W artykule „Długi okres rozliczeniowy ma więcej wad niż korzyści" opublikowanym w „Prawie i Praktyce" z 17 lutego 2014 r. pisaliśmy, że wprowadzenie kilkumiesięcznego okresu rozliczeniowego przynosi pracodawcom odwrotny skutek od oczekiwanego. Zamiast oszczędności, jakie miały się pojawić ze względu na brak konieczności opłacania pracy nadliczbowej czy przesunięcia w czasie oddawania wolnego za taką pracę, w rzeczywistości rozwiązanie to generuje dodatkowe koszty. Niewielu pracodawców zdaje sobie z tego sprawę.

W wyniku tej analizy pojawiły się dodatkowe pytania i wątpliwości. Pracodawcy zaczęli się zastanawiać, czy dłuższy okres rozliczeniowy może być korzystny z punktu widzenia rekompensowania pracy w dniach wolnych z tytułu:

- ?przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy lub

- pracy w niedziele i święta.

W ten sposób więcej czasu mieliby na to, aby oddać dni wolne za taką dodatkową aktywność. Warto to rozważyć, tym bardziej że duża część firm, która jeszcze nie wydłużyła okresu rozliczeniowego, rozważa taką możliwość.

Za roboczą niedzielę lub święto

Jeśli pracownik został wezwany do dodatkowej pracy w niedzielę lub święto, co do zasady powinien dostać od szefa inny wolny dzień. Pracodawca powinien go udzielić:

- ?w ciągu sześciu kolejnych dni po pracującej niedzieli, a gdy nie jest to możliwe – nie później niż do końca okresu rozliczeniowego,

- ?do końca okresu rozliczeniowego, w którym podwładny spędził w pracy święto.

Po wydłużeniu okresu rozliczeniowego (np. z miesięcznego do 6 czy 12 miesięcy) pracodawcy wydłuża też czas, w którym musi oddać pracownikowi dzień wolny za dodatkową pracę w niedzielę lub święto. Z tego zatem punktu widzenia taka decyzja jest uzasadniona i celowa.

Warto jednak mieć na uwadze, że odsunięty w czasie termin oddania tego wolnego jest dla pracodawcy bardzo kosztowny. Zyskuje więc na czasie, ale może sporo stracić na tym finansowo.

Wpływ na pensję

Oddając dzień wolny za dodatkową pracę w niedzielę lub święto, pracodawca powinien pamiętać o dwóch bardzo ważnych zasadach. Po pierwsze, że etatowiec w każdym miesiącu pracy powinien otrzymać takie wynagrodzenie, jakie sobie w tych miesiącach wypracował – czyli za czas przepracowany. Po drugie – jeśli w związku z oddawaniem dnia wolnego pracownik nie dopracuje w danym miesiącu obowiązującego go wymiaru czasu pracy, nie wolno mu obniżyć z tego tytułu płacy. W tej sytuacji przyczyna niedopracowania nie leży po stronie pracownika, lecz zakładu pracy. Wynika bowiem z decyzji pracodawcy o oddaniu wolnego.

Jeśli pracownik odbiera dzień wolny za roboczą niedzielę lub święto w miesiącu, w którym ta dodatkowa praca miała miejsce, koszty tej rekompensaty są albo żadne, albo stosunkowo niewielkie. Co jednak ważne, zawsze są one przewidywalne.

Przykład

Wychodzi na zero

Informatyk zatrudniony ?w biurze księgowym, wynagradzany miesięczną ?stawką w wysokości 3000 zł, został wezwany do pracy w niedzielę 2 marca z powodu ?awarii systemu komputerowego. Przepracował osiem godzin. ?W zamian należy mu się dzień wolny. Pracodawca wyznaczył ?go na 7 marca. W tym miesiącu pracownik przepracował więc dokładnie tyle, ile powinien, ?czyli 168 godzin (ośmiogodzinny dzień wolny zbilansował ?osiem dodatkowych godzin pracy). Dlatego za marzec powinien otrzymać wynagrodzenie ?w wysokości 3000 zł. Koszt oddania dnia wolnego dla pracodawcy to zatem 0 zł.

Przykład

Bez obniżki poborów

Pracownik porządkowy wynagradzany stawką miesięczną w wysokości 1800 zł w związku ?z koniecznością usuwania skutków awarii rurociągu ?(a więc dla ratowania mienia pracodawcy) został wezwany ?do pracy w niedzielę 2 marca 2014 r. na cztery godziny. ?Za tę pracę pracodawca wyznaczył mu odbiór dnia wolnego ?na 17 marca. W tym miesiącu podwładny miał zaplanowanych do przepracowania 168 godzin, więc ze względu na wolny dzień nie dopracował czterech godzin (przepracował łącznie 164 godziny). Mimo to pracodawca ?ma obowiązek wypłacić mu? pełne miesięczne wynagrodzenie, czyli 1800 zł. Ponosi więc ?koszt pensji za niedopracowany przez pracownika czas w związku z oddaniem dnia wolnego. ?Z tego tytułu pracodawca ?nie może pomniejszyć jego wynagrodzenia.

Przesunięcie w czasie

Jeśli wydłużając okres rozliczeniowy, pracodawca chciał zyskać więcej czasu na oddawanie dni wolnych za pracę w niedziele lub święta, powinien pamiętać, że może go to sporo kosztować.

Gdy nie zdąży udzielić pracownikowi dnia wolnego za niedzielną czy świąteczną pracę w tym samym miesiącu, kiedy miała miejsce ta praca, to choć będzie to ten sam okres rozliczeniowy, kilka godzin wolnego nie będzie wystarczającą rekompensatą.

Przykład

Podwójna zapłata

Informatyk zatrudniony w biurze księgowym w 12-miesięcznym okresie rozliczeniowym jest wynagradzany miesięczną ?stawką w wysokości 3000 zł. ?Na skutek awarii systemu komputerowego, został ?wezwany do pracy w niedzielę ?2 marca 2014 r. na osiem godzin. ?W zamian pracodawca wyznaczył mu do odebrania dzień wolny ?na 22 kwietnia. Z uwagi na fakt, ?że w marcu informatyk przepracował o osiem godzin więcej, niż to wynikało z jego planu pracy, oprócz pensji w wysokości 3000 zł ma prawo również do normalnego wynagrodzenia za osiem godzin dodatkowej pracy. Mimo że w kwietniu pracownik odbierze dzień wolny, przez co nie dopracuje ośmiu godzin, pracodawca nie może mu pomniejszyć wynagrodzenia wynikającego z umowy. Zatem musi mu wypłacić pełną stawkę ?3000 zł. Jaki jest zatem koszt pracodawcy? Najpierw musiał zapłacić pracownikowi ?za dodatkowo przepracowany czas (normalne wynagrodzenie ?za dodatkową pracę w niedzielę), a potem oddał mu za to ?dzień wolny, za który też ?musi mu zapłacić (czyli za niedopracowane osiem godzin).

Z punktu widzenia kosztów oddania dnia wolnego za dodatkową pracę w niedzielę lub święto wydłużenie okresu rozliczeniowego nie jest więc dla pracodawcy opłacalne. Niby zyskuje dodatkowy, stosunkowo długi czas na oddanie dnia wolnego. Ponosi jednak dużo wyższe koszty takiej decyzji, jeśli dzień wolny odda w innym miesiącu niż miały miejsce nadprogramowe zadania.