Koszty, które dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, powinny być rozliczane poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów (art. 39 ustawy o rachunkowości, dalej: uor).

Przykładem kosztów rozliczanych w czasie są ubezpieczenia komunikacyjne pojazdów mechanicznych. Jeżeli polisa ubezpieczenia komunikacyjnego zawierana jest na okres 12 miesięcy, to jednostka ma obowiązek rozliczać koszty proporcjonalnie do trwania okresu ubezpieczenia z tej polisy.

PRZYKŁAD 1/12 WARTOŚCI

28 grudnia 2011 r. firma „ABC" wykupiła polisę ubezpieczenia OC na okres 1 stycznia 2012 r. – 31 grudnia 2012 r. Wartość całej polisy to 3600 zł. I rata składki, 1800 zł płatna jest do 31 marca 2012 r., II rata składki, także 1800 zł płatna jest do 30 czerwca 2012 r. W jaki sposób firma „ABC" powinna rozliczyć koszty związane z zakupem polisy?

Firma „ABC" powinna rozliczyć koszty zakupionej polisy zgodnie z art. 39 ust. 3 uor, czyli poprzez dokonywanie miesięcznych odpisów czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, począwszy od stycznia 2012 r. w wysokości 1/12 wartości całości polisy, tj. 300 zł miesięcznie, aż do grudnia 2012 r.

Kwestie związane z kosztami napraw powypadkowych i rozliczeniem odszkodowań na gruncie przepisów ustawy o rachunkowości można rozpatrywać w oparciu o następujące przepisy:

Po pierwsze, w księgach rachunkowych jednostki należy ujmować wszystkie osiągnięte przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, które dotyczą danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. To zasada współmierności, wynikająca z art. 6 ust. 1 uor.

Zgodnie z tą zasadą, każde zdarzenie związane z wykorzystywaniem samochodu służbowego w firmie, niezależnie od tego, czy skutkuje powstaniem przychodu czy też kosztu z nim związanego, będzie podlegać zarachowaniu w odpowiedni sposób. Przykładem takich zdarzeń związanych z firmowymi środkami transportu mogą być: wypadki, kolizje, stłuczki, awarie, kradzieże, włamania itp. Skutkują one koniecznością dokonywania napraw powypadkowych, których koszty mogą być pokryte przez ubezpieczyciela, jeżeli właściciel pojazdu posiadał ważną polisę.

Po drugie, koszty i przychody powstałe na skutek zdarzeń mieszczących się w kategorii ogólnego ryzyka prowadzenia działalności ujmuje się odpowiednio w ciężar pozostałych kosztów i przychodów operacyjnych. W szczególności kategoria ta obejmuje przychody i koszty związane z odszkodowaniami (art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g uor).

Oznacza to, że w pozostałych kosztach operacyjnych ujmujemy koszty związane z naprawą powypadkową samochodu służbowego, natomiast w pozostałych przychodach operacyjnych – odszkodowania otrzymane od ubezpieczycieli. Ponadto ujęcie odszkodowania w pozostałych przychodach operacyjnych jest możliwe wówczas, gdy jednostka otrzyma decyzję o przyznaniu odszkodowania w kwocie zaakceptowanej przez obie strony.

Po trzecie, zdarzenia ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych, powinny zostać uwzględnione w wyniku finansowym roku poprzedniego, bez względu na jego wysokość (art. 7 ust. 2 uor).

Wobec tego, jeżeli przed zamknięciem ksiąg rachunkowych poszkodowany otrzyma decyzję od ubezpieczyciela, potwierdzającą przyznanie odszkodowania dotyczącego szkody, której koszty zostały zarachowane w ubiegłym roku obrachunkowym, to wówczas kwotę odszkodowania ujmuje się w pozostałych przychodach operacyjnych roku, którego odszkodowanie to dotyczy, w korespondencji z odpowiednim kontem rozrachunkowym.

PRZYKŁAD

UBEZPIECZYCIEL ROZLICZA SIĘ BEZPOŚREDNIO Z WARSZTATEM SAMOCHODOWYM

Samochód firmowy wykorzystywany w działalności gospodarczej spółki „XYZ" uczestniczył w wypadku samochodowym, na skutek którego uległ uszkodzeniu. Firma wybrała wariant bezgotówkowej formy rozliczenia szkody.

Pojazd został przekazany do naprawy do autoryzowanego warsztatu samochodowego. W dniu wypadku pojazd posiadał ważną polisę ubezpieczenia OC oraz dobrowolne ubezpieczenie AC.

Wartość naprawy powypadkowej to 3690 zł brutto, w tym VAT 690 zł. Ubezpieczyciel wypłacił odszkodowanie na rzecz warsztatu samochodowego w kwocie 3000 zł.

PRZYKŁAD

UBEZPIECZYCIEL ROZLICZA SIĘ BEZPOŚREDNIO Z WŁAŚCICIELEM POJAZDU

Samochód firmowy wykorzystywany w działalności gospodarczej spółki „ZOZ" uczestniczył w wypadku samochodowym, na skutek którego uległ uszkodzeniu. Pojazd w dniu wypadku posiadał ważną polisę ubezpieczenia OC oraz dobrowolne ubezpieczenie AC.

Firma wybrała wariant gotówkowy rozliczenia szkody, zatem ubezpieczyciel dokonał wyceny szkody i przyznał odszkodowanie w wysokości 5000 zł. Odszkodowanie zostało przelane na rachunek bankowy poszkodowanego. Koszt naprawy samochodu firmowego wyniósł 4920 zł brutto, z czego kwota VAT to 920 zł.