Kto zastąpi podatnika podczas kontroli podatkowej

Kontrola podatkowa zasadniczo poprzedzona jest zawiadomieniem. Może się zdarzyć, że takie zawiadomienie nie zostanie wystosowane, co po spełnieniu określonych warunków będzie zgodne z prawem. Jednak najczęściej przedsiębiorca ma czas na wyznaczenie zastępcy podczas czynności dokonywanych przez urzędników. Ponieważ nie zawsze tak jest, warto - przewidując taką sytuację - ustanowić tzw. stałego reprezentanta.

Najwygodniejsza opcja

Jeśli przedsiębiorca chce ograniczyć do niezbędnego minimum swoje zaangażowanie w kwestie związane z wizytą urzędników, to powinien wyznaczyć tzw. stałego reprezentanta do spraw kontroli podatkowych. Możliwość jego ustanowienia przewiduje art. 281a ordynacji podatkowej (dalej: o.p.). Nie ma żadnych ograniczeń co do tego, kim powinna być taka osoba. Może to być zarówno adwokat, radca prawny, doradca podatkowy czy księgowa, jak i po prostu osoba znająca dobrze firmę, czy orientująca się w praktycznych aspektach kontroli podatkowych. Nie musi być to osoba posiadająca konkretne wykształcenie czy uprawnienia zawodowe.

Wyznaczenie stałego reprezentanta do spraw kontroli wymaga złożenia na piśmie stosownej informacji dwóm organom: naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym oraz wójtowi, burmistrzowi (prezydentowi miasta).

Trzeba zgłosić

Przepisy wskazują na konieczność poinformowania dwóch organów, jednak nie przewidują skutków, jakie będą się wiązać z tym, że powiadomiony zostanie tylko jeden z organów. Ze względów ostrożnościowych należałoby przyjąć, że w takim przypadku stały reprezentant został ustanowiony tylko przed jednym z organów.

Można w opisany sposób zgłosić więcej niż jedną osobę. Wtedy powinno się wskazać, która z nich będzie upoważniona do odbioru korespondencji. W przypadku niewskazania jednej z osób, urzędnicy zgodnie z własnym uznaniem zadecydują, komu będą doręczać pisma.

Mniej tak, więcej nie

Przepisy wskazują konkretny zakres uprawnień, które przysługują stałemu reprezentantowi. Warto podkreślić, że sam potencjalny kontrolowany może ten zakres zmniejszyć, ale nie może go poszerzyć. Zmniejszenie zakresu praw powinno być dokonane w piśmie, w którym zawiadamia się urząd o wyznaczeniu stałego reprezentanta do spraw kontroli.

Jeśli zakres uprawnień takiego reprezentanta zostanie pominięty milczeniem, to zgodnie z prawem reprezentant będzie mógł działać w zakresie:

Stałego reprezentanta do spraw kontroli podatkowych może wyznaczyć nie tylko podatnik, ale także płatnik, inkasent czy następca prawny

Wyznaczenie stałego reprezentanta powoduje, że w przypadku jakiejkolwiek kontroli podatkowej, już pierwszą czynność, jaką będzie najczęściej odebranie zawiadomienia o zamiarze jej wszczęcia, będzie mógł wykonać stały reprezentant. Ma to szczególne znaczenie dla przedsiębiorców, którzy dużo podróżują albo nie czują się komfortowo w zajmowaniu się tego rodzaju sprawami.

Okazanie legitymacji

Szczególnie istotnego znaczenia nabiera fakt ustanowienia stałego reprezentanta w przypadku wszczęcia kontroli bez uprzedniego doręczenia zawiadomienia, a jedynie po okazaniu legitymacji służbowej (tzw. kontrola na legitymację). W takim przypadku nie ma wątpliwości, że jeśli taka osoba została wyznaczona, to jej, a nie kontrolowanemu przedsiębiorcy, należy okazać legitymację służbową i to on będzie zobowiązany udzielać wyjaśnień osobom z urzędu skarbowego. Biorąc pod uwagę, że istotą kontroli na legitymację jest wykorzystanie elementu zaskoczenia, zachowanie zimnej krwi przez doświadczoną osobę, którą będzie stały reprezentant, pozwoli uniknąć błędów nie do naprawienia na dalszych etapach postępowania.

Warto zauważyć, że stały reprezentant nie jest pełnomocnikiem w rozumieniu art. 136 i nast. o.p., zatem oprócz niego przedsiębiorca może także ustanowić pełnomocnika.