Polscy przedsiębiorcy uczą się wykorzystywania unijnej pomocy dopiero od niedawna. Nie mają jeszcze takiego doświadczenia jak ich koledzy z Hiszpanii, Portugalii czy Irlandii, gdzie fundusze strukturalne funkcjonują od lat kilkudziesięciu.

Pierwsze środki trafiły do Polski w postaci tzw. funduszy przedakcesyjnych. Później pojawiły się Europejski Fundusz Rozwoju Regionalnego i Europejski Fundusz Społeczny. To z nich były dotowane programy „Wzrost konkurencyjności przedsiębiorstw” oraz „Rozwój zasobów ludzkich” funkcjonujące w latach 2004 – 2006. Jednak tak krótki okres ich stosowania, a także relatywnie niewielkie budżety sprawiły, że nieznaczna liczba firm w praktyce z nich skorzystała.

Wartość funduszy, jakie mają trafić do Polski do końca 2015 roku, jest kilkakrotnie większa (wzrost od ok. 12 mld euro do 67 mld euro). Jednak aby skutecznie się ubiegać o to wsparcie, trzeba pamiętać o licznych wymogach proceduralnych.

[srodtytul]Pomyłki formalne[/srodtytul]

W pierwszej kolejności o tym, czy projekt uzyska dofinansowanie, decyduje poprawność przygotowania aplikacji (wniosku o dofinansowanie).

Z informacji, jakie uzyskaliśmy od instytucji dokonujących oceny takich dokumentów, wynika, że wciąż znaczna grupa przedsiębiorców popełnia błędy formalne. A te mogą dyskwalifikować cały projekt, jeśli procedura konkursu nie przewiduje możliwości ich poprawienia (na szczęście taka sposobność zwykle istnieje).

I tak trafiają się wnioski niezawierające np. podpisów osób uprawnionych do reprezentowania firmy lub nieposiadające parafy na każdej stronie. Taką pomyłkę da się wytłumaczyć pośpiechem lub zwykłym przeoczeniem.

[srodtytul]O jeden wyraz za dużo[/srodtytul]

Gorzej, że zdarzają się także różnice pomiędzy tzw. sumą kontrolną. Na czym ona polega?

W większości przypadków wniosek o dofinansowanie trzeba przygotować (wypełnić) w wersji elektronicznej, posługując się specjalnym generatorem wniosków (odrębny dla każdego programu). Ten nadaje wnioskowi numer.

[b]Po wydrukowaniu dokumentu (wnioski należy bowiem dostarczać zarówno w elektronicznej, jak i papierowej formie) liczba w wersji elektronicznej i na papierze musi być identyczna. [/b]

Kiedy tak nie będzie? Jeżeli po wydrukowaniu wniosku przedsiębiorca dokona jakiejkolwiek zmiany w systemie, np. dostawi kropkę na końcu zdania lub dopisze gdzieś jedno słowo. Wolno to zrobić, ale natychmiast trzeba wydrukować cały dokument na nowo. Tylko wtedy liczba kontrolna będzie się zgadzać na obu wersjach.

Mówiąc o generatorach wniosków, wspomnijmy, że czasem są one modyfikowane. Stąd dochodzi do sytuacji, w której przedsiębiorca przygotowuje aplikację w wersji nieaktualnej. To też powoduje odrzucenie wniosku.

[srodtytul]Co wolno poprawić[/srodtytul]

Powtarzającymi się błędami są także te związane z:

- brakiem wszystkich wymaganych załączników,

- nieprawidłowym określeniem terminów realizacji projektu (składanie wniosków na inwestycje będące już w trakcie realizacji),

- niespójnością terminów realizacji w różnych dokumentach (np. zgodnie z wnioskiem inwestycja zostanie przeprowadzona w okresie styczeń

– październik, a ze szczegółowego harmonogramu rzeczowo-finansowego wynika, że część prac i zakupów będzie dokonywana także w innych terminach),

- niespójnością informacji podanych we wniosku i obowiązkowych załącznikach, takich jak biznesplan (np. wynikają z nich inne rezultaty projektu),

- przedstawianiem nieaktualnych dokumentów rejestrowych firmy (np. odpis z KRS starszy niż trzy miesiące).

W niektórych sytuacjach zdarza się, że wniosek z błędami formalnymi zostaje przekazany przedsiębiorcy do uzupełnienia. Należy pamiętać, że wolno poprawiać tylko te błędy, które zostały wykazane.

Jeżeli przedsiębiorca chce dokonać innych zmian (np. sam dostrzeże jeszcze inny błąd formalny), musi o tym poinformować właściwą instytucję. Wprowadzanie dodatkowych, nieuzasadnionych zmian merytorycznych we wniosku, na etapie dokonywania poprawek formalnych, powoduje bowiem jego odrzucenie.

[srodtytul]Interpretacja kryteriów[/srodtytul]

Problemy z oceną wniosków, które przeszły przez sito oceny formalnej, trwają także przy ocenie merytorycznej. Przykładowo przedsiębiorcy w niewystarczający sposób udowadniają posiadanie zasobów technicznych i ekonomicznych niezbędnych do wykonania projektu.

W szczególności chodzi tu o wykazanie źródeł finansowania inwestycji. A przecież firma musi dysponować gotówką nie tylko na pokrycie wkładu własnego, ale również sfinansowanie wydatków, które nie są kwalifikowane. Opłacalność całej inwestycji i realna szansa jej realizacji muszą wynikać z prawidłowo wykonanej analizy finansowej. Błędy w tym dokumencie również dyskwalifikują wniosek.

Zdarza się, że w ocenie urzędników zakładane w projekcie rezultaty nie zabezpieczają wymaganego okresu trwałości projektu (obowiązek utrzymania efektów inwestycji w okresie min. trzech lat od rozliczenia projektu). Innym powtarzającym się kryterium w wielu regionach jest to mówiące o wprowadzeniu na rynek nowego wyrobu lub usługi. Trzeba pamiętać, że chodzi tu o wytworzenie przez przedsiębiorcę nowego produktu. Natomiast w praktyce we wnioskach proponuje się jego dystrybucję, czyli wprowadzenie na rynek, ale nie wytworzenie.

Podobne wątpliwości budzi nieraz kryterium nowych technologii (innowacyjność). W poszczególnych województwach jest ono różnie oceniane. Jednak zawsze trzeba pamiętać, aby z wniosku lub dołączonych do niego załączników (np. opinii instytucji naukowej lub badawczej) wynikało, że wdrażaną technologię da się uznać za innowacyjną.

Przedsiębiorcy nie stosują się czasem do szczegółowych wymogów konkursowych. Zdarzają się wnioski, które nie spełniają kryteriów minimalnej wartości projektu lub przekraczają wartość dozwoloną. Analogicznie regulamin może precyzować, ile pieniędzy wolno przeznaczyć na określone kategorie wydatków (np. budowę, zakup środków trwałych, prowadzenie prac badawczych lub szkolenia). Przedsiębiorcom zdarza się nie przestrzegać tych limitów.

[wyimek][b]67 mld euro[/b] tyle środków z funduszy unijnych ma trafić do Polski do końca 2015 roku[/wyimek]

Wypełniając aplikację, trzeba pamiętać, że oprócz opisu inwestycji ważne jest przyporządkowanie do niej właściwych wydatków. Innymi słowy, trzeba wykazać, że te ostatnie są niezbędne i zasadne (efektywne, racjonalne).

[srodtytul]Nie ten konkurs[/srodtytul]

Mikro-, małe, średnie czy duże przedsiębiorstwo? Powiązane, partnerskie czy samodzielne? Okazuje się, że także rozstrzygnięcie tych kwestii budzi wiele wątpliwości. Kończy się to tym, że mikrofirma aplikuje do konkursu skierowanego do małych i średnich lub odwrotnie

– średnia firma pragnie uzyskać wsparcie kierowane do najmniejszych podmiotów. I oczywiście musi zostać wykluczona z przyczyn formalnych. Dlatego tak ważne są prawidłowe określenie wielkości firmy oraz weryfikacja każdego konkursu.

[ramka][b]Przykład[/b]

Numery działań programów operacyjnych są do siebie zbliżone. Na przykład w programie regionalnym będzie funkcjonować działanie 1.1 „Mikroprzedsiębiorstwa i MSP”, ale podzielone na tzw. poddziałania 1.1.1 „Mikroprzedsiębiorstwa” i 1.1.2 „Małe i średnie”.

Mały przedsiębiorca, który zobaczył ogłoszenie o uruchomieniu konkursu do działania 1.1, składa wniosek. Nie zweryfikował jednak informacji,a okazało się, że konkurs dotyczył wprawdzie działania 1.1, ale tylko komponentu dla firm mikro.[/ramka]

Także przedsiębiorcy, którzy przebrnęli przez etap oceny formalnej i merytorycznej oraz uzyskali dotację, w dalszym ciągu muszą zachować czujność. Zaczyna się bowiem etap realizacji inwestycji, gdzie też czyha wiele pułapek.

Oczywiście da się przed nimi ustrzec, jeżeli firma ściśle przestrzega zapisów umowy o dofinansowanie. Niestety, zdarza się, że przedsiębiorcy w ogóle ich nie czytają bądź zapoznają się z nimi w sposób pobieżny. Z tego wynikają problemy w chwili rozliczania inwestycji lub prowadzonej kontroli.

[srodtytul]Na późniejszych etapach[/srodtytul]

I tak zdarza się, że przedsiębiorcy nie trzymają się własnego wniosku i harmonogramu. Dokonują innych zakupów niż te objęte umową, przekraczają terminy kwalifikowalności wydatków, czyli płacą np. po tym okresie. A wtedy taki wydatek nie zostanie objęty refundacją.

O czym jeszcze zapominają firmy? Chociażby o tym, że umowa o dofinansowanie może zakazywać dokonywania jakichkolwiek płatności w gotówce. Wszystkie transakcje trzeba rozliczać za pośrednictwem banków (przelewy).

Nawet jeżeli nie ma takiego zapisu, to obowiązuje ogólna zasada w tym zakresie. Mówi ona o tym, że niedozwolone są płatności gotówkowe powyżej 15 tys. euro (patrz także art. 22 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=C85086C179AB7D978B97748BBB0C31FB?id=236773]ustawy o swobodzie działalności gospodarczej[/link]). Jeżeli przedsiębiorca wyjmie z portfela banknoty i zapłaci wykonawcy, to nie rozliczy tego wydatku (będzie on niekwalifikowany).

Powtarzającym się błędem wykrywanym właśnie na etapie realizacji projektu jest brak stosowania się do wymogów promocji. A przypomnijmy, że każdy beneficjent środków unijnych musi informować o tym, że przedsięwzięcie zostało dofinansowane. Stąd wymóg umieszczania odpowiednich oznakowań (symbol funduszu, programu operacyjnego) na dokumentach związanych z projektem, urządzeniach i maszynach kupionych dzięki dotacji lub stawiania tablic informacyjnych i pamiątkowych w miejscach budowy.

Problemem wykrywanym w trakcie weryfikacji projektów jest także nierespektowanie przez przedsiębiorców zasad konkurencyjności. Wprawdzie, co do zasady, firmy przy realizacji własnych inwestycji nie mają obowiązku stosowania prawa zamówień publicznych, nie oznacza to jednak zupełnej swobody. Szczegółowe wytyczne w tym zakresie wynikają zawsze z umowy o dofinansowanie. Przykładowo może ona precyzować, że firma musi zawsze dysponować trzema ważnymi ofertami dla zakupów, których wartość przekracza 50 tys. zł.

[ramka][b]Efekt zachęty[/b]

Niestety, zdarza się, że część przedsiębiorców lekceważy wymóg tzw. efektu zachęty. Zgodnie z tą unijną zasadą dofinansowanie można uzyskać na przedsięwzięcie dopiero planowane, a nie na inwestycję już realizowaną.

Dlatego w przypadku firm z sektora MSP wolno im rozpocząć inwestycję (złożyć pierwsze wiążące zamówienie, ruszyć z pracami budowlanymi) dopiero po dniu złożenia wniosku (dla dużych podmiotów wymagania są jeszcze większe). W praktyce w trakcie kontroli na miejscu (np. na podstawie zapisów w dzienniku budowy) wykrywane są sytuacje wcześniejszego rozpoczęcia prac.

Taki projekt zostaje wykluczony, a przyznana dotacja musi być cofnięta (następuje rozwiązanie umowy o dofinansowanie). Podobnie będzie, jeżeli np. z faktury wyniknie, że jakiś zakup został dokonany przed złożeniem wniosku (nawet jeżeli termin płatności będzie już w okresie kwalifikowalności). [/ramka]