[b]Polska firma budowlana podpisała kontrakt z firmą słowacką. Chce wysłać do jego zrealizowania na terenie Słowacji swoich pracowników budowlanych, traktując wyjazd jako zagraniczną podróż służbową. Czy jest zobowiązana do wypłacenia pracownikom zaliczek? Jeśli tak, to czy może to być zaliczka w złotych? Jeżeli zaliczka nie była wypłacana, jaki kurs euro należy zastosować do rozliczenia podróży służbowej?[/b]
Jeśli pracodawca samodzielnie nie określi zasad pokrywania należności w podróżach służbowych, daje pracownikowi zaliczkę na zagraniczny wyjazd w walucie obcej. Ma prawo wypłacić jej równowartość w złotych, jeśli uzyska zgodę wyjeżdżającego. Natomiast koszty odbytej podróży rozlicza w walucie wypłaconej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.
[srodtytul]Według zasad własnych... [/srodtytul]
Zgodnie z art. 77[sup]5[/sup] kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy spoza sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
[srodtytul]...lub budżetowych[/srodtytul]
Gdy żaden z tych dokumentów nie zawiera takich postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej według przepisów [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167999]rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.)[/link], dalej rozporządzenie.
[srodtytul]Kurs z dnia wypłaty[/srodtytul]
Ponieważ czytelnik pyta o sposób ustalania zaliczki pieniężnej, prawdopodobnie przepisy wewnątrzzakładowe obowiązujące w firmie nie regulują w ogóle tych kwestii. W związku z tym zastosowanie znajdzie § 13 rozporządzenia, który przewiduje, że pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju.
Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.
Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie przewidują terminu ustalania kursu euro w razie konieczności przeliczenia wysokości zaliczki na złote. W praktyce przyjmuje się, że jest to kurs z dnia wypłaty zaliczki.
Taki kurs jest też przyjmowany do rozliczenia podróży służbowej, aczkolwiek fiskus może mieć inne zdanie.
Jeśli zaliczka nie była wypłacana, koszty zagranicznego wyjazdu służbowego rozliczamy według średniego kursu NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 22 ust. 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=80474]ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych; DzU z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.)[/link].
