Ochrona środowiska: Archiwizacja dokumentacji

Wiele firm ma obowiązki z zakresu ochrony środowiska. Większość dokumentów z tego tytułu trzeba archiwizować przez pięć lat, licząc od roku, w którym zostało złożone sprawozdanie (wykaz).

Jest jednak różnica związana z tym, że wiele sprawozdań składa się co pół roku, a nie co roku.

Przykład

Pan Ksawery, właściciel firmy transportowej, ze względu na prowadzoną działalność musi się rozliczać za  wprowadzanie  zanieczyszczeń do powietrza na podstawie prawa ochrony środowiska.

Na początku 2006 r. złożył wykaz za II półrocze 2005, w którym wpisał dane wynikające z faktur za paliwo. Te faktury i sprawozdanie musi przechowywać do końca 2011 r. (pięć lat, licząc od końca 2006 r.).

Tak więc dopiero od 1 stycznia 2012 może zrezygnować z przechowywania dokumentów z II półrocza 2005.

Natomiast dokumenty istotne dla wypełnienia wykazu za I półrocze 2011 będzie musiał przechowywać przez pięć lat od końca 2011 (bo rozlicza się do końca lipca 2011 r.), czyli do końca 2016 r. Ale te za II półrocze 2011 musi przetrzymać o rok dłużej, bo wykaz składa do końca stycznia 2012.

Jeżeli sprawozdania składane są rocznie, cykl przechowywania dokumentów jest taki sam jak przy podatkach. Ekologiczne przepisy dotyczące rozliczeń powołują się bowiem na ordynację podatkową.

Dokumenty, wyniki, ewidencje trzeba przechowywać nawet wtedy, gdy przedsiębiorca nie musiał uiszczać opłaty, w razie kontroli musi to bowiem uzasadnić.

Zgodnie z prawem ochrony środowiska przedsiębiorcy archiwizują także dokumenty związane z:

• pomiarami hałasu w środowisku (podmioty, dla których wydana została decyzja o dopuszczalnym poziomie hałasu),

• wynikami ciągłych, okresowych i wstępnych pomiarów m.in. emisji ze spalania paliw, emisji lotnych związków organicznych, spalania i współspalania odpadów, ilości i jakości ścieków, wynikami pomiarów emisji nałożonych na mocy decyzji w przypadku przekraczania standardów emisyjnych,

• ewidencją opłatową.

Za brak archiwizacji wymaganej w prawie ochrony środowiska (poś) wojewódzki inspektor ochrony środowiska może nałożyć grzywnę – przypomina Joanna Wilczyńska, ekspert opolskiej spółki Atmoter SA, zajmującej się ochroną środowiska. Wynika to z art. 340 ust. 2 pkt 3 poś.

W ustawie o odpadach przepisy archiwizacyjne są pełne luk. Jednak pewne jest, że:

• pięć lat musi przechowywać ewidencję odpadową posiadacz odpadów i je transportujący,

• zarządzający składowiskiem odpadów ma obowiązek przechowywać zbiorcze zestawienia danych o wysypisku do  czasu zakończenia rekultywacji składowiska odpadów i przekazania ich następnemu właścicielowi lub zarządcy nieruchomości,

• właściciel, dzierżawca lub inna osoba władająca nieruchomością, na której mają być stosowane komunalne osady ściekowe, obowiązani są przechowywać wyniki badań i informacje przez pięć lat,

• prowadzący punkt zbierania odpadów metali przechowuje wypełnione formularze przez pięć lat.

Z ustawy o opakowaniach i odpadach opakowaniowych wynika, że dokumenty, na podstawie których sporządza się sprawozdanie OPAK-1, OPAK-2 i OPAK-3, powinny być przechowywane przez pięć lat.

Tyle samo czasu, według ustawy o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej, archiwizuje się dodatkową ewidencję oraz dokumenty dotyczące opłaty produktowej.

Analogiczny pięcioletni okres stosuje się do dokumentów, na podstawie których sporządza się sprawozdanie dotyczące recyklingu pojazdów wycofanych z eksploatacji oraz niektórych wymaganych zgodnie z przepisami o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym.

Przedsiębiorca powinien pamiętać o pięcioletnim okresie przechowywania ewidencji, której obowiązek sporządzenia wynika z ustawy o bateriach i akumulatorach.

Uwaga!

Zbyt wczesne zniszczenie takiego dokumentu może wiązać się z nałożeniem kary do 500 tys. zł.

Przez taki sam czas przechowują ewidencję zbierający baterie.

Pięć lat (zgodnie z ordynacją podatkową) trzeba trzymać kwity dotyczące opłaty produktowej za wprowadzany sprzęt; tyle samo – potwierdzające pobranie opłaty depozytowej i zwrot opłaty depozytowej.