Tak naprawdę nie zmienia to jednak faktu, że rozpoczęcie realizacji projektu, który został dofinansowany ze środków unijnych wymaga dobrego przygotowania. O czym zatem powinien pamiętać przedsiębiorca, który właśnie rozpoczyna realizację projektu? Przede wszystkim o tym, że wszystko co zrobi będzie przedmiotem kontroli. A osoby odpowiedzialne za prawidłowe wydatkowanie unijnych pieniędzy w Polsce będą przyglądać się każdej wydanej złotówce. Dlatego firma, która realizuje dotowany projekt nie ma takiej swobody jak ta, która inwestycję finansuje wyłącznie ze środków własnych. Od początku trzeba dbać o to, aby każdy, nawet najmniejszy wydatek był uzasadniony, wynikał z potrzeb realizacji projektu (jego celów, zakładanych rezultatów) oraz był zgodny z harmonogramem, a także udokumentowany. Należy także pamiętać o wielu przepisach.
Przedsiębiorcy na etapie ubiegania się o unijne środki koncentrują się na przepisach dotyczących pomocy publicznej, regulaminie konkursu, wytycznych oraz kryteriach wyboru projektów. Jednak już na etapie realizacji projektu trzeba też uwzględnić inne regulacje. I tak, dla firm, które podpisują umowy o dofinansowanie z Polską Agencją Rozwoju Przedsiębiorczości istotna jest także ustawa o utworzeniu tej Agencji. W szczególności warto zwrócić uwagę na jej art. 6c. Zgodnie z nim, przedsiębiorca, który ubiega się o udzielenie wsparcia przeznaczonego na zakup towarów lub usług lub otrzymał od Agencji takie wsparcie i nie jest zobowiązany do wyboru wykonawcy z zastosowaniem przepisów o zamówieniach publicznych, dokonuje wyboru wykonawcy z zachowaniem zasad przejrzystości i uczciwej konkurencji. Warto o tym pamiętać. Zresztą te same reguły wynikają także z unijnych rozporządzeń regulujących zasady wydatkowania środków unijnych. Co oznaczają zasady przejrzystości i uczciwej konkurencji?
Przede wszystkim sprowadza się to do zamawiania towarów lub usług, niezbędnych do realizacji inwestycji, w trybie ofertowym. Firma nie powinna mieć z góry upatrzonego jednego dostawcy rozwiązań, ale powinna pozyskać propozycje od kilku innych podmiotów(minimum od trzech). Zapytania ofertowe można wysłać samodzielnie. Warto też zamieścić informację o takim postępowaniu na własnej stronie internetowej i obowiązkowo wywiesić w siedzibie firmy. Jeżeli jest tylko jeden dostawca i firma jest zmuszona u niego dokonać zakupu np. ze względu na jakieś specyficzne cechy zamówienia, to taką konieczność trzeba dobrze uzasadnić, tak aby w przyszłości kontrolerzy nie mieli wątpliwości, że zakup na takich warunkach był mimo wszystko prawidłowy. Drugi istotny element to wspomniana uczciwość konkurencji. W tym wypadku dotyczy to równego traktowania ofert. A temu mogą służyć tylko dobrze dobrane, jasne i weryfikowalne kryteria wyboru oferty. Dlatego przedsiębiorca powinien np. wskazać jakie elementy (cena, jakość, warunki gwarancji, termin dostawy, itp.) będą brane pod uwagę i jaka będzie waga poszczególnych parametrów.
Wracając do wytycznych obowiązujących PARP, warto wskazać, że nie wolno dokonywać zakupu towarów lub usług od podmiotów powiązanych z przedsiębiorcą osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania polegające na:
? uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
? posiadaniu udziałów lub co najmniej 5 proc. akcji,
? pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
? pozostawaniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa, w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.
Wszystko to oznacza, że wydatki poniesione na rzecz podmiotu powiązanego nie stanowią wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem.
