Pracownik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych został skazany prawomocnym orzeczeniem sądu na karę grzywny. Nie poinformował swojego pracodawcy o toczącym się wobec niego postępowaniu w prokuraturze a następnie w sądzie. Pracodawca jednak taką informację uzyskał, w związku z czym wystąpił do sądu z pismem o informację, czy postępowanie wobec jego pracownika już się zakończyło i jaki był jego rezultat. Sąd w odpowiedzi wskazał, że dana osoba została skazana na określoną karę i podał informację o uprawomocnieniu się wyroku. Czy pracodawca, w tym wypadku bardzo konkretny podmiot ZUS, miał prawo takie dane otrzymać, a w związku z tym przetwarzać je na potrzeby dalszego postępowania wewnętrznego wobec swojego pracownika?
Informacje o skazaniu należą do grupy danych wrażliwych. W opisanym przykładzie posłużenie się nimi przez pracodawcę było jednak jak najbardziej legalne. Tak naprawdę podstawowe pytanie w tej sprawie wiąże się z tym, czy sąd miał prawo takie dane przekazać pracodawcy. Innymi słowy, zasadniczą kwestią jest ustalenie dopuszczalności lub niedopuszczalności ich ujawnienia. Ponieważ chodzi tutaj o przetwarzanie danych wrażliwych, należy spojrzeć na zakaz ich przetwarzania (art. 27 ust. 1) a następnie wyjątki od tego zakazu ustalone w ust. 2 pkt 1 – 10. A stosownie do regulacji zawartej w ust. 2 pkt 2 przetwarzanie takich danych jest dopuszczalne, jeżeli przepis szczególny innej ustawy zezwala na taki proces bez zgody zainteresowanej osoby. Jaki przepis szczególny może wchodzić tutaj w grę? Będzie to art. 21 § 1 kodeksu postępowania karnego (DzU z 1997 r. nr 89, poz. 555 ze zm.). Spójrzmy na jego treść.
Przepisy karne
Zgodnie z art. 21 § 1 k.p.k. o ukończeniu postępowania toczącego się z urzędu przeciw osobom zatrudnionym w instytucjach państwowych, samorządowych i społecznych, uczniom i słuchaczom szkół oraz żołnierzom należy bezzwłocznie zawiadomić przełożonych tych osób. Ponadto w myśl § 2 prokurator zawiadamia również o wszczęciu postępowania przeciw funkcjonariuszom publicznym, a o wszczęciu postępowania przeciw innym osobom, o których mowa w § 1 (pracownikach, uczniach wymienionych instytucji), jeżeli wymaga tego ważny interes publiczny.
Jak wynika z tego przepisu, sąd nie tylko mógł, lecz także miał obowiązek poinformować ZUS o zakończeniu postępowania, o ile sprawa dotyczyła popełnienia przez pracownika czynu, wobec którego sprawę rozpoczyna się z urzędu. Zakład Ubezpieczeń Społecznych zgodnie z art. 66 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest państwową jednostką organizacyjną. W świetle art. 21 k.p.k. jest więc instytucją państwową.
Jednocześnie warto odnotować, że przepis nie precyzuje, jakie informacje powinien przekazać sąd. W podanym przykładzie obejmowały one informację o tym, za jaki czyn został skazany pracownik, jaki był rodzaj kary i kiedy uprawomocnił się wyrok. Można więc postawić pytanie, czy zakres przekazanych danych był prawidłowy.
Tę kwestię należy ocenić, posiłkując się ponownie przepisami ustawy o ochronie danych osobowych. Warto przy tym zacytować decyzję generalnego inspektora ochrony danych osobowych, który tego typu przypadek analizował (decyzja nr DOLiS/DEC-603/10). Stwierdził on, że stosownie do art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych administrator danych, przetwarzając je, powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane. Adekwatność oznacza, że zakres danych nie może wykraczać poza niezbędny do zrealizowania celu jakiemu przetwarzanie danych (w tym udostępnianie) ma służyć. Niewątpliwie celem zawiadomienia wskazanego w art. 21 k.p.k. jest przekazanie pracodawcy informacji, na podstawie których będzie on w stanie stwierdzić, czy w związku z zakończonym postępowania zasadne jest podejmowanie w stosunku do pracownika określonych kroków (w tym w szczególności zwolnienie takiego pracownika).
