Jak nieobecnemu w firmie pracownikowi skutecznie doręczyć zwolnienie dyscyplinarne

Pracodawcy często stają przed wyzwaniem – chcą rozwiązać umowę o pracę nieobecnego pracownika, ale mają wątpliwości, jak to skutecznie zrobić. Do typowych sytuacji należy zamiar rozstania się z osobą długo nieobecną w pracy z powodu choroby albo wręczenia dyscyplinarki np. z powodu nieusprawiedliwionej absencji lub z innej przyczyny – jeżeli pracownik w obawie przed rozstaniem ucieka na zwolnienie lekarskie.

Podwójne awizowanie

Przepisy prawa pracy nie regulują zasad doręczania oświadczeń o rozwiązaniu umowy o pracę nieobecnym podwładnym. Dlatego pomogą tu regulacje kodeksu cywilnego, które stosuje się odpowiednio do stosunków pracy. Zgodnie z nimi oświadczenie woli, które ma zostać złożone innej osobie, jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

Posługując się tą zasadą, Sąd Najwyższy uznał, że dwukrotne awizowanie nieodebranej przez pracownika przesyłki stwarza faktyczne domniemanie możliwości zapoznania się z treścią zawartego w niej pisma (wyrok Sądu Najwyższego z 5 października 2005 r., I PK 37/05). A to oznacza skuteczne złożenie etatowcowi oświadczenia woli o rozwiązaniu angażu. Oczywiście pracownik ma prawo takie domniemanie później obalić, wskazując przeszkody w odebraniu awizowanej przesyłki z urzędu (np. pobyt w szpitalu, przewlekła choroba, czasowy pobyt w innej miejscowości).

Przesyłkę poleconą urząd pocztowy przechowuje 14 dni. Bieg tego terminu rozpoczyna się w następnym dniu po tym, gdy listonosz zostawi zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki rejestrowej w skrzynce nieobecnego w domu adresata (tzw. awizo). Zawiadomienie zostawia ponownie, zwykle po 7 dniach od pierwszego awiza. Po upływie 14 dni urząd pocztowy zwraca nadawcy przesyłkę, której adresat nie podjął.

Upływ terminu do odbioru przesyłki z poczty jest równoznaczny z jej skutecznym doręczeniem pracownikowi. W ostatnim dniu, w którym podwładny mógł odebrać list polecony z poczty, dochodzi do skutecznego doręczenia oświadczenia woli o rozwiązaniu angażu. W tym dniu następuje także skutek rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym (bez wypowiedzenia).

Od tego dnia biegnie też termin na odwołanie się przez pracownika do sądu pracy. Etatowiec nie jest zazwyczaj tego świadomy (nie odbierając listu z poczty, nie zapoznaje się bowiem z pouczeniem o możliwości wystąpienia z powództwem przeciwko pracodawcy). Często nieobecny z zaskoczeniem odkrywa, że doszło do rozwiązania jego stosunku pracy dopiero po przesłaniu przez firmę świadectwa pracy. Najczęściej wtedy (albo później) pracownik odwołuje się do sądu pracy (czyli już po upływie 14 dni). Dlatego z powództwem wnioskuje zazwyczaj o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania.

Sąd przywróci ten termin tylko wtedy, gdy etatowiec wykaże (lub przynajmniej uprawdopodobni), że nie ponosi winy za to, iż nie wniósł powództwa o czasie (np. pobyt w szpitalu, przewlekła choroba). Im większe opóźnienie, tym poważniejsze muszą być okoliczności je usprawiedliwiające (wyrok SN z 27 lipca 2011 r., II PK 21/11).

Domownik

Zdarza się, że pracownik jest nieobecny w domu, a listonosz zostawia list od pracodawcy osobie, którą tam zastaje. Takie doręczenie uważa się za skuteczne pod warunkiem, że list odebrał dorosły domownik (tj. krewny lub powinowaty etatowca, zamieszkujący z nim w jednym mieszkaniu, niezależnie od tego, czy prowadzą wspólne gospodarstwo domowe).

Na skuteczne doręczenie nie będzie miało wpływu to, że domownik nie przekazał pracownikowi listu poleconego.

Kurier

Obok doręczeń pocztowych popularnym sposobem dostarczania oświadczeń o zakończeniu współpracy są przesyłki kurierskie. Tu należy jednak pamiętać o tym, że korespondencję uważa się za skutecznie doręczoną wyłącznie wtedy, gdy kurier wręczy ją  bezpośrednio pracownikowi (lub gdy adresat wyraźnie odmówi posłańcowi przyjęcia tej przesyłki). Skuteczne doręczenie nie nastąpi natomiast, gdy kurier doręczy pismo rozwiązujące angaż domownikowi lub zostawi etatowcowi zawiadomienie o przesyłce.

E-mail

Wysłanie pracownikowi skanu pisma rozwiązującego umowę pocztą elektroniczną będzie wprawdzie skuteczne, ale poprzestanie na tej formie doręczenia będzie wadliwe. Oświadczenie musi być bowiem złożone na piśmie, a list mailowy nie spełnia tego warunku. Jeżeli jednak równocześnie z mailem pracodawca wyśle do pracownika pocztą oryginał oświadczenia o zwolnieniu, to nie naruszy przepisów prawa pracy (nawet jeżeli mail dotrze do pracownika szybciej niż przesyłka pocztowa). Potwierdził to SN w wyroku z 18 stycznia 2007 r. (II PK 178/06). Podkreślił jednocześnie, że uznanie takiego doręczenia za niezgodne z prawem byłoby nadmiernym formalizmem. Zwłaszcza jeśli mail jest zwyczajową formą komunikacji z załogą u pracodawcy.