Specyfikacja istotnych warunków zamówienia: co powinna zawierać

Treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ) jest określona w przepisach prawa zamówień publicznych. Składa się ona z elementów obowiązkowych oraz fakultatywnych.

Obowiązkowe dane

Zakres informacji zawartych w specyfikacji zależy również od wartości zamówienia. W przetargach o wartości mniejszej niż progi unijne >patrz tabela str. 2 może ona przykładowo nie zawierać wymagań dotyczących wadium, zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz wykazu oświadczeń i dokumentów, które mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. Niezależnie od tego to właśnie w specyfikacji każdy zainteresowany wykonawca znajdzie istotne elementy określające przedmiot zamówienia jak również wymagania stawiane w stosunku do podmiotów o nie się starających.

W praktyce można wyróżnić cztery podstawowe elementy, które powinna zawierać typowa specyfikacja. Bezsprzecznie nie może w niej zabraknąć opisu przedmiotu zamówienia, istotnych postanowień umowy lub też jej projektu, warunków udziału w postępowaniu, które będą musieli spełniać wykonawcy oraz opisu kryteriów oceny ofert i sposobu ich spełnienia. Niezależnie od tego należy pamiętać, że specyfikacja musi być przygotowana zgodnie z zasadami określonymi w przepisach (art. 36 ust. 1 ustawy), co oznacza, że zamawiający przy formułowaniu jej treści zobowiązany jest do wyczerpującego opisania wszystkich elementów enumeratywnie wymienionych w tym artykule.

Kluczowy element

Opis przedmiotu zamówienia w praktyce ma nie tylko znaczenie czysto techniczne i identyfikacyjne, ale jest przede wszystkim kluczowym elementem specyfikacji. Określa on bowiem, co zamawiający chce uzyskać udzielając zamówienia np. zakup samochodu, usługę sprzątania czy budowę drogi. Z drugiej strony składający ofertę wykonawca jest związany przedmiotem zamówienia określonym przez zamawiającego w dokumentacji. Oznacza to, że wszelkie uchybienia lub różnice pomiędzy specyfikacją istotnych warunków zamówienia, a zaproponowanym przez wykonawcę w ofercie przedmiotem zamówienia skutkują odrzuceniem oferty.

Podstawową zasadą jest, iż przedmiot zamówienia musi zostać opisany przez zamawiającego w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Zamawiający nie może także określić przedmiot zamówienia w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. W praktyce oznacza to, że niedopuszczalne jest takie sprecyzowanie zamówienia, że z góry wiadome jest, że na takich warunkach zamówienie będzie mógł wykonać tylko jeden wykonawca lub wąska ich grupa. Naruszenie tej zasady traktowane jest jako ograniczenie konkurencji i równego traktowania podmiotów ubiegających się o wykonanie zamówienia.

Przykładem takiego niedopuszczalnego opisu przedmiotu zamówienia jest przeprowadzenie przez gminę przetargu nieograniczonego na zakup samochodu  osobowego, w którym przedmiot zamówienia został sformułowany w taki sposób (wyposażenie podstawowe, silnik, rodzaj paliwa, wyposażenie dodatkowe), że zamówienie mogło być wykonane jedynie przez wykonawcę, u którego owa gmina zakupiła samochód przy okazji wcześniejszego postępowania. W przypadku takiego opisu przedmiotu zamówienia postępowanie może być podważone przez wykonawcę przed Krajową Izbą Odwoławczą.

To jednak nie koniec obostrzeń ustawowych co do opisu przedmiotu zamówienia. Nie można go bowiem co do zasady opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia. Wyjątkowo przepisy dopuszczają wyjątek od tej zasady w sytuacji, gdy jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia. W takim przypadku zamawiający może opisać zamówienie za pomocą znaku towarowego lub marki. Takiemu wskazaniu muszą jednak obowiązkowo towarzyszyć określenie „lub równoważne” lub inne równoznaczne wyrazy.

Odmienne tryby

W zależności od trybu prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wykonawca spotyka się ze specyfikacją w różnych fazach postępowania. I tak w przetargu nieograniczonym zamawiający udostępnia ten dokument na stronie internetowej od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień Publicznych albo publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Jest on tam zamieszczony co najmniej do upływu terminu składania ofert.

W przetargu ograniczonym specyfikację otrzymują jedynie wykonawcy zaproszeni do drugiej fazy postępowania, wraz z zaproszeniem do składania ofert. Podobnie jest w przypadku negocjacji bez ogłoszenia. Z kolei w trybie negocjacji z ogłoszeniem specyfikacja istotnych warunków zamówienia przekazywana jest wraz z zaproszeniem do negocjacji, a  w przypadku zapytania o cenę zamawiający wysyła specyfikację tylko do wybranych wykonawców wraz z zaproszeniem do składania ofert. Przy zamówieniu w trybie z wolnej ręki zamawiający nie sporządza SIWZ.

Prawo do informacji

Przepisy prawa zamówień publicznych umożliwiają każdemu wykonawcy zwrócenie się do zamawiającego o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Obowiązkiem zamawiającego jest udzielenie wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż:

-  na 6 dni przed upływem terminu składania ofert,

-  na 4 dni przed upływem terminu składania ofert – w przetargu ograniczonym oraz negocjacjach z ogłoszeniem, jeżeli zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia,

-  na 2 dni przed upływem terminu składania ofert – jeżeli wartość zamówienia jest mniejsza niż próg unijny, pod warunkiem że wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia wpłynął do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.

Modyfikacja zapisów

Podobnie jak w przypadku ogłoszenia o zamówieniu, tak i w przypadku specyfikacji istotnych warunków zamówienia zamawiający ma możliwość dokonywania zmian. W uzasadnionych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść SIWZ. Zmianę specyfikacji zamawiający przekazuje niezwłocznie wszystkim wykonawcom, którym przekazano specyfikację istotnych warunków zamówienia, a jeżeli specyfikacja jest udostępniana na stronie internetowej, zamieszcza ją także na tej stronie.

Dodatkowo, jeżeli w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego zmiana treści SIWZ prowadzi do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu, zamawiający zamieszcza ogłoszenie o takiej zmianie w Biuletynie Zamówień Publicznych lub przekazuje zmiany do ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej.

Niedopuszczalne jest również (z pewnymi wyjątkami określonymi w ustawie) dokonywanie zmian w treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia po upływie terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w przetargu ograniczonym i negocjacjach z ogłoszeniem, które prowadzą do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu.

Jeżeli natomiast w wyniku zmiany treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia  nieprowadzącej do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu jest niezbędny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach, zamawiający przedłuża termin składania ofert i informuje o tym wykonawców, którym przekazano specyfikację, oraz zamieszcza informację na stronie internetowej.

„Rzeczpospolita" radzi

Zamawiający ogłosił przetarg na dostawę tonerów do drukarek o szacunkowej wartości zamówienia nieznacznie przekraczającej kwotę 14 tys. euro, wyznaczając jednocześnie siedmiodniowy termin na złożenie ofert. Do kiedy wykonawcy mogą żądać wyjaśnień do specyfikacji istotnych warunków zamówienia?

Wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji musi wpłynąć do zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert. W przypadku zatem wyznaczenia przez zamawiającego siedmiodniowego terminu na złożenie ofert połowa terminu mija czwartego dnia. W konsekwencji wniosek o wyjaśnienie treści specyfikacji istotnych warunków musi wpłynąć nie później niż do końca czwartego dnia terminu składania ofert.

Jeżeli wniosek wpłynie w ustawowym terminie, w analizowanym przypadku zamawiający będzie zobowiązany do udzielenia odpowiedzi najpóźniej na dwa dni przed upływem terminu składania ofert. Warto jednak zaznaczyć, że wpłynięcie wniosku o wyjaśnienie treści specyfikacji po terminie wprawdzie nie obliguje zamawiającego do udzielenia odpowiedzi, to jednak często odpowiedź taka jest udzielana. Nie można bowiem zapominać, że to głównie w interesie zamawiającego leży jak najlepsze wykonanie zamawianej usługi, bądź dostarczenie towaru. W konsekwencji każde rzeczowe zapytanie, które prowadzi do tego celu, w praktyce będzie spotykało się z udzieleniem odpowiedzi przez zamawiającego. -

Obowiązkowe elementy spec

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawiera co najmniej:

1) nazwę (firmę) oraz adres zamawiającego;

2) tryb udzielenia zamówienia;

3) opis przedmiotu zamówienia;

4) termin wykonania zamówienia;

5) warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków;

6) wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu;

7) informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami;

8) wymagania dotyczące wadium;

9) termin związania ofertą;