Mnogość przepisów dotyczących prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, podatków, rachunkowości itd. powoduje, że pozyskanie jednego pracownika, który posiadałby wiedzę z całego tego zakresu, jest bardzo trudne. Wyjściem z sytuacji może być wtedy zlecenie spraw biuru rachunkowemu.

Wariant 1. Fachowiec na etacie

Niewątpliwie codzienna obecność w firmie specjalisty zajmującego się sprawami personalnymi i rozliczeniami (podatkowymi i składkowymi) jest korzystna. Zna zakład, jest dyspozycyjny i może na bieżąco reagować na problemy. Jeśli jednak taka osoba realizuje zadania w godzinach wskazanych przez przedsiębiorcę i w wyznaczonym przez niego miejscu, konieczne jest zawarcie z nią umowy o pracę.

Zatrudniony pracownik kadrowo-księgowy ma takie same prawa i obowiązki jak inni pracownicy. Zatem odpowiada jedynie za sumienne i staranne wykonywanie pracy, a nie za jej końcowy efekt. Jeśli więc popełni błąd, może się w ten sposób bronić.

Odpowiedzialność etatowca kształtuje się na zasadach przewidzianych w kodeksie pracy. Oznacza to, że jeśli wskutek jego błędu pracodawca poniesie straty finansowe, to odpowiedzialność podwładnego będzie ograniczona w dwojaki sposób. Po pierwsze odpowie jedynie za rzeczywiste straty, a nie za utracone korzyści (art. 115 k.p.). Po drugie, mimo że odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, to nie może ono przewyższać trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 k.p.).

Jeśli podwładny zakwestionuje fakt wyrządzenia szkody, konieczne jest zwrócenie się do sądu pracy. Pracodawca musi wykazać szkodę, jej wysokość oraz to, że doszło do jej wyrządzenia z winy pracownika. Gdy zaś błąd nie spowoduje żadnej szkody, pracownik nie poniesie odpowiedzialności materialnej. Pracodawca może jednak wyciągnąć wobec niego inne konsekwencje, np. zmniejszyć czy pozbawić go nagrody lub premii, a w razie poważniejszych błędów – nawet zwolnić. Takie decyzje ma prawo podjąć także wobec podwładnego, od którego domaga się odszkodowania.

Pełną odpowiedzialność pracownik ponosi tylko wtedy, gdy pracodawca udowodni, że szkodę wyrządził umyślnie – czyli że nie miał miejsca błąd, lecz celowe działanie na niekorzyść firmy.

Zatrudniając własnego pracownika kadrowo-księgowego, należy też pamiętać o obowiązującej w prawie pracy zasadzie tzw. ryzyka socjalnego pracodawcy. Zatrudniający musi się liczyć z nieobecnością pracownika z powodu choroby czy innych zdarzeń losowych – również w dniach będących terminami rozliczeń.

Wariant 2. Usługi biura rachunkowego

Podstawą obsługi pracodawcy przez biuro rachunkowe jest umowa cywilnoprawna. Warto przy tym zdecydować się na umowę o dzieło. Jest to bowiem umowa rezultatu, a nie starannego działania (jak umowa-zlecenie). Wykonawca będzie wtedy odpowiadał za bezbłędną obsługę kadrowo-księgową. W razie sporu nie obroni się, wykazując, że nie odpowiada za błąd, ponieważ dochował należytej staranności.

Dodatkowo w umowie z biurem można zastrzec karę umowną na wypadek niewykonania albo nienależytego wykonania zobowiązania. Wówczas, w razie błędu, zleceniodawca w łatwiejszy sposób uzyska odszkodowanie. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania kara umowna należy się bowiem w ustalonej wcześniej kwocie bez względu na rzeczywistą wysokość poniesionej szkody (art. 483 k.c.). W razie sporu pracodawca nie musi wykazywać istnienia szkody ani jej wartości. Ponadto dopuszczalne jest żądanie odszkodowania wyższego niż kara umowa, jednak tylko wówczas, gdy strony przewidziały taką możliwość w umowie (art. 484 § 1 k.c.). Jeżeli biuro wykonało w znacznej części zobowiązanie lub kara jest rażąco wygórowana, może zażądać jej zmniejszenia. Natomiast w razie niezastrzeżenia kary umownej, żądanie odszkodowania za błąd będzie oznaczało konieczność udowodnienia w sądzie nienależytego wykonania czynności przez biuro, szkody i jej wysokości oraz związku przyczynowego między błędem biura a szkodą.

Zawierając umowę cywilnoprawną z biurem, pracodawca nie musi się obawiać konsekwencji związanych z chorobą czy wystąpieniem innych szczególnych sytuacji, jak w przypadku zatrudnionego pracownika. Jest to ryzyko wykonawcy, który musi zorganizować swoją pracę i zatrudnić odpowiednią liczbę osób do obsługi klientów.

Dodatkową korzyścią jest to, że profesjonalne biuro rachunkowe ma większe możliwości dostępu do fachowej literatury ?i szkoleń. A mała firma przeznacza zazwyczaj środki na rozwój w dziedzinie, w której prowadzi swoją działalność.