Po odwołaniu z urlopu trzeba się rozliczyć z podwładnym

Decyzja o wezwaniu pracownika z urlopu do pracy bądź zmiana jego planów wypoczynkowych może okazać się kosztowna. Firma musi mu bowiem oddać wydatki bezpośrednio związane z przerwaniem lub odwołaniem z wakacji. Dla celów właściwego oszacowania wysokości zwrotu potrzebne są rachunki (faktury) dokumentujące poniesione przez podwładnego nakłady.

W razie ich braku część ekspertów dopuszcza możliwość zastosowania reguł obowiązujących przy liczeniu należności wypłacanych za podróże służbowe. Jednak nie sankcjonują tego żadne regulacje prawne.

Kiedy można zawrócić

Instytucję odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego przewidziano w art. 167 kodeksu pracy. Jest to możliwe wyłącznie w razie:

- zajścia okoliczności nieprzewidzianych w momencie rozpoczynania urlopu,

- niezbędnej obecności zatrudnionego w zakładzie pracy.

W myśl tej regulacji przerwany na polecenie szefa wypoczynek daje podwładnemu prawo do zwrotu kosztów pozostających w bezpośrednim związku z odwołaniem z wolnego. To tyle jeśli chodzi o przepisy. Nic więcej w nich nie zapisano. Ustawodawca nie odniósł się w żaden sposób do szeregu praktycznych problemów mogących się pojawić na tej płaszczyźnie.

Nie wskazał choćby tego, w jakiej formie powinno nastąpić zawezwanie pracownika z wakacji do pracy, co konkretnie je uzasadnia ani jakiego typu koszty refundować i jak je kalkulować. Na przestrzeni lat w omawianej materii wypracowana została pewna praktyka, przy czym każdy przypadek wymaga indywidualnego rozpatrzenia.

Bezsporne jest, że przerwanie pracownikowi wakacji nie może wynikać z błahych przyczyn. Musimy tu mieć do czynienia ze zdarzeniami dużej wagi, które zaistniały nagle i wymagają osobistego udziału konkretnej osoby. Decyzja podmiotu zatrudniającego o odwołaniu z urlopu pracownika może być np. efektem:

- choroby zmiennika, którego absencja powoduje przerwy w dostawach surowców niezbędnych do normalnego funkcjonowania firmy,

- awarii maszyny potrzebnej do zapewnienia ciągłości produkcji,

- kontroli z urzędu skarbowego, przy której konieczne są wyjaśnienia urlopującej się osoby,

- klęski żywiołowej (np. powodzi) poważnie zagrażającej interesom pracodawcy.

W czasie wakacji zatrudnieni nie pozostają do dyspozycji szefa. Dlatego złożenie oświadczenia woli w kwestii przerwania urlopu jest dla niego utrudnione. Podwładni nie mają przecież obowiązku informowania, gdzie spędzają wolne dni ani zabierania ze sobą telefonu służbowego czy podawania numeru, pod którym będą uchwytni.

Generalnie przyjmuje się, że forma powiadomienia zatrudnionej osoby o konieczności stawienia się w firmie jest dowolna. Dla celów dowodowych najbardziej optymalna jest oczywiście forma pisemna. Jednak z praktycznego punktu widzenia jej zastosowanie najczęściej okazuje się niemożliwe. Z tego powodu zwykle komunikacja z wypoczywającym pracownikiem odbywa się za pośrednictwem telefonu komórkowego lub poczty elektronicznej.

Forma dowolna, ale warto mieć dowód

Przy tego typu kanałach komunikacyjnych warto zadbać o dowód potwierdzający, że informacja o konieczności powrotu do pracy dotarła do adresata w ten sposób, że miał on możliwość się z nią zapoznać. Z tego powodu na okoliczność rozmowy telefonicznej (najlepiej odbywanej przy świadku) dobrze jest sporządzić np. notatkę służbową, zaś w przypadku esemesów lub mejli z pewnością przydatne jest potwierdzenie dostarczenia wiadomości.

Decyzję szefa o odwołaniu z urlopu trzeba traktować w kategoriach polecenia służbowego. Jego niewykonanie (z winy zatrudnionego) daje pracodawcy prawo do zastosowania przewidzianej w art. 108 k.p. kary porządkowej w postaci:

- upomnienia,

- nagany,

- kary pieniężnej.

Celowe i nieuzasadnione niezastosowanie się podwładnego do nakazu wcześniejszego powrotu do pracy może ponadto skutkować rozwiązaniem umowy o pracę za wypowiedzeniem, a nawet w trybie natychmiastowym. Przy czym każdorazowo trzeba dokonać analizy konkretnego przypadku, oceniając stopień zawinienia pracownika i konsekwencje, jakie pociągnęło za sobą zignorowanie polecenia szefostwa.

Nie wszystko do zwrotu

Pracownik ma prawo domagać się oddania mu jedynie tych wydatków, które w sposób bezpośredni powiązane są z faktem przerwania urlopu. Nie powinien więc liczyć na odzyskanie wszystkich wydatkowanych kwot.

Przedmiotem rekompensaty mogą być przede wszystkim niepodlegające zwrotowi koszty zakupu świadczeń i usług, z których nie skorzystano z uwagi na wcześniejszy niż przewidywany powrót do obowiązków służbowych. Na ich potwierdzenie zatrudniony powinien przedłożyć w zakładzie stosowne dokumenty w postaci m.in. rachunków/faktur, dowodów wpłat, biletów kolejowych, lotniczych itp.

W razie korzystania z oferty biura podróży przydatna jest także podpisana z organizatorem wyjazdu umowa zawierająca postanowienia o braku możliwości ubiegania się o zwrot kosztów niewykorzystanych świadczeń.

Wymienione dokumenty powinny być dołączone do wniosku pracownika o rekompensatę za nakazanie skrócenia wolnego. Nie wynika to co prawda z przepisów. Jednak uwzględniając fakt, że w grę wchodzą tu kwestie natury ściśle finansowej, zasadne wydaje się przygotowanie takiego pisma. Poza określeniem osoby wnioskującego i danymi adresata powinno ono wyszczególniać m.in. poniesione koszty, wskazywać ich łączną wysokość, a także zawierać listę załączonych dokumentów.

W tabeli prezentujemy przykładowe zestawienie poczynionych na wypoczynek nakładów finansowych, o których zwrot ma prawo ubiegać się pracownik.

Rekompensata takich kosztów może obejmować również te związane bezpośrednio z niewykorzystaniem urlopu przez rodzinę pracownika, jeżeli zmuszona została ona do przerwania swego wypoczynku i przedwczesnego powrotu do domu.

Zakład pracy nie musi natomiast zwracać pieniędzy, które pracownik zainwestował w wypoczynek, a które pośrednio wiążą się z cofnięciem z urlopu. Chodzi np. o wydatki na kupno sprzętu sportowego, żywności czy odzieży nabytej z myślą o wakacjach. To samo tyczy się tzw. utraconych korzyści, które dałoby się osiągnąć, gdyby nie doszło do przerwania urlopu.

Jedź, ale nie teraz

Pracownicy po zarezerwowaniu terminu wypoczynku w planie urlopów często z wyprzedzeniem dokonują wydatków związanych z wyczekiwanymi wakacjami, np. zakupu wycieczki zagranicznej. Jeśli w takich okolicznościach szef przesunie termin wykorzystania urlopu, wówczas zatrudnionemu należy się zwrot na zasadach przewidzianych przy odwołaniu z urlopu.

Reasumując, w razie wydania przez zatrudnionego konkretnych kwot na organizację urlopu, tj. dokonania przedpłat lub innych płatności bezpośrednio związanych z zaplanowanym wyjazdem wypoczynkowym, pracodawca jest zobligowany do refundacji kosztów w przypadku przełożenia podwładnemu daty urlopu z powodu szczególnych potrzeb. Na ten temat pisaliśmy w „Prawie i Praktyce” 27 czerwca 2012 r.

Bez ZUS i PIT

Otrzymany przez pracownika zwrot kosztów bezpośrednio wiążących się z przerwaniem urlopu nie stanowi dla niego korzyści majątkowej. Pełni on bowiem funkcję odszkodowawczą za utraconą możliwość wypoczynku i z tego powodu nie podlega ani opodatkowaniu, ani oskładkowaniu. Potwierdził to m.in. dyrektor Izby Skarbowej w Rzeszowie w interpretacji z 28 października 2004 r. (IS I/2415/196/04).

Stwierdził wówczas, że: „(…) jeżeli pracownik poniesie koszty związane z zaplanowanym urlopem, następnie zostanie odwołany z urlopu, a wspomniane koszty zostaną mu zwrócone przez pracodawcę, to tego rodzaju przychody pieniężne nie mogą być uznane za przychody ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, gdyż nie powodują one przysporzenia majątkowego po stronie pracownika (...). Z tego względu świadczenie to nie jest ani opodatkowane, ani oskładkowane (…)”.

Zwolniona z obciążeń podatkowo-składkowych jest także refundacja bezpośrednich wydatków w sytuacji, gdy pracownik na skutek polecenia służbowego nie uda się na zaplanowany urlop. Na takim stanowisku stanął dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 22 października 2010 r. (ILPB2/415-704/09/10-S/WM).