- Do regulaminu pracy naszej firmy pracodawca chce wprowadzić zapis, że pracownicy mają przedstawiać zwolnienia lekarskie pracodawcy w terminie trzech dni, a w wyjątkowych przypadkach w ciągu siedmiu dni od daty otrzymania. Ponadto wskazano, że uchybienie terminowi stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. Czy takie postanowienia obowiązują?

– pyta czytelnik.

Nie. Pracodawca nie może skracać ustawowych terminów na niekorzyść pracownika. Takie postanowienia regulaminu pracy są nieważne i nie mogą skutkować negatywnymi konsekwencjami względem podwładnego.

Daty z przepisów

Termin na dostarczenie pracodawcy zwolnienia lekarskiego określa ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn. DzU z 2010 r. nr 77, poz. 512 ze zm.). Na podstawie art. 62 ustawy ubezpieczony powinien dostarczyć zwolnienie nie później niż w terminie siedmiu dni od daty jego otrzymania.

Podwładny, który nie dotrzyma tego terminu, naraża się na obniżenie zasiłku o 25 proc. za okres od ósmego dnia orzeczonej na nim niezdolności do pracy, włącznie do dnia dostarczenia tego zwolnienia. Obniżenie nie wchodzi w grę, gdy ubezpieczony wykaże, że nastąpiło to z przyczyn od niego niezależnych.

Przykład

Pan Jacek został potrącony przez samochód. Z uwagi na zakres obrażeń przez miesiąc przebywał w szpitalu. Zwolnienie dostarczył po dwóch tygodniach za pośrednictwem swojej siostry.

Wcześniej nikt go nie odwiedzał, nie miał więc możliwości przekazania zwolnienia. W takiej sytuacji brak jest podstaw do obniżenia przysługującego zasiłku. Trudno bowiem wymagać od osoby poszkodowanej w wypadku, aby podejmowała nadzwyczajne środki celem dostarczenia zwolnienia.

Liczy się dzień nadania

W praktyce wątpliwości budzi kwestia przesyłania zwolnień za pośrednictwem poczty – czy w takiej sytuacji liczy się data doręczenia listu, czy też termin należy liczyć od dnia jego nadania, tj. od daty stempla pocztowego. Ustawa zasiłkowa tego nie wyjaśnia. Uważam, że pracownik zachowuje termin, jeśli nie później niż w czasie siedmiu dni od daty otrzymania zwolnienia wyśle zwolnienie pocztą. W tym przypadku koniecznie należy korzystać z listu poleconego, tak by dysponować dowodem nadania.

Przykład

Pani Monika otrzymała zwolnienie lekarskie 1 sierpnia 2012 r. na okres od 2 do 14 sierpnia 2012 r. Powinna je doręczyć pracodawcy do 8 sierpnia 2012 r. Pani Monika wysłała zwolnienie listem zwykłym, który ostatecznie nie dotarł do firmy. Pracodawca obniżył zasiłek o 25 proc. od 8 sierpnia do końca zwolnienia. Tu pracownica nie ma szans wykazać, że dopełniła ciążących na niej obowiązków. Zupełnie inaczej byłoby, gdyby posiadała dowód nadania listu poleconego. W takiej sytuacji, nawet przy pierwotnym obniżeniu zasiłku, szef musiałby zweryfikować swoje stanowisko i wypłacić pełne świadczenie.

Zaostrzone reguły

Wracając do pytania przedstawionego na wstępie – niedopuszczalne są jakiekolwiek modyfikacje terminów ustawowych, zwłaszcza, gdy dzieje się to na niekorzyść pracownika.

Zgodnie z art. 9 § 2 kodeksu pracy postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Przepis ten jest jasny i nie wymaga szczegółowych wyjaśnień. Ponadto jedyną konsekwencją niedostarczenia zwolnienia w terminie może być obniżenie zasiłku. Innymi słowy niedopuszczalne jest, aby opóźnienie w doręczeniu zaświadczenia stało się przyczyną rozwiązania umowy o pracę.

Pracownik musi jednak pamiętać o – z zasady – odrębnym obowiązku zawiadomienia pracodawcy o swojej niedyspozycji zdrowotnej. Tylko na dostarczenie zwolnienia lekarskiego ma siedem dni. O absencji powinien poinformować znacznie szybciej, bo przed upływem drugiego dnia nieobecności .

Dwa dni na zgłoszenie nieobecności

Na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (DzU nr 60, poz. 281) w razie zaistnienia przyczyn uniemożliwiających stawienie się do pracy pracownik musi niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności i przewidywanym okresie jej trwania, nie później jednak niż w drugim dniu nieobecności w pracy.

Jeżeli obowiązujące u danego pracodawcy przepisy nie określają sposobu zawiadomienia pracodawcy o przyczynie nieobecności podwładnego w pracy, zawiadomienia tego pracownik dokonuje osobiście lub przez inną osobę, telefonicznie albo za pośrednictwem innego środka łączności bądź też drogą pocztową.

Za datę zawiadomienia uważa się wtedy datę stempla pocztowego. Niedotrzymanie tego terminu może być usprawiedliwione szczególnymi okolicznościami uniemożliwiającymi terminowe dopełnienie przez pracownika tego obowiązku, zwłaszcza jego obłożną chorobą połączoną z brakiem lub nieobecnością domowników albo innym zdarzeniem losowym.

Podstawa rozstania

Co jednak, gdy pracownik nie poinformował pracodawcy o swojej absencji w terminie. Czy można go z tej przyczyny zwolnić? Jeśli nieobecność była usprawiedliwiona, to nie można rozwiązać z pracownikiem umowy o pracę na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p. Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 4 grudnia 1997 r. (I PKN 416/97) wskazując, że pracownikowi, który usprawiedliwił nieobecność w pracy z opóźnieniem nie można zasadnie zarzucić opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia.

Nieusprawiedliwienie w terminie nieobecności w pracy i opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia stanowią odmienne rodzajowo naruszenia obowiązków pracowniczych. Brak zawiadomienia nie wyklucza jednak wypowiedzenia umowy o pracę. Niedopełnienie obowiązku powiadomienia pracodawcy w terminie o nieobecności w pracy i jej przyczynie może w danych okolicznościach negatywnie rzutować na ocenę odpowiedzialności, rzetelności i lojalności zatrudnionego.