Jeśli szef chciałby na jakiś czas zawiesić zakładowe regulacje albo sięgnąć po antykryzysową pomoc czy np. wydłużyć okresy rozliczeniowe w firmie do 12 miesięcy albo planować godziny startu pracy w kolejnym dniu bez stosowania doby pracowniczej, nie zrobi tego bez wypracowania konsensusu z załogą >patrz ramka.

Przepisy wymagają, aby pracodawca dogadał się ze związkami zawodowymi, a jeśli ich nie ma – zawiera odpowiednie porozumienie z przedstawicielami pracowników. Problem tkwi w tym, że prawo pracy nie określa ani jak dokonać takiego wyboru, ani jak liczna ma być ta reprezentacja.

Różna rola

Uprawnienia przedstawicieli pracowników też nie są jednolite. Raz gremium to ma jedynie rolę opiniodawczą, np. konsultuje regulamin zwolnienia grupowego (przedstawiciele pracowników nie mają możliwości sprzeciwu wobec treści regulaminu redukcji przygotowanego przez pracodawcę). Innym razem zgoda reprezentantów jest niezbędna do skutecznego przeprowadzenia zmian w firmie. Tak będzie np. przy uzgodnieniu regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Jeśli członek załogi nie zgodzi się na forsowane przez pracodawcę postanowienia w projekcie tego dokumentu, szef będzie miał związane ręce – samodzielnie nie wprowadzi go w życie.

Dozwolona kadencyjność

Jeśli pracodawca chciałby zmodyfikować firmowe regulacje w kilku obszarach, np. wprowadzić ruchomy czas pracy i ze względu na złą sytuację finansową zawiesić na jakiś czas przywileje podwładnych, może dokonać jednorazowego, kadencyjnego wyboru przedstawicieli do wszystkich zamierzonych uzgodnień. Przed elekcją warto określić np. 3-letni okres funkcjonowania tego ciała, liczebność (przynajmniej ?2 osoby, ale grono może być większe np. 4) czy zakres kompetencji i uprawnień poszczególnych członków ?(2 osoby wybrane do uzgodnień z zakresu czasu pracy, 2 pozostałe do wszystkich innych ustaleń przewidywanych przez prawo). Dzięki takiemu czasowemu zakreśleniu funkcji i jasnemu rozdziałowi uprawnień nie trzeba będzie organizować kolejnych wyborów, gdy pojawi się konieczność uzgodnień lub konsultacji z przedstawicielami personelu innych spraw wynikających z przepisów.

Ostatnie słowo

Ponieważ prawo pracy nie określa sposobu wyłaniania przedstawicieli załogi, dopuszcza się każdą procedurę wyborczą. O jej wskazaniu decyduje pracodawca. On także przesądza o tym, jak przeprowadzony będzie taki wybór, dostosowując postępowanie do własnych potrzeb i możliwości (organizacji pracy, wielkości zatrudnienia itp.). Dopuszczone są wszelkie warianty elekcji: pośrednie/bezpośrednie, jawne/tajne. Musi być jednak przeprowadzona demokratycznie, jasno i przejrzyście. Dlatego ważne jest, aby stworzyć regulamin wyboru przedstawicieli. Dokument ten najczęściej ustala pracodawca lub osoba przez niego do tego upoważniona, np. firmowy radca prawny. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby i te zasady wypracować wspólnie z etatowcami. Powinni jednak mieć świadomość, że ostatnie zdanie w tej sprawie i tak należeć będzie do pracodawcy.

Bez wskazywania palcem

O ile pracodawca organizuje wybory i przeprowadza je w czasie pracy podwładnych, nie może wskazać kręgu osób, wśród których zatrudnieni mogą wybierać swoich ludzi. Niedopuszczalne są zawężenia dyskryminacyjne biernego prawa wyborczego, np. „na przedstawiciela pracowników nie może kandydować osoba, która nie ma wyższego wykształcenia". Pracodawcy nie wolno też podać w regulaminie, że bierne prawo wyborcze przysługuje tym, którzy mają np. 2-letni staż zakładowy.

Pracownicy często obawiają się arbitralnych ruchów szefa – typowania przedstawicieli, utrudnienia przy oddawaniu głosu niewygodnym podwładnym itp. Tymczasem pamiętać trzeba, że z niektórych ustawowych obowiązków pracodawca nie wywiąże się bez reprezentantów personelu. Przykładowo, jeśli pracownicy nie wybiorą przedstawiciela, firma nie ma z kim uzgodnić treści regulaminu zfśs, a w konsekwencji nie może rozpocząć działalności socjalnej. To z kolei oznacza dla podwładnych zamknięcie drogi do finansowego wsparcia rodzinnego wypoczynku (tzw. wczasy pod gruszą) czy korzystania z siłowni, basenu lub teatru na koszt zakładu.

Ważne papiery

Aby uchronić się przed odpowiedzialnością karną za to, że w firmie nie utworzono tego gremium, pracodawca powinien szczegółowo dokumentować nieudane próby wyboru przedstawiciela. Musi ponawiać próby elekcji aż do pozytywnego skutku. ?W tym celu może modyfikować reguły, np. obniżając progi dotyczące frekwencji i uzyskanej liczby głosów. Wolno mu też wprowadzić zasadę, że po dwóch nieudanych próbach trzecia będzie ważna bez względu na frekwencję, a wygra ten, kto zdobędzie najwięcej głosów.

Jak uniknąć cudu nad urną

Aby nie narażać się na wątpliwości załogi lub inspektora Państwowej Inspekcji Pracy, że przedstawicieli etatowców wyznaczył sam pracodawca, powinien on skrupulatnie przestrzegać wyznaczonych przez siebie zasad. Warto zachować kolejność zdarzeń i przygotować regulamin wyborów oraz ogłosić ich reguły, wyznaczyć osoby obsługujące wybory, w tym ochotników obserwatorów, podać czas na zgłaszanie kandydatur, zebrać potwierdzenia od ubiegających się o to stanowisko, ogłosić listę kandydatów, sporządzić karty do głosowania, przeprowadzić wybory w czasie pracy załogi, przeliczyć głosy przy udziale obserwatorów, stwierdzić ważność elekcji i ogłosić jej wynik.

Dzięki tym czynnościom inspektor PIP nie zakwestionuje, że komisja wyborcza dokonała jakichkolwiek zmian w wynikach.

Kiedy potrzeba reprezentantów

Przedstawicieli/a pracowników wybiera pracodawca, gdy chce m.in.:

- ?zawrzeć porozumienie o zawieszeniu stosowania w całości lub ?w części zakładowych przepisów prawa pracy albo o stosowaniu mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające ?z umów o pracę (art. 9

1

i art. 23

1a

k.p.),

- ?wprowadzić przedłużony okres rozliczeniowy czasu pracy zgodnie ?z art. 129 § 2 k.p. (zob. art. 150 § 3 k.p.),

- ?wprowadzić ruchomy rozkład czasu pracy zgodnie z art. 140

1

k.p. ?(zob. art. 150 § 3 k.p.),

- ?ustalić wykaz prac szczególnie niebezpiecznych (art. 151

7

k.p.),

- ?skonsultować działania związane z bezpieczeństwem i higieną pracy (art. 237

11a

k.p.) oraz o powołaniu komisji bhp (art. 237

12

i 237

13a

k.p.),

- ?powołać komisję pojednawczą (art. 244 k.p.),

- ?ustalić regulamin masowych redukcji (art. 3 ustawy o tzw. zwolnieniach grupowych z 13 marca 2003 r., DzU nr 90, poz. 844 ze zm.),

- ?uzgodnić regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ?(art. 8 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, DzU z 2012 r., poz. 592 ze zm.),

- ?uzgodnić regulamin określający skład i zasady powoływania oraz tryb działania komisji wyborczej na potrzeby wyboru rady pracowników ?(art. 10 ust. 2 ustawy o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji, DzU nr 79, poz. 550 ze zm.),

- ?uzgodnić zakładowy regulamin wykorzystania funduszu rehabilitacji ?(§ 5 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2007 r. w sprawie zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych, DzU nr 245, poz. 1810 ze zm.),

- ?ustalić wykaz stanowisk pracy, na których pracownicy powinni otrzymywać regeneracyjne picie i jedzenie (rozporządzenie Rady Ministrów z 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków ?i napojów, DzU nr 60, poz. 279).

Komentarz eksperta:

Elżbieta Puławska, adwokat Kulczycki, Puławska Kancelaria Prawnicza s.c.

Czy pracodawca może zawężać listę kandydatów w wyborach ?na przedstawiciela pracowników (staż pracy, rodzaj umowy)?

Nie. Tylko pracownicy są władni zdecydować o tym, kto będzie ich przedstawicielem. Jedyne według mnie dopuszczalne ograniczenie to takie, aby osoba ta pozostawała w stosunku pracy z firmą i miała pełną zdolność do czynności prawnych.

A czy możliwe są manipulacje pracodawcy przy czynnym prawie wyborczym, np. prawo oddania dwóch głosów mają pracownicy ?z 5-letnim stażem zakładowym?

Nie. W regulaminie wyborów szef w miarę szczegółowo powinien określić techniczny sposób ich przeprowadzenia. Natomiast sam akt elekcji, tj. kogo załoga wybierze ze swojego grona na przedstawiciela, powinien być w sposób maksymalny pozostawiony zatrudnionym.

Czy firma może wskazać samodzielnie kandydatów, a załodze pozwolić jedynie wybrać spośród wyznaczonych osób?

Nie. To ograniczałoby swobodę wyboru przedstawiciela. Ma to być przecież jej reprezentant, a nie pracodawcy i pracowników.

Jakie uchybienia pracodawcy przesądzą o tym, że elekcja będzie nieprawidłowa?

Wszystkie, które wskazują, że pracodawca choćby pośrednio wpłynął na wynik wyborów. Może to polegać np. na ograniczeniu osób, które dopuszcza się do udziału w wyborach, jawności głosowania, jednoosobowej komisji dodatkowo desygnowanej przez pracodawcę. Chodzi też o jakiekolwiek działania odstręczające od elekcji osób niewygodnych dla pracodawcy z powodu cech charakteru (brak pokory itp.).

Czy można podważyć ważność takich wyborów? Jak tego dokonać – zwrócić się o pomoc do inspektora pracy?

Państwowa Inspekcja Pracy nie ma kompetencji, aby stwierdzić nieważność wyborów. Może natomiast, badając np. sposób rozliczania czasu pracy, uznać, że ustalony w porozumieniu okres rozliczeniowy nie obowiązuje, gdyż stroną nie był przedstawiciel pracowników. Wtedy inspektor ma prawo wyciągnąć konsekwencje przewidziane dla naruszeń przepisów o czasie pracy i wypłacania wynagrodzenia, ale po uprzednim stwierdzeniu nieważności porozumienia przez sąd.

Czy załoga ma pole manewru, gdy okaże się, że wybory były fikcją, szef namaścił tych, którzy zgodzili się np. na wprowadzenie rocznych okresów rozliczeniowych, ?a zatrudnieni nie chcą zaakceptować z góry narzuconego działania? Czy wprowadzone siłą porozumienie w ogóle obowiązuje, skoro wybory były nieważne?

Jeśli tego, kto podpisał porozumienie, nie można uznać za przedstawiciela załogi, w konsekwencji nie zostało ono skutecznie zawarte. Oznacza to z kolei, że stosowanie wynikających z niego okresów rozliczeniowych jest pozbawione podstaw prawnych. Tym samym rozliczenie czasu pracy przy użyciu tych okresów jest niewłaściwe i trzeba przeliczyć go, korzystając z podstawowego, kodeksowego okresu rozliczeniowego. Gdy wykaże ono, że pozostały nierozliczone godziny nadliczbowe, podwładnym trzeba wypłacić za nie odpowiedni dodatek.

Nie jest tylko jasne, czy takich ustaleń może dokonać PIP, czy dopiero sąd w toku postępowania o zapłatę wynagrodzenia za nadgodziny (lub ustalenia nieistnienia porozumienia). Skłaniam się do tego, że o ważności porozumienia będzie mógł orzec dopiero sąd pracy, do którego PIP może wystąpić z powództwem.

Jak pracodawcy mają namówić niepokorną załogą, aby zechciała głosować?

Powinni przekonywać pracowników, że wybór przedstawiciela leży także w ich interesie. Od nich zależy, czy będzie to osoba, którą darzą zaufaniem i która dzięki swoim cechom jest w stanie prezentować stanowisko załogi i być partnerem, a nie tylko wykonawcą poleceń szefa. Mam świadomość, że gdy przedstawiciel jest też pracownikiem, trudno mówić o równości stron w negocjacjach z pracodawcą. Nie oznacza to jednak, że jest on ubezwłasnowolniony. Firma powinna stworzyć taki regulamin wyborów, który zapewni, że wybranego można określić mianem „przedstawiciela pracowników" (głosowanie na każdym etapie powinno być tajne). W każdym zespole znajdziemy kogoś, kto mimo podporządkowania etatowego jest w stanie być partnerem w negocjowaniu porozumień z pracodawcą i reprezentować załogę. Zwłaszcza że mimo kadencyjności personel może w każdym czasie odwołać reprezentanta, który nie spełnia oczekiwań. W takim wypadku szef powinien zorganizować nowe wybory (taka procedura ma wynikać z regulaminu). Nie może natomiast wyciągać żadnych negatywnych konsekwencji wobec przedstawiciela za jego działania w zakresie udzielonego mu przez załogę pełnomocnictwa.

Czy odmowę oddania głosu wolno traktować jako odmowę wykonania polecenia pracodawcy?

Nie. Ponieważ w przepisach nie ma wymogu udziału ?w wyborach, nie można nałożyć go poleceniem służbowych ani regulaminem pracy. Zgodnie z art. 100 § 1 k.p. pracownik musi wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, ale tylko takich, które dotyczą pracy i jeżeli nie są one sprzeczne z prawem lub umową o pracę. Pracownik ma oczywiście także – zgodnie ?z art. 100 § 2 pkt 2 k.p. – przestrzegać regulaminu pracy ?i ustalonego w zakładzie porządku.  Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Jednak udział w głosowaniu nie może być uznany za obowiązek „w zakresie procesu pracy". Wybór przedstawicieli to prawo pracowników, a nie obowiązek. A skoro tak, to zaniechanie korzystania z tego uprawnienia, nie może rodzić żadnych negatywnych konsekwencji dla pracowników i nie daje podstawy do jakichkolwiek działań dyscyplinujących.