Zadowolenie biznesowe po zdobyciu dotacji i poczucie sukcesu mogą być tak duże, że firma zacznie popełniać błędy w trakcie realizacji inwestycji. Mogą być one kosztowne. Od konieczności zapłacenia odsetek jak za zaległości podatkowe w przypadku nieprawidłowego lub nieterminowego rozliczenia zaliczek, po – w skrajnym przypadku – całkowitą utratę dofinansowania.
Tak będzie, gdy instytucja, z którą przedsiębiorca podpisał umowę o dofinansowanie (np. urząd marszałkowski, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości) zakwestionuje prawidłowość wydawania dotacji. Uzna, że przedsiębiorca nie dochował należytej staranności i warunków konkurencji. O co może tu chodzić?
Pamiętaj o ofertach...
Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że nawet gdy firma nie musi stosować prawa zamówień publicznych i ściśle trzymać się zapisów stosownej ustawy, to nie oznacza jeszcze dowolności w dokonywaniu zakupów, zlecaniu prac budowlanych lub realizacji innych działań w trakcie prowadzenia projektu (inwestycji).
Ponieważ fundusze unijne muszą być wydawane w sposób jak najbardziej efektywny, firma musi wykazać, że dołożyła starań, aby wybrać najlepsze oferty. Dlatego przedsiębiorca, który korzysta z unijnych dotacji, powinien przeprowadzić w sposób prawidłowy konkurs ofert, gdy poszukuje dostawców jakiś urządzeń lub wykonawców konkretnych prac.
Aby prawidłowo przeprowadzić konkurs ofert, warto trzymać się następujących zasad:
- zapytanie ofertowe powinno zostać wysłane do co najmniej trzech potencjalnych dostawców. Bezwzględnie należy przechowywać kopie rozesłanych zapytań ofertowych,
- jeżeli na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców, co oczywiście może się zdarzyć, dla potrzeb dokumentacji należy wysłać zapytanie ofertowe do dostawców podobnych urządzeń,
- zapytanie ofertowe powinno określać w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty oraz termin ich składania wraz z informacją, że oczekiwana oferta musi stanowić ofertę w rozumieniu Kodeksu cywilnego.
- zapytanie ofertowe należy również zawiesić na stronie internetowej przedsiębiorstwa oraz umieścić w siedzibie spółki w miejscu publicznie dostępnym; uniknie się wówczas zarzutu, że propozycja została wysłana do z góry wybranych firm ważne jest, aby zapytania zostały umieszczone i wysłane w tym samym momencie, gdyż należy zachować zasadę uczciwej konkurencji.
- nadesłane odpowiedzi potencjalnych oferentów trzeba archiwizować. Dotyczy to zarówno odpowiedzi negatywnych, jak i pozytywnych. Ponadto warto zwracać uwagę na to, czy każda oferta zawiera w swojej treści okres ważności i jest dokumentem wiążącym oferenta w tym terminie.
... i protokole wyboru
O czym jeszcze należy pamiętać? Aby postępowanie miało sens, a oferty były realnie porównywalne, ich wyboru należy dokonywać w okresie ich ważności. Wybór dostawcy musi zostać udokumentowany pisemnym protokołem, do którego załączane są zebrane oferty. Selekcja następuje w oparciu o kryteria oceny ustalone w zapytaniu (np. punktowe kryteria za cenę, termin dostawy/wykonania, okres gwarancji, inne istotne elementy). Co istotne, zamówienie oraz kontrakt muszą być zawarte przed upływem terminu ważności wszystkich ofert.
Złożona oferta może być oczywiście punktem wyjścia do dalszych negocjacji. Jeżeli przedsiębiorca dokonuje wyboru oferty poprzez podjęcie negocjacji jedynie z częścią potencjalnych dostawców/wykonawców, fakt ten należy pisemnie uzasadnić w protokole wyboru lub też, jeszcze na etapie wysyłania zapytań ofertowych, sprecyzować warunki dopuszczenia do dalszego etapu.
Niezależnie od tego, wybór powinien być dokonany spośród nie mniej niż trzech oferentów. Na koniec warto zaznaczyć, że nawet gdy przedsiębiorca wyśle zapytania do kilku przedsiębiorców, może się okazać, że nie otrzyma wskazanego minimum, czyli trzech ofert. Jeżeli tak się stanie, uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną. Postępowania ofertowego nie trzeba powtarzać. Nie ma też możliwości oprotestowywania przetargów.