Korespondencja pod ochroną

Komputer stał się powszechnym narzędziem pracy. Większość firm wyposaża swoich pracowników w służbowe laptopy lub stacjonarne PC. Co do zasady taki sprzęt powinien być traktowany wyłącznie jako narzędzie pracy i nie powinien być wykorzystywany przez pracowników do celów prywatnych.

W praktyce jednak ta zasada często bywa łamana, co może wywoływać negatywne konsekwencje zarówno dla pracodawców, jak i dla pracowników.

[srodtytul]E-mail pod specjalnym nadzorem[/srodtytul]

Z punktu widzenia pracodawców korespondencja prywatna pracownika wpadająca do służbowej skrzynki może być źródłem kłopotów. Dlatego że dobra osobiste pracownika, takie jak tajemnica korespondencji i ochrona prywatności, pozostają pod ochroną prawa, także w sytuacji gdy znajdą się na firmowych serwerach.

Oznacza to, że pracodawca, który otwiera prywatne wiadomości lub pliki podwładnego, może łamać przepisy, a konkretnie art. 49 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=750DA9AA6A9D871BFDD2C15C51E1CFAB?n=1&id=71646&wid=192618]Konstytucji RP[/link] gwarantujący ochronę tajemnicy komunikowania oraz art. 23 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=86F27ADE2102E1D67842E76D535F1BD1?id=70928]kodeksu cywilnego[/link] ustanawiający ochronę dóbr osobistych.

W takiej sytuacji pracownik mógłby żądać od pracodawcy m.in. zadośćuczynienia pieniężnego za doznaną krzywdę lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny. Roszczenia te przysługują wyłącznie w razie bezprawnego naruszenia dobra osobistego zatrudnionego, czyli w przypadku gdyby działania szefa były usprawiedliwione, może on uniknąć sankcji.

[b]Sąd Najwyższy (wyrok z 25 lipca 2003 r., I PK 330/2002)[/b] wskazał, że bezprawność działań pracodawcy mogą wykluczyć takie okoliczności, jak zgoda pracownika na otwarcie korespondencji lub działanie podjęte w obronie interesu prywatnego pracodawcy.

Jeżeli zatem z okoliczności sprawy wynika, że korespondencja może mieć charakter służbowy a pracownik jest nieobecny, pracodawca może podjąć decyzję o jej otwarciu, powinien jednak zaprzestać czytania listu, gdy tylko zauważy, że ma do czynienia z treścią prywatną.

[ramka][b]Najpierw rozważ, potem otwórz[/b]

Przepisy nie wskazują, jakie czynności mieszczą się w pojęciu działania w obronie interesu prywatnego pracodawcy.

Każda sytuacja będzie oceniana indywidualnie, z uwzględnieniem wszystkich szczególnych okoliczności. Dlatego za każdym razem, jeśli pracodawca nie upewni się, jaki charakter ma określona korespondencja lub plik, należy rozważyć, czy ich otwarcie jest rzeczywiście konieczne.

Gdyby wskutek otwarcia korespondencji pracownika i zapoznania się z jej treścią pracodawca wyrządził szkodę podwładnemu, poszkodowany może żądać odszkodowania, nawet jeśli działania szefa nie były bezprawne. [/ramka]

[srodtytul]Surfowanie po sieci[/srodtytul]

Korzystanie ze służbowego komputera w celach prywatnych to także surfowanie po Internecie na stronach niezwiązanych z działalnością służbową. Jednak takie zachowanie łamie zasadę, że w godzinach pracy zatrudniony powinien pozostawać do dyspozycji pracodawcy i ma obowiązek wykonywać zadania służbowe.

Jeżeli po skontrolowaniu czasu pracy okaże się, że podwładny spędzał czas na portalach społecznościowych, szef może wobec niego podjąć czynności dyscyplinarne, a w uzasadnionych wypadkach nawet rozwiązać umowę o pracę.

[srodtytul]Reguły wewnętrzne[/srodtytul]

Biorąc pod uwagę wątpliwości i problemy, jakie są związane z udostępnianiem pracownikom sprzętu służbowego, wielu pracodawców decyduje się na ustalenie formalnych zasad korzystania z takich urządzeń. Jest to bardzo dobra praktyka. Takie zasady mogą stanowić osobny akt prawa wewnątrzzakładowego bądź część regulaminu pracy.

W mniejszych zakładach pracy, w których nie ma regulaminu pracy i zwyczajowo nie wprowadza się ogólnej polityki, niniejsze kwestie są często regulowane wprost w umowach o pracę. Pracodawca może także pouczyć pracowników ustnie, jednak ze względów dowodowych nie jest to działanie rekomendowane.

W regulacjach dotyczących korzystania z komputerów firmowych pracodawca może zastrzec, że taki sprzęt powinien być wykorzystywany wyłącznie do celów związanych z działalnością firmy.

Przykładowo wolno mu zapisać, że korzystanie z pocztowej skrzynki służbowej w celach prywatnych będzie uznane za złamanie zasad organizacji pracy uzasadniające nałożenie kary porządkowej. Jeżeli pracodawca ma zamiar kontrolować czas pracy spędzony przez pracowników przy użyciu służbowych urządzeń, powinien wyraźnie pouczyć załogę o trybie i zasadach takiej kontroli.

Pracodawca nie może jednak zagwarantować sobie prawa do otwierania i czytania przesyłek adresowanych bezpośrednio do pracownika i mających charakter prywatny.

Powinien też pamiętać, że wszelkie działania kontrolne nie mogą naruszać godności i prywatności pracowników i powinny być stosowane zgodnie z zasadą proporcjonalności. Wszelkie postanowienia łamiące te reguły mogłyby zostać uznane za nieważne z uwagi na ich sprzeczność z prawem.