Kierowcy są specyficzną grupą zawodową. Świadczenia z tytułu podróży służbowych, a zwłaszcza diety, często stanowią dla nich większość płacy, a zasadnicze pensje zbliżone są zwykle do kwoty minimalnego wynagrodzenia. Problemy z rozliczaniem należności przysługujących szoferom występują zatem na porządku dziennym.

Choć ciągle w trasie...

Ustawa o czasie pracy kierowców wprowadziła odrębną definicję podróży służbowej kierowcy. Nie zmieniła jednak zasad jej rozliczania.

Zgodnie bowiem z art. 21a ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (DzU z 2012 r., poz. 1155) kierowcom na pokrycie kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej przysługują należności na zasadach wynikających z kodeksu pracy. Biorąc pod uwagę specyfikę ich pracy, są to głównie dwa świadczenia – diety oraz ryczałty za nocleg.

...to bez przywilejów

Diety krajowe to minimum 23 zł. Zagraniczne ustalane są natomiast w wysokości odpowiedniej dla docelowego państwa podróży służbowej. Określa je załącznik do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych. Możliwe jest jednak, że pracodawca ustali w wewnętrznych przepisach inne wysokości tych diet. Nie może jednak określić ich wysokości poniżej diety krajowej, tj. obecnie 23 zł.

Z kolei ryczałt za nocleg w podróży krajowej wynosi 31,50 zł (150 proc. diety), a w zagranicznej – 25 proc. limitu noclegowego z rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych.

W wyjazdach krajowych największym problemem w transporcie jest to, że zgodnie z przepisami ryczałt przysługuje tylko za nocleg trwający sześć godzin w przedziale między 21 a 7 następnego dnia. Wiele firm wykonuje przewozy w nocy.

Brak ryczałtu

Problemy związane z obliczaniem diet dotyczą kilku różnych kwestii. Po pierwsze firmy transportowe często chcą wprowadzać ryczałtowe rozwiązania, zamiast płacić dokładnie wyliczone diety za każdy dzień podróży. Aktualnie obowiązujące przepisy nie przewidują jednak takiej możliwości. Potwierdził to Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 19 marca 2008 r. (I PK 230/07).

Stwierdził, że nieobowiązujące już rozporządzenie o podróżach służbowych z 1998 r. przewidywało dla kilku grup zawodowych, w tym kierowców wykonujących wielokrotne podróże służbowe za granicę, ryczałtowe rozliczenie kosztów takich wyjazdów. Aktualne rozporządzenie z 2002 r. nie przewiduje takiego rozwiązania. Zatem każdą podróż trzeba rozliczać oddzielnie za poszczególne doby jej trwania.

Przekroczenie granicy

Drugi problem wiąże się z obliczaniem diet w przypadku wyjazdu zagranicznego połączonego z podróżą krajową na początku i na końcu trasy przewozu. Wątpliwości budzi możliwość zsumowania dwóch odcinków podróży krajowej przedzielonych pobytem za granicą. Od dopuszczenia takiego działania lub nie zależy natomiast najczęściej prawo do diety krajowej kierowcy.

W tym zakresie należy jednak odwołać się do brzmienia rozporządzeń o podróżach służbowych, z których wynika, że dieta przysługuje za dobę podróży. Doba to kolejne 24 godziny od:

- wyjazdu z miejscowości, w której mieści się baza transportowa – w przypadku podróży krajowej,

- przekroczenia polskiej granicy – w przypadku podróży zagranicznej.

Zatem w praktyce mogą zdarzyć się dwie sytuacje – gdy wyjazd i powrót z zagranicy nastąpią w jednej dobie lub zostaną przedzielone kilkoma dobami podróży zagranicznej. W pierwszym przypadku należy sumować czas trwania podróży krajowej, a w drugim przyjąć, że są to dwie odrębne podróże krajowe.

Przykład

Kierowca pracujący niedaleko granicy z Niemcami wykonywał transport do kontrahenta w Niemczech. Podróż trwała cztery godziny na terenie Polski do granicy, trzy godziny na terenie Niemiec (wraz z rozładunkiem trwającym dodatkowo dwie godziny) i ponownie cztery godziny na polskiej trasie. Ponieważ cały wyjazd mieścił się w trakcie jednej doby od rozpoczęcia podróży, to należy zsumować odcinki podróży krajowej. Dało to osiem godzin podróży, a więc prawo do 1/2 diety krajowej.

Przykład

Kierowca jechał z towarem do Hiszpanii. Przed przekroczeniem granicy prowadził auto przez sześć godzin, następnie przez pięć dni odbywał zagraniczną podróż służbową rozliczaną według diety hiszpańskiej (państwa docelowego podróży). W drodze powrotnej, po przekroczeniu granicy, jego podróż krajowa wyniosła siedem godzin.

W tym przypadku nie należy sumować dwóch odcinków podróży krajowej, gdyż nie przypadają one w jednej dobie. Traktujemy je więc jako dwie podróże krajowe, które trwały odpowiednio sześć i siedem godzin. Zatem kierowca nie otrzyma diety krajowej, bo czas trwania podróży krajowej był krótszy w każdej dobie niż osiem godzin (minimalny pułap trwania podróży krajowej).

Niepełne regulacje

Trzeci problem związany z dietami dotyczy sytuacji, gdy firma ustaliła w przepisach płacowych wysokość diety zagranicznej, ale nie uregulowała w nich kwestii ryczałtu za nocleg. Pojawia się wtedy pytanie, czy ustalając wysokość ryczałtu, trzeba odnosić się do kwoty ryczałtu z rozporządzenia, czy do wysokości diety ustalonej w firmie?

Niestety w tym zakresie przepisy dotyczące ryczałtu za nocleg odwołują się do limitów określonych w załączniku do rozporządzenia o podróżach zagranicznych, a nie do wysokości diety. Tak więc zmniejszenie diety pozostanie bez wpływu na wysokość ryczałtu za nocleg. Przykładowo więc w przypadku Niemiec będzie on wynosił 25 proc. ze 103 euro, mimo że dieta zagraniczna zostanie zmniejszona np. z 42 do 20 euro.

Nocleg na wyjeździe

Pracodawca zwraca kierowcy koszt noclegów w podróży służbowej na podstawie rachunku lub ryczałtu za nocleg. Maksymalny zwrot na podstawie rachunku określa załącznik do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych.

Na podstawie art. 77

5

§ 3 k.p. wysokość ryczałtu za nocleg można zmniejszyć, dokonując odpowiedniego zapisu w układzie zbiorowym, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę. Należy zwrócić uwagę , że zgodnie z wyrokiem SN z 19 lutego 2007 r. (I PK 232/06) wprowadzony zbyt niski ryczałt za nocleg, który nie daje podwładnemu możliwości zapewnienia noclegu, sąd może potraktować jako niewystarczający i określić na podstawie przepisów ogólnych wyższe kwoty.

Problematyczną kwestią pozostaje również określenie, kiedy kierowca nabywa prawo do zwrotu kosztów noclegu. W 2006 r. w art. 8 ust. 8 rozporządzenie WE 561/2006 dało możliwość wykorzystywania w pojeździe nie tylko odpoczynku dziennego, ale również skróconego odpoczynku tygodniowego.

Odbiór odpoczynków tygodniowych „poza bazą" przy jednoczesnym niezapewnieniu innego miejsca do spania niż kabina samochodu bezspornie wymusza na pracodawcy konieczność wypłacenia ryczałtu za nocleg. Niestety praktyka firm transportowych błędnie poszła w kierunku niewypłacania ryczałtu noclegowego w sytuacji, gdy pracownik spał w pojeździe i miał samochód wyposażony w leżankę.

Na konieczność wypłacania ryczałtów noclegowych wpływ ma przy tym sam kierowca. Jeśli nie zgadza się na odbiór odpoczynków w pojeździe (takie prawo wynika z rozporządzenia WE nr 561/2006, nawet gdy auto jest wyposażone w miejsce do spania), pracodawca musi zapewnić mu inne miejsce do spania lub wypłacić ryczałt noclegowy, zgodnie z zasadami dotyczącymi rozliczania podróży służbowych.

Przykład

Kierowca jechał z towarem do Niemiec. Po przekroczeniu granicy w ciągu trzech dni odebrał trzy 11-godzinne odpoczynki dobowe. W drodze powrotnej po wjeździe do Polski, ale przed powrotem do bazy, miał kolejny odpoczynek dobowy trwający 11 godzin.

Pracownik nie wyraził zgody na odbiór odpoczynków w pojeździe, a pracodawca nie określił w przepisach wewnętrznych firmy własnych zasad rozliczania podróży służbowych. W tej sytuacji wysokość przysługującego kierowcy ryczałtu za nocleg wynosi:

- limit noclegowy Niemcy: 103 euro

- ryczałt za nocleg Niemcy: 25 proc. ze 103 euro – 25,75 euro x 3 (liczba noclegów) = 77,25 euro

- ryczałt za nocleg Polska: 34,50 zł x 1 (liczba noclegów) = 34,50 zł

Jeśli kierowca zgadza się na odbiór odpoczynków w pojeździe, dla swojego bezpieczeństwa pracodawcy warto odnotować ten fakt na piśmie >patrz wzór oświadczenia kierowcy.

Należy również pamiętać, że zgodnie z wyrokiem SN z 1 kwietnia 2011 r. (II PK 234/10) umożliwienie kierowcy spania w kabinie samochodu nie stanowi zapewnienia mu bezpłatnego noclegu w rozumieniu rozporządzenia o podróżach służbowych. Wynika to z faktu, że oprócz miejsca do spania kierowca musi mieć zapewnioną tzw. podstawą sanitarną, w skład której wchodzi m.in. toaleta, środki czystości czy ekwiwalent za pranie pościeli.

Oświadczenie kierowcy daje możliwość znacznego obniżenia ryczałtu w sytuacji, gdy odpoczynek dobowy lub skrócony tygodniowy odbywa się w pojeździe, a ryczałt będzie przeznaczony tylko na pokrycie „podstawy sanitarnej".

Przykład

Przedsiębiorca posiada pojazdy wyposażone w miejsce do spania, które zapewniają kierowcy odpowiednią ilość miejsca do pełnej regeneracji fizycznej i psychicznej. Firma uzyskała od kierowców zgodę na odbieranie odpoczynków w pojeździe.

W przepisach wewnętrznych określono ryczałt noclegowy na pokrycie tzw. podstawy sanitarnej (kierowca śpi w pojeździe) w kwocie 50 zł poza granicami kraju i 15 zł w Polsce. Gdy nocleg odbywa się poza pojazdem, kwoty te ustalono na poziomie odpowiednio 80 zł poza granicami kraju i 30 zł w Polsce.

Jeden z kierowców jechał z towarem do Niemiec. Po przekroczeniu granicy przed powrotem do kraju w ciągu pięciu dni skorzystał z trzech 11-godzinnych odpoczynków dobowych i jednego regularnego tygodniowego w wymiarze 45 godzin. W drodze powrotnej, po wjeździe do Polski, ale przed powrotem do bazy odpoczywał kolejnych 11 godzin (odpoczynek dobowy). Za czas tego wyjazdu otrzyma:

- ryczałt za nocleg Niemcy: 3 x 50 zł = 150 zł (odpoczynki dobowe wg przepisów wewnętrznych firmy)

- ryczałt za nocleg Niemcy: 2 x 80 zł = 160 zł (odpoczynek tygodniowy regularny, którego kierowca nie może wykorzystać w pojeździe)

- ryczałt za nocleg Polska: 1 x 15 zł = 15 zł.

Kłopotliwe działanie na korzyść szofera

Połączenie dwóch odcinków podróży krajowej i wypłacenie diety z tego tytułu nie jest błędem z punktu widzenia kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Działanie to jest bowiem korzystniejsze dla pracownika od minimalnych standardów wynikających z przepisów prawa pracy.

Ryzyko takiego działania może dotyczyć jednak kontroli ZUS lub organów skarbowych. Pojawi się pytanie, czy świadczenia te mogą być wyłączone z podstawy wymiaru składek ZUS i opodatkowania.

Wzór oświadczenia kierowcy

Na podstawie art. 8 ust. 8. rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady
z 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego ja ……………………………………………………………… (imię i nazwisko kierowcy) oświadczam, że:

dzienne okresy odpoczynku i tygodniowe okresy odpoczynku poza bazą:

– w przypadku podróży krajowej chcę/nie chcę* wykorzystywać w pojeździe (o ile posiada on odpowiednie miejsce do spania dla każdego kierowcy i pojazd znajduje się na postoju),

– w przypadku podróży poza granicami kraju chcę/nie chcę* wykorzystywać w pojeździe (o ile posiada on odpowiednie miejsce do spania dla każdego kierowcy i pojazd znajduje się na postoju)


……………………………………................................................................…………………………

(imię , nazwisko, podpis pracownika składającego oświadczenie)

* niepotrzebne skreślić

Łukasz Prasołek jest asystentem sędziego w Sądzie Najwyższym

Łukasz Włoch jest głównym ekspertem ds. analiz i rozliczeń w Ogólnopolskim Centrum Rozliczeń Kierowców