NSA: gdy zepsuje się komputer, wniosek do PFRON możesz wysłać ponownie

Spółka wystąpiła do Prezesa Zarządu PFRON o przywrócenie terminu do złożenia deklaracji SODiR, dotyczącej dofinansowania wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych. Wskazała, że nie miała możliwości przesłania dokumentu w wyznaczonym terminie, z powodu awarii firmowego komputera. Trzymała tam zainstalowane wszystkie klucze i certyfikaty potrzebne do logowania oraz przesyłania deklaracji, wszystkie dane kadrowe, płacowe, ZUS oraz dokumenty księgowe.

Firma stwierdziła, że niezwłocznie po usunięciu usterek w sprzęcie przesłała wymaganą deklarację, która następnie została odrzucona z powodu przekroczenia terminu. Do wniosku załączyła protokół przyjęcia oraz naprawy sprzętu komputerowego, a także wydruk wniosku z Systemu Obsługi Dofinansowań i Refundacji (SODiR) o wypłatę miesięcznego dofinansowania do wynagrodzeń pracowników.

Prezes Zarządu PFRON odmówił firmie przywrócenia terminu do złożenia wniosku o wypłatę grantu. Wskazał, że przekazane przez spółkę wyjaśnienia pozostają bez wpływu na sposób rozstrzygnięcia, gdyż ustawodawca, wskazując czas do złożenia wniosku o wypłatę dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, zakreślił ostateczny termin umożliwiający złożenie dokumentów. To, zdaniem prezesa, oznaczało, że w związku z wyjątkowym uprawnieniem w postaci uzyskania dofinansowania, pracodawca musi dołożyć szczególnej staranności w dopełnieniu swoich obowiązków.Takie działanie powinno przejawiać się w przechowywaniu dokumentacji, dotyczącej każdego z pracowników w formie papierowej, tak by na wypadek awarii sprzętu komputerowego przesłać wniosek w formie dokumentu pisemnego.

Argumentację PFRON-u podtrzymał w swoim postanowieniu Minister Pracy i Polityki Społecznej, Stwierdził, że firma nie uprawdopodobniła, iż powstała w terminie zwłoka, nastąpiła bez jej winy.

Wskazał, że nie można przyjąć wyjaśnień spółki, dotyczących awarii komputera, na którym zainstalowane zostały wszystkie klucze i certyfikaty potrzebne do logowania oraz przesyłania deklaracji, wszystkie dane kadrowe, płacowe, ZUS i księgowe - jako uzasadnienie braku winy w dopełnieniu danej czynności procesowej. Zdaniem ministra, w przypadku awarii systemu komputerowego spółka powinna niezwłocznie wysłać wniosek w formie papierowej.

Dodał, że wszelkie klucze, certyfikaty czy dane osobowe mogą być przeniesione na inny komputer na dowolnym nośniku i nie są na stałe przypisane do jednego komputera. Natomiast do spółki należało zabezpieczenie przed ich ewentualną utratą lub brakiem dostępu do nich, poprzez tworzenie kopii zapasowych, czy to w formie elektronicznej, czy papierowej.

Sprawę zbadał Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który uznał argumentację spółki za wystarczającą i uchylił postanowienie ministra. Według niego firma uprawdopodobniła brak swojej winy w uchybieniu terminu do złożenia wniosku o dofinansowanie wynagrodzeń. Zdaniem WSA minister nie wyjaśnił dlaczego jego zdaniem spółka miała możliwość sporządzenia wniosku w formie papierowej, zwłaszcza, że awaria najważniejszego komputera, która była zdarzeniem nieprzewidywalnym i nagłym, nastąpiła dwa dni przed upływem terminu wymaganego dla wysłania wniosku o dofinansowanie.

Sąd stwierdził, że organ całkowicie pominął argumentację głównej księgowej, zatrudnionej w spółce, zgodnie z którym firma posiada jedną licencję na oprogramowanie systemowe: kadry, handel i księgi handlowe oraz nie przeanalizował argumentów, iż spółka zawsze do tej pory wysyłała wniosek w terminie określonym przepisem prawa.

Podobnego zdania był Naczelny Sąd Administracyjny, który 24 kwietnia 2014 roku oddalił kasację ministra. NSA orzekł, że Minister Pracy i Polityki Społecznej nie zbadał obiektywnej możliwości spółki do sporządzenia i wysłania wniosku w formie papierowej o dofinansowanie wynagrodzenia pracowników niepełnosprawnych, co stanowiłoby podstawę do prawidłowej oceny uprawdopodobnienia przez spółkę braku winy w uchybieniu terminu.

Ponadto nie ustosunkował się do okoliczności podnoszonych przez firmę, iż nie miała ona możliwości, by sporządzić kopię zapasową danych niezbędnych do sporządzenia wniosku, gdyż z uwagi na dużą liczbę pracowników oraz zmianowy charakter pracy, wszystkie dane wprowadzane były na bieżąco do systemu. Poza tym, zdaniem NSA, wprowadzenie tak dużej ilości danych osobowych pracowników, wymagałoby dużo czasu i byłoby wręcz niemożliwe do wykonania w tak krótkim czasie (II GSK 139/13).

Wyrok jest prawomocny.