Obecnie wysłanie etatowca w zagraniczną podróż służbową nie jest już niczym egzotycznym. Niestety koszty takiego wyjazdu często okazują się wysokie. A choroba pracownika w tym czasie znacznie podnosi wydatki pracodawcy.

Jak w budżetówce

Każdemu pracownikowi wyjeżdżającemu w delegację kodeks pracy gwarantuje pewne uprawnienia. Przez cały ten czas wykonuje pracę, więc przede wszystkim ma prawo do różnych świadczeń.

Pracodawcy spoza sfery państwowej i samorządowej powinni uregulować kwestie związane ?z podróżami służbowymi w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Gdy ?w zakładzie nie funkcjonuje ani układ, ani regulamin, takie zagadnienia można ustalić w umowie ?o pracę. Jeśli w żadnej formie nie uregulowano tych uprawnień, pracodawcę obowiązuje art. 775 ?§ 5 k.p. i rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU z 2013 r., poz. 167, dalej rozporządzenie).

Ubezpieczenie w koszty

Oprócz tego, że pracodawca wypłaca delegowanemu diety, zwraca koszty podróży i noclegu, odpowiedzialny jest także za jego zdrowie w trakcie tego wyjazdu. Zgodnie z § 19 pkt 1 rozporządzenia, jeśli pracownik zachoruje podczas podróży zagranicznej, ma prawo do zwrotu udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą. Największe ryzyko pracodawcy w tym zakresie objawia się tym, że w poszczególnych państwach świata systemy opieki zdrowotnej są bardzo zróżnicowane zarówno pod względem dostępności do świadczeń, jak i odpłatności za nie. Wiele firm chroni się na wypadek konieczności poniesienia olbrzymich kosztów związanych z leczeniem za granicą, wykupując delegowanemu polisę.

Można się bez tego obyć – przynajmniej w podstawowym zakresie – gdy docelowym państwem delegacji jest kraj należący do Unii Europejskiej. Wówczas leczenie odbywa się zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 164, ?poz. 1027). W tym celu należy jednak wyposażyć pracownika w Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), dokumentującą prawo do podstawowego zakresu świadczeń. Nie rozwiązuje to jednak w pełni tego problemu.

Sponsor leczenia

Nie każdą wizytę lekarską delegowanego za granicę musi sfinansować pracodawca. Na pewno jest to jego obowiązek, gdy pracownik zachoruje podczas wyjazdu. Ale nie chodzi o leczenie jego dolegliwości w ogóle.

Inny warunek to udokumentowanie przez delegowanego niezbędnych kosztów leczenia za granicą fakturami i rachunkami. Rozporządzenie wymienia enumeratywnie świadczenia, zabiegi oraz środki, których zwrotu kosztów pracownik nie może żądać od pracodawcy, nawet jeśli zachorował za granicą. Chodzi o zakup leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz wydatki na zakup protez ortopedycznych, dentystycznych czy okularów.

To nie wycieczka

W czasie delegacji pracownik ma wykonać powierzone mu przez pracodawcę zadanie. Jak słusznie zauważył Sąd Najwyższy w wyroku ?z 5 czerwca 1998 r. (II UKN 80/98), podróż służbowa wiąże się z pewnym podporządkowaniem pracownika woli pracodawcy oraz ?z rezygnacją z dysponowania własnym czasem na rzecz wykonania zadania. Stwierdził że: „podróż służbowa jest więc dopełnieniem obowiązku świadczenia pracy. Podczas jej trwania pracownik nie może swobodnie dysponować swoim czasem, gdyż pozostaje ?w dyspozycji pracodawcy. Poza tym podróż służbowa jest zwykle wykonywana na polecenie przełożonego i w czasie przez niego określonym". Dlatego etatowiec powinien powstrzymać się od ryzykownych zachowań i działań, które mogą doprowadzić do uszczerbku na zdrowiu, ponieważ ich skutki będzie musiał sfinansować z własnej kieszeni.

Przykład

Pan Marek pojechał na ważne negocjacje do Stanów Zjednoczonych. Po spotkaniu służbowym, kiedy kąpał się w oceanie, poparzyła go meduza. Koszty opatrunku i wizyt lekarskich wyniosły 300 dolarów. Za to zdarzenie pracodawca nie ponosi odpowiedzialności. Kąpiel nie miała związku z wyjazdem służbowym. Konieczności leczenia nie spowodowało wykonywanie obowiązków służbowych.

Formalności z zakupem

Pracodawca, który poleca pracownikowi wyjazd służbowy, może się uchronić przed ewentualnymi wysokimi kosztami leczenia, wykupując mu polisę ubezpieczeniową. Delegowany ma prawo oczywiście ubezpieczyć się samodzielnie, ale wtedy firma będzie musiała mu zwrócić koszty ubezpieczenia.

Dodatkowo pracodawca nie ma wtedy wpływu na warunki oferowane w polisie. A niewykluczone, że ubezpieczenie kosztów leczenia jest wpisane w minimalny zakres świadczeń.

Pracownik może też kupić polisę we własnym zakresie i nie przedstawiać jej pracodawcy. Jeśli jednak ją okaże po tym, gdy zachoruje, szef musi mu sfinansować koszt poniesionych świadczeń.

Przykład

Pan Janusz pojechał w podróż służbową do Japonii. Wykupił polisę za własne pieniądze. ?W trakcie wyjazdu zachorował. Wszystkie koszty z tym związane sfinansowało jego ubezpieczenie z tytułu choroby. Pracownik wystąpił z roszczeniem o zwrot kosztów leczenia do pracodawcy. Ten powinien mu je zwrócić, bo to jego obciążają te koszty. Nie ma znaczenia, że pan Janusz wykupił prywatną polisę.

Argument dla ZUS

W całej tej analizie ważne są niuanse związane z zakresem ubezpieczenia. W mojej ocenie, gdy to pracodawca wykupuje polisę na rzecz pracownika, a uposażonym jest pracodawca, nie ma przesłanek, aby uznać świadczenie wypłacane przez ubezpieczyciela za przychód etatowca podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu. Chodzi tu zarówno o zwrot kosztów leczenia pracownika, jak i zakupu leków, których nabycie za granicą okazało się konieczne, a także koszt transportu do kraju zwłok pracownika, który zmarł za granicą. Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu ?z 1 sierpnia 2013 r. (ILPB1/415-583/13-6/AG).

W razie wykupienia pozostałych usług ubezpieczeniowych, takich jak assistance, następstwa nieszczęśliwych wypadków, transportu chorego pracownika do kraju czy ubezpieczenie jego bagażu podróżnego od utraty, kradzieży lub uszkodzenia, ubezpieczenie ma na celu ochronę interesów delegowanego. To pracownik powinien zatem zadbać o wykupienie polisy na takie ryzyko.

Jeżeli pracodawca wykupi polisę, która obejmuje ten zakres ochrony, u pracownika będzie to generowało przychód do opodatkowania ?i oskładkowania. W tym wypadku dojdzie bowiem do odstępstwa od ogólnej zasady, że pracodawca pokrywa koszty ubezpieczenia w zakresie, ?w jakim umowa o pracę dotyczy jego interesów.

Praca i przyjemność

Jeżeli szef wysyła pracownika służbowo w atrakcyjne miejsce, wykup polisy zabezpieczającej przed ewentualnymi kosztami leczenia delegowanego, który zamierza korzystać z tych atrakcji, jest prywatną sprawą etatowca. Szef powinien jednak rozważyć wykupienie ubezpieczenia na wypadek leczenia podwładnego, którego deleguje do kraju, w którym opieka zdrowotna jest na bardzo wysokim poziomie, a jej koszty są ogromne. Tak jak choćby w USA czy Kanadzie. Rachunek z tych krajów może niemiło zaskoczyć pracodawcę.