo z innych, usprawiedliwionych przyczyn nie przepracował części miesiąca, to ustalając podstawę składkową, należy:

Jeśli w danym miesiącu podwładny nie pracował, bo był na urlopie wypoczynkowym i otrzymał wynagrodzenie urlopowe, należy je normalnie uwzględnić w rachunkach. Tak samo zresztą trzeba traktować inne dni nieobecności w pracy, za które zachował prawo do wynagrodzenia. Gdy rozpoczął pracę w trakcie miesiąca, to pensji z tego miesiąca nie bierze się pod uwagę przy ustalaniu podstawy składek.

Jeśli w okresie przyjmowanym do ustalenia podstawy wymiaru składek pracownik w każdym miesiącu przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przyjmuje się zarobki za wszystkie te miesiące, po odpowiednim uzupełnieniu. Jednak podstawa nie może być wyższa niż 60 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w danym roku kalendarzowym.

Zlecenie i dzieło do wliczenia

Dokonując stosownych obliczeń, trzeba pamiętać, że w zakresie ubezpieczeń społecznych (a w konsekwencji również zdrowotnego) za pracownika uważa się także osobę, która z własnym pracodawcą zawiera zlecenie czy umowę o dzieło. Jeśli więc strony oprócz etatowej współpracy łączyła ta cywilnoprawna, to w podstawie wymiaru za czas urlopu wychowawczego należy uwzględnić wynagrodzenie uzyskane z tych umów, ale bez uzupełniania.

Samowolne wolne

Jeśli zatrudniony nie uzyskał pensji za część miesiąca z przyczyn nieusprawiedliwionych, do podstawy wymiaru składek społecznych za czas urlopu wychowawczego przyjmuje się wynagrodzenie za ten miesiąc – ale bez uzupełniania jego wysokości za dni tej absencji.

Przy ustalaniu wynagrodzenia za pełny miesiąc w liczbie dni, którą pracownik musiał przepracować, nie należy uwzględniać dni nieusprawiedliwionej nieobecności w firmie.

Składniki zarobków

Jakie składniki bierzemy pod uwagę, ustalając przeciętne wynagrodzenie? Wszystkie uzyskane, które nie zostały wyłączone z podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe pracownika. Przesądza o tym art. 18 ust. 2 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1442 ze zm.) oraz § 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, ?poz. 1106 ze zm.). To oznacza, że należy wliczać w szczególności:

Premie, nagrody i inne elementy pensji przysługujące za okresy miesięczne uwzględnia się w podstawie wymiaru składek za czas urlopu wychowawczego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których pensję przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru tych składek z wychowawczego.

Gdy takie składniki płacy przysługują za okresy kwartalne, wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy. Natomiast jeśli przysługują za okresy roczne, uwzględnia się je w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął się wychowawczy. Zasady te stosuje się odpowiednio do składników płacy wypłacanych za inne okresy.

Jeżeli składniki wynagrodzenia uwzględniane w podstawie wymiaru składek przysługują, ale nie zostały wypłacone, do podstawy wymiaru składek z wychowawczego przyjmuje się je w stawce wypłaconej za poprzednie okresy. Wypłata tych składników po ustaleniu podstawy wymiaru składek za czas urlopu nie powoduje ponownego ustalenia tej podstawy.

Gdy w trakcie urlopu wychowawczego wygaśnie prawo do określonego składnika płacy, który podlegał uwzględnieniu w przeciętnym miesięcznym wynagrodzeniu, przysługującego w myśl umowy o pracę lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy do określonego terminu (np. dodatek służbowy) albo gdy zaprzestanie się wypłaty takiego elementu wynagrodzenia, szef nie musi ponownie ustalać podstawy wymiaru składek z racji przebywania na urlopie wychowawczym. Nie ma też znaczenia, czy składnik pensji został włączony w całości czy w części do innego elementu płacy lub zamieniony na inny składnik wynagrodzenia.

Uzupełnienie płacy krok po kroku

Jeżeli w ciągu 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy wynagrodzenie etatowca było obniżane za czas usprawiedliwionej nieobecności, to ustalając jego podstawę składkową, należy przyjąć:

Wynagrodzenie określone w stawce godzinowej traktuje się jak wynagrodzenie stałe.