Dokumentem w znaczeniu kodeksu cywilnego oraz procedury cywilnej od kilu lat może być każdy nośnik, który umożliwia zapoznanie się z zawartą na nim informacją. Za pewnik zostało to przyjęte np. przez Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z 16 stycznia 2020 r. do sygn. akt I AGa 82/19 na gruncie stanu faktycznego, w którym liczne zlecenia spedycyjne były przesyłane drogą e-mailową do pracownika powoda na adres poczty elektronicznej.
Wymagane jest jednak dodatkowo nadanie tak szeroko rozumianemu dokumentowi cech umożliwiających obiektywne ustalenie osoby składającej oświadczenie. Wymóg ten będzie spełniony, gdy zaistnieje możliwość jej identyfikacji na przykład przez adres e-mail i/ lub numer IP.
Mając powyższe na uwadze, o ile stosowana dotychczas forma pisemna jest zastrzeżona jedynie dla celów dowodowych, to jej niedochowanie nie powoduje nieważności umowy (tak np. XV Ca 1629/19 Sąd Okręgowy w Poznaniu w wyroku z 18 grudnia 2019 r.). Oczywiście sprawa jest jeszcze prostsza, gdy strony nie zastrzegły żadnych wymogów w tym zakresie, a bazowały jedynie na pewnej utartej praktyce. Innymi słowy jeśli w ramach współpracy były stasowane zlecenia w formie pisemnej, ale umowa ani ustawa nie wiązały z tą formą szczególnych skutków to można je zastąpić zwykłym e-mailem bez renegocjowania umowy.
Rafał Krzyżak, adwokat w kancelarii prawnej D.Dobkowski sp. k. stowarzyszonej z KPMG w Polsce
