Najpierw pracodawca powinien wysłuchać pracownika, a dopiero potem karać

Obok odpowiedzialności materialnej pracowników kodeks pracy przewiduje także system odpowiedzialności porządkowej, w postaci kar porządkowych. Aby ją prawidłowo wymierzyć, szef musi zachować wymogi z art. 109 kodeksu pracy.

To nie luźna rozmowa

Jednym z nich jest konieczność wysłuchania pracownika przed wymierzeniem mu kary. Pracodawcy nakazuje to art. 109 § 2 k.p.

Przepisy nie określają jednak, w jaki sposób należy złożyć te wyjaśnienia. Mając jednak na uwadze cel tej czynności, uważam, że najpierw pracodawca lub jego przedstawiciel informuje pracownika o zamiarze wymierzenia mu kary porządkowej (np. nagany), a następnie pozwala wypowiedzieć się co do przedstawionych mu zarzutów i podstaw nałożenia tej sankcji. W ten sposób szef będzie mógł poznać zdanie podwładnego, a ten ustosunkuje się do zamiaru jego zdyscyplinowania.

Przewidziane w tym przepisie wysłuchanie nie może polegać na ogólnej rozmowie z zatrudnionym o problemach w pracy czy zastrzeżeniach wobec niego. Przed wysłuchaniem podwładny musi mieć świadomość, że szef planuje zastosować wobec niego karę porządkową.

Przyda się protokół

Kodeks nie przewiduje wymogu sporządzania jakichkolwiek dokumentów z wysłuchania pracownika. Niemniej bezpieczniej dla pracodawcy sporządzić np. protokół z tej czynności, najlepiej podpisany także przez pracownika. W ten sposób szef uniknie późniejszych jego zastrzeżeń, że nie wysłuchał go przed ukaraniem. Takie zarzuty zatrudnieni często zgłaszają przed sądem pracy w sprawach o uchylenie kary porządkowej. W razie sporu to szef musi udowodnić, że wysłuchał pracownika, zanim go ukarał.

Nie tylko szef

Nie narusza art. 109 § 2 k.p. wysłuchanie pracownika przez inną wyznaczoną do tego osobę niż uprawniona do wymierzenia kary porządkowej.

Wskazał na to Sąd Najwyższy w wyroku z 9 kwietnia 1998 r. (I PKN 45/98). Kodeks nie stawia tu żadnych wymagań, a za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności z zakresu prawa pracy wykonuje organ lub osoba zarządzająca, albo inna wyznaczona do tego osoba. Dlatego do pracodawcy należy to, kogo wyznaczy do dyscyplinowania personelu.

Wolno mu nawet przekazać posiadane uprawnienia do wymierzania kar niższym pionom w strukturze zakładu. Przy czym przekazanie to może być także częściowe (np. do nakładania niektórych sankcji lub stosowania ich wobec niektórych podległych pracowników).

Ponadto art. 109 k.p. nie wymaga, aby ta sama osoba wysłuchała pracownika, a następnie decydowała o karze. Wysłuchanie musi jedynie poprzedzać nałożenie sankcji. Osoba uprawniona do takich działań może natomiast upoważnić kogoś innego do wysłuchania pracownika przed decyzją o ukaraniu. Dlatego np. kierownik działu produkcji może przed wymierzeniem sankcji powierzyć wysłuchanie pracownika mistrzowi, który jest bezpośrednim przełożonym sprawcy.

W jakiej formie

Brak wysłuchania powoduje, że w razie zaskarżenia zastosowanych sankcji do sądu pracy ten uchyli kary wymierzone przez pracodawcę, jeżeli stwierdzi, że nie wysłuchał on pracownika przed ich nałożeniem. Artykuł 109 § 2 k.p. należy bowiem do bezwzględnych norm prawa pracy.

Szef musi umożliwić podwładnemu ustne wypowiedzenie się. Nie może ograniczać tego uprawnienia, nakazując pracownikowi złożenie wyjaśnień na piśmie. Wskazał na to SN w uzasadnieniu wyroku z 16 czerwca 1999 r. (I PKN 114/99).

Dlatego jeśli zatrudniony jest gotów złożyć ustne wyjaśnienia, pracodawca nie może ograniczyć jego uprawnień i żądać jedynie pisemnych, gdyż to narusza jednoznaczną treść art. 109 § 2 k.p. Jeśli natomiast podwładny odmawia wytłumaczenia się, pracodawcy wolno stosować karę bez narażenia się na zarzut naruszenia art. 109 § 2 k.p.

Aby wysłuchać pracownika, szef nie musi spotykać się z nim bezpośrednio. Może to zrobić przez telefon, co u np. pracowników mobilnych znacznie ułatwi dokonanie tej czynności. Wtedy dowodem przeprowadzenia telefonicznego wysłuchania będzie nagranie z tej rozmowy.

Przykład

Prezes firmy postanowił ukarać naganą panią Helenę, zarzucając jej częste spóźnianie się do pracy oraz spożywanie posiłków na stanowisku, a nie w pokoju socjalnym.

Wezwał ją do gabinetu i w obecności kadrowej wręczył przygotowane wcześniej pismo z zawiadomieniem o wymierzonej naganie. Nie zgadzając się z tym, pani Helena wniosła sprzeciw do pracodawcy, a po jego odrzuceniu wystąpiła z pozwem do sądu pracy, żądając uchylenia nałożonej sankcji.

Wskazywała, że kara jest niesprawiedliwa oraz że szef nie wysłuchał jej przed wymierzeniem. Po ustaleniu, że pracodawca faktycznie tego nie zrobił, sąd uchylił orzeczoną naganę.