Pierwsze kilka miesięcy działania e-sądu pozwala już na zidentyfikowanie najczęściej pojawiających się problemów związanych z funkcjonowaniem elektronicznego postępowania upominawczego (dalej epu) oraz interpretację przepisów noweli do [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=906021C3C4F8A71B08066CD633B6506B?id=70930]kodeksu postępowania cywilnego[/link] z 9 stycznia 2009 r., która wprowadziła tę instytucję.

Można też pokusić się o wskazanie najczęściej popełnianych błędów. Część z nich pojawia się już na etapie rejestracji konta.

Sposoby wnoszenia pisma procesowego w formie elektronicznej do e-sądu można pogrupować na trzy rodzaje:

- wnoszone przez użytkowników indywidualnych,

- wnoszone przez użytkowników masowych,

- wnoszone przez kilku użytkowników działających łącznie.

Jednym z warunków skutecznego złożenia pozwu w epu jest założenie i aktywowanie konta użytkownika. Mogą to uczynić jedynie osoby fizyczne. Osoby prawne nie mają swojego konta, działają wykorzystując prywatne konta osób uprawnionych do ich reprezentacji.

Sposób zakładania konta w systemie został uregulowany w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=32EC7D2DA6FF8E5CB7181C66F5C1007C?id=336565]rozporządzeniu ministra sprawiedliwości w sprawie trybu zakładania konta w systemie teleinformatycznym oraz sposobu posługiwania się podpisem elektronicznym w elektronicznym postępowaniu upominawczym (DzU z 2009 r. nr 226, poz.1830)[/link].

[srodtytul]Brak linku aktywującego[/srodtytul]

Konta osób fizycznych (czyli innych niż użytkownicy masowi) są aktywowane niezwłocznie po pozytywnej weryfikacji ich danych osobowych w bazie PESEL. Ta weryfikacja trwa średnio dwa, trzy dni.

W praktyce na tym etapie pojawiają się problemy związane z koniecznością zalogowania się w systemie po aktywacji konta, do czego konieczne jest uzyskanie przez nich linku aktywacyjnego przesyłanego na wskazany we wniosku adres e-mail.

Zdarza się, że osoby nie otrzymują linku aktywacyjnego ze względu na błędnie podany we wniosku o założenie konta adres e-mail lub ze względu na ustawienia serwera pocztowego odbiorcy, który wiadomość e-mail z linkiem aktywacyjnym odrzuca albo lokuje w zakładkach antyspamowych.

W razie braku wiadomości zawierającej link aktywacyjny kwestię tę należy zgłosić pod adresem: [mail=pomoctechniczna@e-sad.gov.pl]pomoctechniczna@e-sad.gov.pl[/mail]. Podobne problemy dotyczą kwestii powiadamiania strony postępowania na adres e-mail o wydaniu certyfikatu przez Centrum Certyfikacji EPU.

[srodtytul]Dla zawodowych pełnomocników[/srodtytul]

Wiele kłopotów, szczególnie w początkowym okresie funkcjonowania epu, sprawiała procedura założenia konta pełnomocnika zawodowego. Warto więc przypomnieć, że wniosek o założenie konta w profilu pełnomocnika zawodowego należy złożyć wyłącznie drogą elektroniczną na stronie [link=http://www.e-sad.gov.pl]www.e-sad.gov.pl[/link].

Po wybraniu zakładki Rejestracja konta użytkownika należy podać wymagane dane i wydrukować wniosek o założenie konta pełnomocnika zawodowego, własnoręcznie go podpisać, a następnie przesłać do prezesa Sądu Rejonowego Lublin-Zachód (przed 1 stycznia 2011 r. był to prezes Sądu Rejonowego w Lublinie) za pośrednictwem właściwej rady (samorządu adwokackiego, radcowskiego) w celu potwierdzenia uprawnień zawodowego pełnomocnika.

Wniosek taki, już zaopatrzony w potwierdzenie o przynależności pełnomocnika do właściwego samorządu (adwokatów, radców prawnych), jest akceptowany przez prezesa sądu i skutkuje aktywacją konta pełnomocnika zawodowego.

[srodtytul]Paczki z pozwami[/srodtytul]

Aktywacja konta pełnomocnika zawodowego umożliwia mu składanie pozwów, przy czym zaznaczenie przez niego, że reprezentuje powoda masowego, otwiera mu możliwość składania tzw. paczek z pozwami.

Warto tu zauważyć, że brak jest jakichkolwiek ograniczeń podmiotowych w zakresie uzyskania przymiotu użytkownika masowego, warunkiem jest tu tylko posiadanie odpowiedniego oprogramowania służącego do masowego wnoszenia pism sądowych.

Możliwa jest zmiana profilu podstawowego powoda na masowy. Następuje to jedynie na pisemny wniosek, który należy skierować na adres Sądu Rejonowego w Lublinie. Po uzyskaniu informacji z sądu o usunięciu profilu podstawowego (przekazywanej drogą e-mailową) można ponownie założyć konto, występując już jako powód masowy.

[srodtytul]Kilka osób łącznie[/srodtytul]

Nie wszyscy użytkownicy zdają sobie sprawę z możliwości składania pozwów przez kilka osób łącznie (dotyczy to m.in. osób uprawnionych łącznie do reprezentacji osoby prawnej lub współuczestników procesowych). System teleinformatyczny przewiduje taką możliwość stosownie do treści § 5 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=336545]rozporządzenia w sprawie sposobu wnoszenia pism procesowych drogą elektroniczną w elektronicznym postępowaniu upominawczym[/link].

Konieczne jest tu złożenie oświadczenia przez pierwszego z użytkowników o sposobie reprezentacji w danej sprawie wraz ze wskazaniem nazwisk pozostałych osób uprawnionych do reprezentacji. Osoby współuprawnione do reprezentacji dokonują jedynie zatwierdzenia pisma sporządzonego przez pierwszą z osób, podpisując pismo przysługującym im podpisem elektronicznym.

[srodtytul]Warto sprawdzać konto[/srodtytul]

W epu przewidziany został szczególny tryb doręczenia elektronicznego uregulowany w [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=7348346DB5C8FC81E177E9FFC313DE81?id=336568]rozporządzeniu w sprawie trybu doręczeń elektronicznych w elektronicznym postępowaniu upominawczym (DzU z 2009 r. nr 226, poz. 1831)[/link].

Zgodnie z tym unormowaniem datą doręczenia pisma jest chwila pierwszego uwierzytelnienia użytkownika adresata korespondencji na swoim koncie po zamieszczeniu doręczanego pisma w elektronicznych aktach sprawy lub jeśli nie nastąpiło uwierzytelnienie adresata na koncie, data, w której upływa 14 dni od daty umieszczenia pisma w systemie teleinformatycznym.

Regulacja prawna sposobu doręczenia elektronicznego w epu sprawia, że dla ochrony własnych interesów użytkownicy powinni sprawdzać swoje konto w systemie nie rzadziej niż raz na dwa tygodnie.

[srodtytul]Przelewem lub kartą płatniczą[/srodtytul]

Opłata od pozwu w epu wynosi 1,25 proc. wartości przedmiotu sporu. Innymi słowy jest to 1/4 opłaty sądowej naliczana od 5 proc. wartości przedmiotu sporu, nie mniej niż 30 zł. Uiszczenie opłaty musi nastąpić przelewem internetowym zapewniającym identyfikację osoby ją wnoszącej.

Może być to konto powoda czy też jego pełnomocnika, z którego zostaną pobrane środki za pośrednictwem systemu płatności e-Card, co nastąpi po zalogowaniu na konto e-sądu, złożeniu i podpisaniu pozwu. Jeśli powód nie ma konta w banku obsługującym opłacanie pozwów przesyłanych do epu, można posłużyć się kartą płatniczą, np. Visa lub MasterCard.

Jeżeli płatność zostanie dokonana w systemie teleinformatycznym e-sądu, czeka na informację z e-Card to potwierdzającą. Po uzyskaniu potwierdzenia system komputerowy generuje datę złożenia pozwu (jest to data potwierdzenia z e-Card) i nadaje sprawie sygnaturę „XVI Nc-e” i kolejny numer.

Gdy opłacony pozew trafia do zakładki pozwów oczekujących na opłatę, sytuacja taka oznacza, że system „dopytuje” system płatności e-Card o potwierdzenie dokonanej transakcji. Gdy trwa to dłużej niż cztery dni, należy przesłać potwierdzenie dokonania transakcji zawierające jej numer na adres: [mail=pomoctechniczna@e-sad.gov.pl]pomoctechniczna@e-sad.gov.pl[/mail]. Po poprawnej weryfikacji opłaty pozew znika z zakładki „pozwy złożone” i jest umieszczany w zakładce „moje sprawy”.

Niekiedy powstają pojedyncze problemy techniczne z opłaceniem pozwu. Są one związane z brakiem kompatybilności systemów płatniczych niektórych banków z systemem e-Card obsługującym płatności e-sądu. Kwestie te są rozwiązywane indywidualnie i powinny być zgłaszane na wskazany wyżej adres pomocy technicznej.

[srodtytul]Od kiedy liczą się odsetki[/srodtytul]

Warto zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 505[sup]31[/sup] § 5 k.p.c. i § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie sposobu wnoszenia pism procesowych drogą elektroniczną w elektronicznym postępowaniu upominawczym datą wniesienia pozwu jest nieodwracalne zainicjowanie procedury uiszczenia opłaty sądowej.

System teleinformatyczny jako datę wniesienia pozwu generuje nie datę jego podpisania, ale datę, w jakiej system teleinformatyczny potwierdza, że złożony pozew został opłacony.

Taka sytuacja jest niekiedy źródłem kłopotów z poprawnym określeniem dnia, od którego dopuszczalna jest kapitalizacja odsetek dochodzonych w pozwie. Zdarzają się bowiem sytuacje, gdy powód jako datę kapitalizacji odsetek określa dzień sporządzenia pozwu, który nie zawsze pokrywa się z datą potwierdzenia jego opłacenia.

Sposobem na uniknięcie tego typu problemów jest żądanie zasądzenia odsetek ustawowych nie od konkretnej daty (np. daty sporządzenia pozwu), ale formułowanie żądania jako zasądzenie odsetek „od dnia wniesienia pozwu”.

Koszty manipulacyjne związane z procedurą elektronicznego opłacenia opłaty sądowej od pozwu ponosi osoba składająca pozew (powód lub jego pełnomocnik). Należy je traktować jako „koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw” i podlegające zwrotowi stronie, która wygrywa sprawę stosownie do art. 98 §1 k.p.c.

[ramka][b]Kiedy możliwy jest sprzeciw elektroniczny[/b]

Wybór elektronicznej formy komunikacji z e-sądem przez pozwanego jest możliwy pod warunkiem posiadania aktywnego konta użytkownika w systemie teleinformatycznym e-sądu oraz dysponowania ważnym certyfikatem służącym do składania podpisu elektronicznego.

Pozwany powinien założyć konto użytkownika poprzez wypełnienie i zatwierdzenie formularza wniosku rejestracyjnego o założenie konta na stronie www.e-sad.gov.pl oraz uzyskać podpis elektroniczny u jednej z firm certyfikacyjnych (tzw. bezpieczny podpis elektroniczny) bądź pobierając bezpłatny certyfikat ze strony [link=http://www.e-sad.gov.pl]www.e-sad.gov.pl[/link] (tzw. zwykły podpis elektroniczny).

Posiadając aktywne konto użytkownika i podpis elektroniczny, pozwany składający sprzeciw powinien w zakładce „dołącz do sprawy” określić swój status procesowy jako „pozwany” lub „pełnomocnik pozwanego”, zaznaczyć opcję „wnoszę o ustanowienie komunikacji elektronicznej” i wskazać kod dostępu do sprawy znajdujący się w treści pouczenia umieszczonego pod nakazem zapłaty, który w formie papierowej został doręczony pozwanemu lub jego pełnomocnikowi.

Kwestią rodzącą wątpliwości jest to, czy pełnomocnik pozwanego, który komunikuje się z sądem w sposób tradycyjny (papierowy), ma stosownie do art. 89 § 1 k.p.c. jedynie opisać udzielone mu pełnomocnictwo czy też powinien na zasadach ogólnych dołączyć do sprawy odpis udzielonego mu pełnomocnictwa, zważywszy, że pełnomocnik składający sprzeciw w formie papierowej nie jest weryfikowany co do tożsamości w bazie PESEL ani nie istnieje procedura potwierdzania jego uprawnień jako pełnomocnika profesjonalnego, jak ma to miejsce gdy pełnomocnik składa pozew. Jasne uregulowanie powyższej kwestii niewątpliwie wymaga interwencji ustawodawcy. [/ramka]

[i]Autor jest doktorem prawa, referendarzem sądowym w XVI Wydziale Cywilnym (e-sąd) Sądu Rejonowego w Lublinie oraz wykładowcą na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim Jana Pawła II[/i]