Artykuł 149 k.p. nakazuje pracodawcy prowadzenie ewidencji czasu pracy etatowca. Wielu szefów nie przywiązuje do tego wymogu należytej uwagi, a skutki tego zaniedbania dostrzegają dopiero na sali sądowej. Muszą wtedy wykazać, że pracownik niesłusznie domaga się wynagrodzenia za nadgodziny. Jak wynika z ukształtowanego orzecznictwa i doktryny, pracodawca ma wtedy trudne zadanie.

Wprawdzie to pracownik, zgodnie z regułą rozkładu ciężaru dowodu, powinien wykazać pracę w nadgodzinach. Jeśli jednak nie ma ewidencji czasu pracy, to pracodawca musi dowieść, że etatowiec nie przekroczył normatywnego czasu pracy i nie należy mu się dodatkowe wynagrodzenie.

Sądy często ułatwiają zadanie zatrudnionym i za miarodajne uznają przedstawiane przez nich dowody, które mogą budzić wątpliwości. W jednym z wydanych ostatnio orzeczeń Sąd Okręgowy w Warszawie za podstawę ustalenia czasu pracy uznał wydruki z poczty elektronicznej oraz zestawienia mejli wysyłanych i odbieranych (w formie zdjęć ekranu komputerowego). Przedstawiały one aktywność pracownika w poszczególnych dniach. Twierdził, że czas pracy był wyznaczony jego aktywnością na służbowym komputerze i dzień roboczy kończył się z wypuszczeniem ostatniego mejla. Ponieważ korespondencję elektroniczną wysyłał także wieczorami i w weekendy, przekonał sąd, że tak właśnie wyglądał jego rozkład czasu pracy.

Łatwo sobie wyobrazić, jakie konsekwencje może mieć upowszechnienie się takiego pomysłu na rejestrowanie czasu pracy. Pracodawca często nie jest w stanie na bieżąco kontrolować aktywności podwładnego w poczcie elektronicznej, a pole do manipulowania czasem pracy otwiera się wręcz imponujące. Jeżeli pracownik dysponuje laptopem i dostępem do służbowej poczty także z domu, może dowolnie wydłużać czas pracy i domagać się dodatkowego wynagrodzenia za rzekome nadgodziny. Prawdopodobnie takiego pomysłu nie da się wykorzystywać na dłuższą metę, bo zapewne szef natychmiast zareaguje i zablokuje użycie tej metody w przyszłości (np. precyzując zasady korzystania ze służbowej poczty elektronicznej).

Niewykluczone jednak, że pracownik będzie zbierał w formie mejli „dowody" na pracę w nadgodzinach i wykorzysta je, zgłaszając roszczenia o dodatkowe wynagrodzenie tuż przed spodziewanym lub planowanym rozwiązaniem umowy o pracę. Tak właśnie było w sprawie, którą rozpatrywał SO w Warszawie.

Nowe przepisy wprowadzające bardziej elastyczne zasady dotyczące czasu pracy, w tym te pozwalające ustalić ruchomy czas pracy w indywidualnie ustalanych rozkładach czasu pracy, pozwolą ograniczyć pole do nadużyć. Okazuje się, że zbyt rygorystyczne i w gruncie rzeczy nieżyciowe przepisy nie tylko utrudniają działalność, ale mogą także prowadzić do szkodliwych dla pracodawców patologii.

—Piotr Kryczek, wspólnik i radca prawny z kancelarii Chajec Don-Siemion & Żyto sp.k.

WNIOSEK

We własnym, dobrze pojętym interesie szef powinien prowadzić ewidencję czasu pracy i ją na bieżąco nadzorować. Nie będzie wówczas większych problemów z wykazaniem przed sądem, że zatrudniony, twierdząc, że pracował dłużej niż wynika z rejestru, niesłusznie domaga się zapłaty za nadgodziny.