Mnogość przepisów dotyczących prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, podatków, rachunkowości itd. powoduje, że pozyskanie jednego pracownika, który posiadałby wiedzę z całego tego zakresu, jest bardzo trudne. Wyjściem z sytuacji może być wtedy zlecenie spraw biuru rachunkowemu.
Wariant 1. Fachowiec na etacie
Niewątpliwie codzienna obecność w firmie specjalisty zajmującego się sprawami personalnymi i rozliczeniami (podatkowymi i składkowymi) jest korzystna. Zna zakład, jest dyspozycyjny i może na bieżąco reagować na problemy. Jeśli jednak taka osoba realizuje zadania w godzinach wskazanych przez przedsiębiorcę i w wyznaczonym przez niego miejscu, konieczne jest zawarcie z nią umowy o pracę.
Zatrudniony pracownik kadrowo-księgowy ma takie same prawa i obowiązki jak inni pracownicy. Zatem odpowiada jedynie za sumienne i staranne wykonywanie pracy, a nie za jej końcowy efekt. Jeśli więc popełni błąd, może się w ten sposób bronić.
Odpowiedzialność etatowca kształtuje się na zasadach przewidzianych w kodeksie pracy. Oznacza to, że jeśli wskutek jego błędu pracodawca poniesie straty finansowe, to odpowiedzialność podwładnego będzie ograniczona w dwojaki sposób. Po pierwsze odpowie jedynie za rzeczywiste straty, a nie za utracone korzyści (art. 115 k.p.). Po drugie, mimo że odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, to nie może ono przewyższać trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 k.p.).
Jeśli podwładny zakwestionuje fakt wyrządzenia szkody, konieczne jest zwrócenie się do sądu pracy. Pracodawca musi wykazać szkodę, jej wysokość oraz to, że doszło do jej wyrządzenia z winy pracownika. Gdy zaś błąd nie spowoduje żadnej szkody, pracownik nie poniesie odpowiedzialności materialnej. Pracodawca może jednak wyciągnąć wobec niego inne konsekwencje, np. zmniejszyć czy pozbawić go nagrody lub premii, a w razie poważniejszych błędów – nawet zwolnić. Takie decyzje ma prawo podjąć także wobec podwładnego, od którego domaga się odszkodowania.
