Rozszerzanie możliwości i wymiana systemu IT

Większość firm w Polsce używa jakiegoś typu oprogramowania. Są to aplikacje o różnym stopniu złożoności: od prostych

programów finansowo-księgowych, płacowych, kadrowych, po rozbudowane systemy do zarządzania klasy ERP (Enterprise Resource Planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa). Złożoność systemów ERP także jest różna. Składają się one ze zintegrowanych modułów do wspierania różnych obszarów działalności. Firma w pierwszej kolejności wdraża te, które są niezbędne na danym etapie jej funkcjonowania.

Oczywiście nie da się zbyt długo pracować, używając wciąż tych samych narzędzi informatycznych. Firmy się rozwijają, aplikacje stają się za mało wydajne lub w ogóle nie wystarczają, gdyż brakuje modułów do obsługi nowych procesów biznesowych. Poza tym oprogramowanie starzeje się technologicznie. Dlatego co pewien czas trzeba je wymieniać.

Czasami zmiany są wymuszone przez regulacje prawne. Na przykład pod koniec 2010 roku wiele firm używających starszych wersji oprogramowania, których ze względów technologicznych nie uda się zaktualizować, będzie musiało zmienić systemy w związku z wprowadzeniem nowych stawek VAT.

[srodtytul]Kiedy decyzja jest niezbędna[/srodtytul]

System IT można zaktualizować (upgrade), wprowadzając jego wyższą, kolejną wersję. Zazwyczaj operacja taka jest zagwarantowana w umowach i standardowo przeprowadza ją dostawca oprogramowania. Firma może się też zdecydować na migrację, czyli przeniesienie wszystkich danych do innego, bardziej zaawansowanego systemu tego samego producenta.

Ostatnią możliwością, najbardziej kosztowną i najtrudniejszą, ale czasami niezbędną, jest całkowita zmiana systemu.

Pierwsze sygnały, że trzeba rozszerzyć możliwości systemu, pojawiają się wtedy, gdy oprogramowanie nie jest w stanie zaspokoić rosnących potrzeb użytkowników, ponieważ brakuje mu określonych funkcji.

Nad wymianą trzeba się również zastanowić wówczas, gdy użytkowany system jest wykonany w przestarzałej technologii, niebawem utraci wsparcie techniczne producenta, nie zapewnia odpowiedniego bezpieczeństwa, nie odpowiada wymaganiom narzuconym przez regulacje prawne. Zdarza się też, że powodem wymiany staje się kiepska współpraca z dostawcą.

Powodów może być wiele i sporo firm decyduje się na takie zmiany. Świadczy o tym fakt, że ponad 80 proc. wszystkich wdrożeń systemów ERP to właśnie wymiana systemu.

[srodtytul]Dostawca stary czy nowy[/srodtytul]

Stary system informatyczny można zastąpić bardziej rozbudowanym rozwiązaniem tego samego producenta bądź całkowicie zmienić dostawcę i produkt. Pierwsze rozwiązanie jest o tyle dobre, że dostawcy oferują stałym klientom specjalne warunki czy rabaty.

Na przykład Comarch proponuje swoim klientom migrację z systemów Klasyka i OPT! MA do systemów klasy ERP Comarch CDN XL i Comarch Altum nawet z 30-proc. rabatem. BPSC przewiduje preferencyjne warunki dla dotychczasowych klientów, którzy zdecydują się na przejście na najnowszy system Impuls 5.

Dostawca gwarantuje w tym przypadku bezpieczeństwo inwestycji. Oznacza to, że klient nie ponosi po raz drugi kosztów usług wykonanych wcześniej.

– Większość naszych klientów nie musi wymieniać systemu, jeśli chce rozszerzyć jego funkcje. Wszystkie nowsze wersje systemów SAP są oparte na technologii bezinwazyjnych upgrade’ów.

Co pewien czas udostępniamy klientom pakiety aktualizacji, które można samodzielnie wdrożyć lub nie, w zależności od potrzeb – mówi Grzegorz Rogaliński, prezes zarządu SAP Polska.

[srodtytul]Doświadczenie przy wdrożeniach[/srodtytul]

Jeśli obecny dostawca nie będzie mógł spełnić wszystkich oczekiwań, rozbudowa systemu ERP będzie wiązać się z wdrożeniem odrębnego rozwiązania. Wtedy trzeba będzie przenieść wszystkie niezbędne dane oraz na nowo ustawić procesy biznesowe.

Wybór nowego dostawcy to bardzo istotna sprawa, gdyż na ogół oznacza długoletnią współpracę. Warto zatem sprawdzić, ilu klientów używa aktualnych wersji danego oprogramowania, jak długo jest ono wykorzystywane.

Jeśli rozważamy podjęcie współpracy z firmą, która jest partnerem dostawcy oprogramowania, należy zweryfikować jej pozycję rynkową i kompetencje. Warto dowiedzieć się, czy specjalizuje się w danym systemie, czy oferuje kilka różnych. Trzeba porozmawiać z innymi klientami i zapytać o ich ocenę produktu oraz usługi serwisowej.

– Doświadczenie we wdrażaniu danego systemu to podstawowe kryterium, które trzeba brać pod uwagę przy wyborze firmy IT. Szczególnie ważne jest to, czy firma ta ma doświadczenia we współpracy z przedsiębiorstwami takiej samej wielkości i o podobnym profilu działalności. Jeśli nie robiła wcześniej podobnych wdrożeń, może okazać się niepełnowartościowym partnerem – mówi Norbert Wierbiłowicz, prezes zarządu w firmie 7milowy.

– Znajomość procesów biznesowych danego sektora ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu. Zapytajmy zatem o możliwość skontaktowania się z klientami firmy. Warto poświęcić trochę czasu na rozmowę telefoniczną lub osobiste spotkanie, aby zebrać dokładne informacje na temat oferenta.

Cena, choć istotna, nie powinna być podstawowym kryterium przy wyborze.

– Dostawcy rozkładają płatności na raty, oferują leasing. Wszystko to zachęca do kupowania systemów w pełni dopasowanych do potrzeb – mówi Patrycja Ptaszek-Strączyńska, członek zarządu Macrologic.

[ramka][b]Dlaczego firmy aktualizują lub wymieniają system ERP[/b]

- Kończy się standardowe wsparcie dla produktu ze strony dostawcy 23 proc.

- Użytkownicy biznesowi potrzebują nowych funkcji 23 proc.

- Architektura techniczna jest przestarzała 19 proc.

- Rosną koszty wsparcia technicznego 14 proc.

- Użytkownicy na nowo określają proces biznesowy 9 proc.

- Chcą przejść do wyższej wersji systemu 6 proc.

- Dochodzi do połączenia firm 4 proc.