Producenci i importerzy pralek czy telewizorów, sprzedawcy takich urządzeń czy też firmy przetwarzające zużyty sprzęt muszą poinformować głównego inspektora ochrony środowiska o zebranych odpadach, jakie powstają ze starych urządzeń elektrycznych i elektronicznych. Lista przedsiębiorców, którzy składają podobne sprawozdania, jest jednak dłuższa. Odpowiednie sprawozdania muszą też złożyć serwisy takich urządzeń, firmy zajmujące się recyklingiem, a także organizacje odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego, które realizują obowiązki w imieniu tzw. wprowadzających (producenci i importerzy) >patrz ramka.
Obowiązki sprawozdawcze wypełnia się dwa razy w roku. Do końca lipca przekazuje się dane za pierwsze półrocze. Informacje za drugie półrocze przekazuje się do 31 marca następnego roku. Rok 2014 jest ostatnim, który ma być rozliczony z częstotliwością półroczną. Dane za 2015 rok firmy rozliczą raz w roku – do końca marca 2016 r. Adresatem sprawozdań będzie wówczas nie GIOŚ, lecz właściwi marszałkowie województw.
Ile i czego zebrano
Z ustawy o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym wynika, że najwięcej jest firm, które muszą informować w sprawozdaniach o liczbie zebranych zużytych urządzeń elektrycznych i elektronicznych. Muszą to zrobić wszyscy producenci i importerzy takiego sprzętu, a także zbierający. Ci drudzy to sprzedawcy hurtowi i detaliczni telewizorów czy komputerów, serwisy urządzeń, firmy, które mają pozwolenie na zbieranie odpadów z urządzeń RTV i AGD.
Producenci i importerzy urządzeń gospodarstwa domowego w sprawozdaniu o zebranych sprzętach podają (oprócz danych teleadresowych), ile i jakich sprzętów zebrali. Informują też, ile i jakiego sprzętu przetworzono, ile poddano odzyskowi i ile recyklingowi oraz unieszkodliwieniu. Informacje o tym powinni otrzymać od zakładów przetwarzania, z którymi muszą mieć umowy. W innym formularzu podają, ile z zebranych urządzeń poddano procesom odzysku i ile z nich trafiło do recyklingu.
Mniej informacji przekazują tzw. zbierający (np. sprzedawcy). Na odpowiednim sprawozdaniu podają dane firmy i adresy punktów, w których prowadzona jest zbiórka zużytych urządzeń elektrycznych i elektronicznych. Muszą też określić, jaki sprzęt został przez nich zebrany. Podają więc odpowiednie numery i nazwy grup sprzętów oraz ich rodzaj. Przykładowo w grupie pierwszej są wielkogabarytowe urządzenia AGD. Należą do nich chłodziarki, pralki, zmywarki. Informują też o masie zebranego sprzętu z podziałem na pochodzące z gospodarstw domowych i od innych użytkowników urządzeń RTV i AGD. W sprawozdaniu trzeba też podać masę urządzeń przekazanych do zakładów przetwarzania. Informacje, ile waży stary telewizor, są w specyfikacji technicznej urządzenia, w instrukcjach. Wagę może podać też zakład przetwarzania, do którego trafiają stare telewizory czy komputery.