Telefon a zbiór danych osobowych i obowiązek rejestracji

- W związku z toczącą się ostatnio dyskusją w mediach elektronicznych mam wątpliwości, czy powinienem zarejestrować zbiór danych kontaktowych z telefonu komórkowego. Zbiór ten, co oczywiste, zawiera numery telefonów, imiona, nazwiska, czasem z dodaniem funkcji pełnionych przez konkretne osoby. Czy o posiadanym zbiorze powinienem poinformować GIODO?

– pyta czytelnik.

O tym, kiedy nie trzeba rejestrować, czyli zgłaszać do generalnego inspektora danych osobowych, zbioru takich informacji, przesądza przede wszystkim art. 43 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). Wymienia on bowiem sytuacje, gdy obowiązek taki nie powstaje. Zacznijmy jednak od początku. Co to są dane osobowe?

Zgodnie z art. 6 za takie dane uważa się wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Osobą możliwą do zidentyfikowania jest ta, której tożsamość można określić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności poprzez powołanie się na numer identyfikacyjny albo jeden lub kilka specyficznych czynników określających jej cechy fizyczne, fizjologiczne, umysłowe, ekonomiczne, kulturowe lub społeczne. Jednocześnie informacji nie uważa się za umożliwiającą określenie tożsamości osoby, jeżeli wymagałoby to nadmiernych kosztów, czasu lub działań.

Jak wynika z tego przepisu, kategoria danych osobowych może odnosić się wyłącznie do osób fizycznych. W związku z tym takimi nie będą nazwy lub adresy firm, stowarzyszeń, fundacji, organizacji i tym podobnych podmiotów. Zatem zbiór informacji o firmach nawet z danymi kontaktowymi (adres firmy, numer telefonu) nie będzie zbiorem danych osobowych.

Tym bardziej nie będzie więc podlegał rejestracji. Z kolei w myśl art. 3a przepisów ustawy nie stosuje się do osób fizycznych, które przetwarzają dane wyłącznie w celach domowych lub osobistych. Dlatego dane zgromadzone w prywatnym telefonie obejmujące nazwiska i numery kontaktowe do rodziny, przyjaciół, znajomych nie będą podlegały rejestracji. Ale przecież w telefonie prywatnym lub tym bardziej służbowym mogą być przechowywane zbiory kontaktów tego ostatniego typu (dane kontrahentów, klientów).

Czy w takim wypadku należy je rejestrować, jako zbiór danych? Odpowiadając na to pytanie, należy wpierw odpowiedzieć na inne: w jakim celu mamy te dane i do czego je wykorzystujemy? Do czego służy zbiór kontaktów w telefonie? Jak sama nazwa wskazuje, do utrzymywania kontaktów. Tym samym taki zbiór, jak czytamy w stanowisku generalnego inspektora danych osobowych (www.giodo.gov.pl), ma charakter pomocniczy, służy usprawnieniu i przyspieszeniu działalności administratora danych.

Dlatego można go uznać za zbiór danych przetwarzanych w zakresie drobnych bieżących spraw życia codziennego. Zastosowanie takiego zwrotu ma istotne znaczenie. Wróćmy bowiem do wskazanego art. 43. Wskazuje on podmioty lub przypadki, w których obowiązek rejestracyjny nie powstaje. Przykładowo zwolnieni są z niego adwokaci, notariusze, radcy prawni, doradcy podatkowi pozyskujący dane od osób korzystających z ich usług.

Tak samo odnosi się to do administratorów danych dotyczących osób korzystających z usług medycznych. W myśl tego artykułu rejestracji nie podlega zbiór danych przetwarzanych wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej. I wreszcie rejestracji nie podlega także zbiór danych przetwarzanych w zakresie drobnych bieżących spraw życia codziennego (art. 43 ust. 1 pkt 11).

Pojęcie to nie zostało zdefiniowane ani w ustawie o ochronie danych osobowych, ani w kodeksie cywilnym. W związku z tym trzeba do niego podchodzić bardzo ostrożnie. Słuszne jednak wydaje się stanowisko, że w opisywanym przypadku obowiązek rejestracji zbioru danych kontaktów służbowych nie powstanie dopóty, dopóki zbiór ten będzie tworzony i wykorzystywany wyłącznie na potrzeby utrzymywania takich kontaktów.

Tylko wtedy będzie mógł być uznany za utrzymywany na potrzeby drobnych bieżących spraw życia codziennego.