Nieprawidłowe zachowanie pracownika w notatce służbowej

- Zatrudniony odmówił wykonania polecenia dotyczącego świadczenia pracy w nadgodzinach. Chcę odnotować to zdarzenie i przedstawić je do oceny zwierzchnikowi. Nie wiem jednak, czy mogę sporządzić taki dokument, a jeśli tak, to gdzie mam go umieścić? – pyta kadrowiec.

Do obowiązków przełożonego należy m.in. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracownika, w tym w szczególności akt osobowych (art. 94 pkt 9a i 9b k.p.). Konkretyzuje je rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286, dalej rozporządzenie). Przewiduje ono m.in., że w części B akt osobowych należy gromadzić dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (§ 6 ust. 2 pkt 2 rozporządzenia). Upoważnia to do sporządzania i zbierania notatek służbowych, utrwalających zdarzenia wpływające na ocenę pracy i osoby podwładnego. Nie tylko pod kątem dalszej współpracy, ale też przy podejmowaniu innych decyzji personalnych, w tym przyznawaniu nagród i awansów. Jeśli nie ma przesłanki bezprawności, nie można uznać takiego postępowania za naruszenie dóbr osobistych pracownika (por. wyrok Sądu Najwyższego z 4 czerwca 2002 r., I PKN 249/01).

Przykład

Właściciel warsztatu samochodowego stwierdził niedobór dużej ilości narzędzi. Pewnego dnia pan Maciej, kierownik działu przeglądów, zobaczył, że jeden z podległych mu mechaników, pan Wojciech, chowa do plecaka komplet kluczy i pospiesznie wychodzi z budynku. Wprawdzie nie zdołał go zatrzymać, ale poszedł do działu kadr i opowiedział o tym zdarzeniu. Tam polecono mu sporządzić notatkę służbową, którą następnie umieszczono w aktach osobowych nielojalnego mechanika. Wkrótce właściciel zwolnił pana Wojciecha bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Pełny dostęp

Pracodawca powinien poinformować pracownika o sporządzonych notatkach służbowych i umożliwić mu wgląd do jego akt osobowych, aby zapoznał się z pismami. Podwładny nie może jednak żądać ich usunięcia i zniszczenia. To samo dotyczy zaprzestania tworzenia i gromadzenia takiej dokumentacji. Tu decyzja należy wyłącznie do przełożonego. Niedopuszczalne jest jedynie ustanawianie zamkniętego i niedostępnego zbioru tych danych (por. wyrok SN z 10 października 2003 r., I PK 295/02).

Taka dokumentacja może dotyczyć wyłącznie nawiązania stosunku pracy i przebiegu okresu zatrudnienia. Powinna też odnosić się do zdarzeń doniosłych. Niewłaściwe jest więc tworzenie notatek zarówno na okoliczności nieistotne, jak i niezwiązane z ubieganiem się o etat i wykonywaniem obowiązków służbowych. Ponadto nie muszą one dotyczyć tego, co negatywne i zasługujące na potępienie. Równie dobrze impulsem do tego mogą być zachowania, które stanowią wzór do naśladowania.

Przykład

Pani Hanna, opiekunka w przedszkolu, nie lubiła pani Magdy, która zajmowała identyczne stanowisko. Pewnego dnia, już po godzinach pracy, zobaczyła, że wchodzi ze znajomymi do kasyna. Uznała to zachowanie za niewłaściwe i sporządziła notatkę służbową, wręczając ją pracodawcy i wnosząc o rozważenie wyciągnięcia konsekwencji wobec pani Magdy. Ten uznał jednak, że taki sposób wykorzystania czasu wolnego nie wpływa na wykonywane przez nią obowiązki. W tej sytuacji zniszczył donos i poprosił panią Hannę, aby więcej nie składała takich pism.

Niewiele czasu na decyzję

Pracodawca może dowolnie długo przechowywać takie dokumenty. Jednak wskazane w nich okoliczności wykorzysta i podejmie niekorzystne dla pracownika działania tylko w ograniczonym czasie. Przykładowo do odpowiedzialności porządkowej pociągnie etatowca zaledwie w ciągu 2 tygodni od powzięcia wiadomości o uchybieniu i 3 miesięcy od tego naruszenia (art. 109 § 1 k.p.). Z kolei rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia nie nastąpi po miesiącu od dnia, kiedy szef dowiedział się o rażącym naruszeniu podstawowych obowiązków (art. 52 § 2 k.p.). Jeśli chodzi o zakończenie współpracy za wymówieniem, to choć nie przewidziano żadnego terminu na podjęcie tej decyzji, przyjmuje się, że powołanie się na określone zdarzenie jest możliwe dopóty, dopóki zachowuje swoją aktualność ze względu na cel zwolnienia (por. wyrok SN z 21 września 2001 r., I PKN 612/00).

Przykład

Pani Łucja, kierowniczka działu alkoholi w supermarkecie, kilkukrotnie widziała, że sprzątaczka, pani Maria, nie pozbierała stłuczonych butelek. Dlatego sporządziła notatkę, w której opisała uchybienia pracownicy. Szef postanowił dać jej szansę i nie podejmował żadnych działań. Pani Maria przeprosiła i odtąd wzorowo wykonywała swoje obowiązki. Po roku pracodawca zmienił zdanie i wypowiedział jej umowę. Bezzasadnie, bo od zdarzenia upłynęło zbyt wiele czasu i postępowanie zatrudnionej radykalnie poprawiło się.