Rekrutacja: ochrona danych osobowych przy przyjęciu do nowej pracy

Na ważne stanowiska wiele przedsiębiorstw, banków czy innych instytucji finansowych przeprowadza długi i wieloetapowy proces, aby wyłonić najlepszych do zespołu. Tym bardziej jest on skomplikowany, gdy chodzi o pozyskanie jednej osoby.

O takiej procedurze opowiedział nam niedoszły pracownik. Przeszedł pomyślnie trwającą wiele miesięcy złożoną rekrutację, podczas której wiele testów i sprawdzianów badało jego umiejętności, predyspozycje i kompetencje, bo chodziło o zajęcie ważnego stanowiska w polskiej firmie z zagranicznym udziałowcem. Ostatni jej etap polegał na wypełnieniu internetowego wniosku (na zlecenie firmy organizującej cały proces) i udzieleniu zgody przez kandydata na pozyskanie informacji od obecnego pracodawcy.

Miało to służyć stosowanej w innych krajach praktyce potwierdzania danych uzyskanych podczas naboru w firmie, w której jeszcze kandydat pracuje. Ten odmówił i tym samym unicestwił całą procedurę. Wcześniej zresztą nowy szef i firma rekrutująca domagali się, aby kandydat wypowiedział angaż w dotychczasowym miejscu, i gwarantowali pracę na podstawie listu intencyjnego. Choć nowego zajęcia kandydat nie uzyskał, zastanawia się, czy ich postępowanie było zgodne z prawem.

Więcej niż wolno

Przed wyjaśnieniem tego warto przeanalizować, czy kandydat nie sprzedał o sobie więcej informacji, niż przyszłemu pracodawcy prawo zezwala wiedzieć >patrz ramka. Nie ma tu znaczenia argument, że operuje na całym świecie, wszędzie stosuje te same firmowe standardy i posługuje się ustaloną przez lata procedurą.

Jeśli wskutek tego dochodzi do naruszenia powszechnie obowiązujących przepisów w kraju naboru pracownika, jest to bezprawne. W takiej sytuacji starający się o pracę powinien na to zwrócić uwagę, a nawet zawiadomić inspekcję pracy. Najpewniej zrobi to zawiedziony kandydat.

Nikt nie zabrania aktualnie pracującym szukać nowego zajęcia. Jeśli w staraniach o kolejną posadę nie dochodzi do naruszenia dóbr obecnego pracodawcy czy złamania ewentualnie wiążącego pracownika zakazu konkurencji, wszystko jest w porządku. Nie jest jednak właściwe postępowanie rekrutującego opisane przez czytelnika, choć tu opinie mogą być różne.

Czego żądać od kandydata do pracy

Według art. 22 § 1 k.p. od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca może żądać podania:

- danych osobowych obejmujących imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Nie są to wszystkie informacje, które pozwolą pracodawcy poznać osobę ubiegającą się o etat. Na podstawie rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.) przyszły szef ma prawo poprosić także o przedstawienie:

- wypełnionego kwestionariusza osobowego,

- świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia w danym roku kalendarzowym,

- dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

- od osoby niepełnoletniej świadectwa ukończenia gimnazjum,

- orzeczenia lekarskiego o przeciwwskazaniach do wykonywania pracy na danym stanowisku,

- innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów, np. zaświadczenia o niekaralności.

Kandydat do pracy może także ujawnić inne papiery potwierdzające jego umiejętności i osiągnięcia zawodowe, np. certyfikaty językowe, poświadczenia projektów racjonalizatorskich, świadectwa pracy z innego roku kalendarzowego niż ten, w którym ubiega się on o pracę.

Wolno mu też okazać dokumenty, z których wynika, że może korzystać ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. W żadnym razie firma nie może domagać się od kandydata ujawnienia jego fotografii.

Zgoda bez znaczenia

Nawet uprzedzenie kandydata o takim sposobie zbierania o nim informacji i potwierdzania ich u obecnego szefa nie wystarczy zamierzającemu zaangażować pracowników. Wchodzimy tu w zakres działania ustawy z 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych (tekst jedn. DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 zm.).

Co prawda jej art. 23 ust. 1 dopuszcza tzw. przetwarzanie danych za zgodą osoby, której one dotyczą, ale aby taką jej akceptację uznać za podstawę prawną, musi ją wyrazić w sposób dobrowolny. Dość trudno to sobie wyobrazić podczas rekrutacji do pracy.

Podobną wątpliwość miał generalny inspektor ochrony danych osobowych, który w stanowisku nadesłanym do „Rz” 4 listopada 2010 stanowczo sprzeciwił się żądaniu przedstawiania referencji w procesie rekrutacji (Zobacz Stanowisko Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych nadesłane do "Rz" 4 listopada 2010 r. w sprawie referencji, które naruszają ochronę danych osobowych). Choć dotyczyło to dostarczania ich przez samych pracowników, nie można wykluczyć, że pozyskiwanie takich danych bezpośrednio od obecnego pracodawcy też może naruszać przepisy.

Nawet wyrafinowane sposoby sprawdzania kandydata nie mogą łamać prawa. Jako przykład niekonwencjonalnego sprawdzenia kompetencji przyszłych stewardes i ich predyspozycji osobowościowych rekrutujący podają pewną linię lotniczą, która kupowała im bilet samolotowy na rozmowę kwalifikacyjną w innym mieście.

Podczas lotu nieświadome kandydatki poddawano licznym testom na empatię, stosunek i sposób odnoszenia się do innych oraz sprawdzano umiejętności potrzebne podczas pracy. Już przed rozmową rekrutacyjną pracodawca wiedział, czy dana osoba nadaje się do przyszłego zajęcia. W naszych warunkach taką formę weryfikacji można byłoby łatwo zakwestionować.

Zamki na piasku

Oprócz formy sprawdzania kandydata można też podważyć techniczny sposób przekazywania danych i zgody przesłanej w zgłoszeniu internetowym. Czy była ona bezpieczna i gwarantowała przyszłemu pracownikowi poufność?

Nie wiemy też, czy do wypełnienia takiej ankiety użyto jakiegoś specjalnego kodu, bezpiecznego podpisu elektronicznego czy innej formy zabezpieczenia. A to daje największą pewność, że informacja od konkretnego nadawcy dotrze do konkretnego adresata.

Słuszny niepokój starającego się budziło to żądanie rekrutujących. Nie miał bowiem pewności, że dotychczasowy szef – znając jego zamiar przejścia do innej firmy – zechce wystawić mu dobą opinię. Czy i w jaki sposób mógłby ją potem zweryfikować?

Dość kuriozalne było też domaganie się zakończenia dotychczasowego angażu, a gwarancję nowej posady miał stanowić list intencyjny. Zdaniem Pawła Korusa, prawnika w kancelarii prawnej Sobczyk i Współpracownicy, co do zasady takiego pisma w sprawie przyszłej pracy nie można uznać za umowę przedwstępną, a tylko ona w stosunkach przedpracowniczych daje stronom pewność, że dojdzie do związania.

W razie naruszenia ustalonych zasad mogą one wyciągnąć wzajemne konsekwencje. Tu nie było przeszkód, aby pracownik taką umowę zawarł, zwłaszcza jeżeli warunkiem rekrutacji było rozwiązanie dotychczasowego angażu.

Komentuje Paweł Korus, prawnik w kancelarii prawnej Sobczyk i Współpracownicy

Sprawdzanie pracownika za jego zgodą nie jest niczym złym. Dawniej była instytucja opinii o pracowniku, dzisiaj już zapomniana. Może nawet warto do niej wrócić? Informacje, których udzielił dotychczasowy pracodawca, są dla pracownika jawne. Wynika to z ustawy o ochronie danych osobowych. Podwładny może zatem sprawdzić, czy szef przekazał prawdziwe dane o nim. Podanie nieprawdziwych może być podstawą roszczeń wynikających bądź z naruszenia dóbr osobistych, bądź z czynów niedozwolonych (odszkodowanie za utracone korzyści).

Nie można zapominać, że nowy pracodawca w dobrze rozumianym interesie prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej powinien móc zasięgnąć informacji o pracowniku, nie tylko od niego samego. Poza tym działanie podwładnego, który nie informując dotychczasowego pracodawcy zaczyna poszukiwanie nowego zatrudnienia, może być odbierane jako przejaw braku lojalności (jako cechy pracownika).

Komentuje Grzegorz Orłowski, radca prawny w Orłowski, Patulski, Walczak sp. z o.o.