Pracodawcy przed podjęciem ważnych decyzji dotyczących pracownika niekiedy zasięgają opinii zewnętrznych podmiotów,których atutem jest bezstronność a także specjalistyczna wiedza w danej dziedzinie.
Dość często dochodzi przy tym do naruszenia ustawy z 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.). Tymczasem problemów można z łatwością uniknąć.
Ustawowe gwarancje
Kodeks pracy precyzuje, że do danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od pracownika na podstawie art. 22
1
§ 1 i 2
, w zakresie nieuregulowanym w k.p. stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.
O co pracodawca może pytać
Na podstawie art.22
1
§ 1 i 2 k.p. pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania danych osobowych obejmujących:
- imię (imiona) i nazwisko,
- imiona rodziców,
- datę urodzenia,
- miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
- wykształcenie,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia,
- inne dane osobowe pracownika, a także imiona i nazwiska oraz daty urodzenia jego dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy,
- numer PESEL pracownika nadany przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).
W konsekwencji wszystkie te informacje o pracowniku podlegają ustawowym gwarancjom, z zasady ograniczającym ich przetwarzanie.
Chodzi o jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, jakie wykonuje się w systemach informatycznych.
Potrzebna jest zgoda
W praktyce pracodawca dość często przekazuje dane pracownika różnego rodzaju organom administracji publicznej. Takie działanie jest z reguły jego obowiązkiem. Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanie danych, przez co rozumie się również ich udostępnianie, jest dopuszczalne, gdy jest niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Szczególnie w większych firmach pracownicy dość często poddawani są ocenom związanym z ich rozwojem zawodowym i predyspozycjami do zajmowania danego stanowiska. Niekiedy uczestniczenie w takim projekcie przeprowadzanym przez podmiot zewnętrzny jest uzależnione od zgody pracownika.
Najczęściej jednak podwładny nie ma wyboru, udział w testach można bowiem zakwalifikować jako polecenie pracodawcy. Nie oznacza to jednak zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Dlatego też taką zgodę należy uzyskać, i powinien to uczynić pracodawca lub podmiot przeprowadzający badanie. Brak zgody pracownika powinien skutkować anonimowym charakterem badania, tj. żadne dane o pracowniku nie powinny trafić na zewnątrz.
Zgoda przyda się również w razie konfliktu. Pracodawca, który widzi, że problem między dwoma pracownikami negatywnie wpływa na kondycję całej firmy lub danego działu, musi podjąć działania mające na celu doprowadzenie do wyjaśnienia nieporozumień. Jednym ze sposobów jest powołanie mediatora, który może się spotkać ze stronami konfliktu a także z innymi pracownikami.
Nie ulega wątpliwości, że strony na mediację muszą wyrazić zgodę. W tym wypadku warto niejako przy okazji zadbać o zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Ustawa o ochronie danych osobowych wyjaśnia bowiem, że przez zgodę osoby, której dane dotyczą (na ich przetwarzanie), rozumie się oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie. Jednakże zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści.
Czasem anonimowo
Zdarza się, iż pracodawca potrzebuje zewnętrznej opinii w zakresie rozwiązania umowy o pracę z podwładnym. Nieuzasadnione zwolnienie może się wiązać z obowiązkiem zapłaty odszkodowania i przywróceniem pracownika na zajmowane wcześniej stanowisko.
W tej sytuacji pracodawca nie będzie informował pracownika o zleceniu opinii, w konsekwencji nie otrzyma też zgody na przekazanie danych osobowych pracownika. Jak powinien postąpić? Wbrew pozorom zadanie jest bardzo proste: wystarczy, że w pytaniu do zleceniobiorcy i w opisie stanu faktycznego nie będą użyte żadne dane osobowe.
Co więcej przekazane dokumenty również powinny zostać anonimowe. Dla wydającego opinię nie ma przecież znaczenia, czy będzie ona dotyczyła Jana Kowalskiego czy pracownika X, a pracodawca niewielkim kosztem uniknie konsekwencji.
Kiedy szef odmówi
W każdym przypadku pracodawca może próbować bronić przekazania danych pracownika na zewnątrz bez jego zgody, wskazując, że jest to niezbędne dla realizacji prawnie usprawiedliwionych celów, np. obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy.
Katalog tych celów jest otwarty, stąd pracodawca zawsze ma szansę na wskazanie przyczyny uzasadniającej udostępnienie danych. Stanowi to jednak kwestię ocenną, stąd ryzyko takiego działania jest większe.
Sytuacja jeszcze bardziej się komplikuje w przypadku danych wrażliwych wskazanych w art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych. Są nimi m.in. przynależność partyjna, przekonania religijne, dane o stanie zdrowia czy dane o karalności.
Tu ustawodawca szczegółowo wymienia przesłanki przetwarzania takich danych. Ich zamknięty katalog powoduje, że usprawiedliwienie ze strony pracodawcy nie będzie mogło być dowolne, powinno odpowiadać warunkom wskazanym w ustawie.
Naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą względem pracownika, którego dane zostały udostępnione.
Ponadto w grę wchodzi tu również odpowiedzialność karna. Na mocy art. 51 ust. 1 ustawy kto administrując zbiorem danych lub będąc obowiązany do ochrony danych osobowych udostępnia je lub umożliwia dostęp do nich osobom nieupoważnionym, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.
Autor jest adwokatem, współpracuje z Legal & Strategic Support Team lsst.pl
